关于企业实物资产内部控制存在的问题及对策

　　【论文摘要】通过对企业的实地调研，了解到企业实物资产管理存在的问题及形成的原因，切合实际地提出了实物资产管理办法和控制策略，为加强企业实物资产的内部控制，促进企业降低成本，健全实物资产的管理制度，提高经济效益具有一定的借鉴作用。 
　　【关键词】企业；实物资产管理；问题；对策 
　　 
　　巫山职教工业园区是县委县政府为发展巫山职业教育和振兴巫山经济的重大举措，既解决了学生实习与就业，又帮助企业解决了用工难的问题，是“园校互动，校企融合”的成功典范。在实施过程中由学校为企业提供智力支持，帮助企业解决经营管理过程中所遇到的技术和管理问题，企业为学校提供学生实习就业的平台，充分让学生理论联系实际，提升学生的专业技能和综合能力，达到互融互补，互利互惠，共同进步的目的。在此，我就财会专业学生在企业实习实践中为企业解决的实物资产内部控制问题与大家分享，为有效地实施企业实物资产的内部控制提供参考。 
　　1．目前企业实物资产管理的现状 
　　目前进驻园区的企业有三大类共三十余家，其规模都相对较小，经营管理的特点是企业的所有权和经营权集中于老板等少数人、组织结构简单，其负责人往往具有决策者和执行者的双重身份，可能凌驾于企业内部控制制度之上，导致有限的内部控制制度也难以执行。在我们带领学生实习实践的时间里对巫山职教工业园区的十多家企业进行了实地调查，通过对每家企业的实物资产进行盘点、实物资产管理制度以及账簿记录进行分析，结果发现多数企业在实物资产管理上存在诸多与财务管理制度上不相符合的情形。据资料反映不仅巫山工业园区企业存在以上现象，而且全国其他中小企业也存在类似问题。在全体老师的共同努力下，在近半年的探索实践中，我们发现目前巫山职教工业园区的企业在实物资产管理和控制上存在如下问题： 
　　1．1实物资产内控制度不健全，职责不清。在我们调查的十家企业中仅有两家有实物资产管理制度，其余八家均未建立实物资产管理制度，就是这两家企业也没有真正执行，导致实物资产管理混乱，随意性大，无章法可依，常常是由老板说了算，因企业老板人多，有时因老板意见不统一员工都不知道听谁的。由于企业人员较少，实物资产的管理人员相互兼职较多，对不相容的职务没有进行分离，如：采购、销售、付款、收款等业务流程由一个人全权负责。这样就导致了贪污、舞弊行为的发生，侵吞公司财产。 
　　1．2存放无仓库，与车间共用。园区的企业多数是租赁一间标准厂房来办公生产，实物资产都是放在车间的数个角落；或者将不同实物资产放同一个角落；另外是企业的原材料及成品与其他企业的原材料共同存放同一地点。这样就难以区分其类别和归属，再加上工人的随意拿取，放回导致收发记录失真，出库、入库名存实亡。这样就导致账实严重不符，使实物资产管理处于失控的状态。 
　　1．3实物管理员素质不高，账务处理混乱。园区企业任用的仓库管理员多数是无经验，无账务专业知识的亲戚、朋友，同时又兼任着其他工作。由此在账务处理上就常常出现该入账时不入账，或者是也不知道该怎样入账，或者是张冠李戴错误入账，如不按实际结转库存商品成本，造成实物账面数大于实际库存数；购入的、已销的、其他企业寄售或委托加工的或盘盈的实物不入账，造成账实不符，使实物明细账无任何参考价值，形同虚设。 
　　1．4任意采购，使部分实物资产资金占用过大，储量不合理。园区内的企业多数没有建立采购控制规范，无采购计划，采购审批制度，都是差什么材料就电话通知采购员买什么材料。因而，常常就导致部分材料储存不足，或者采购不及时，致使生产脱节，停工停产；或者储存过多，造成资金积压，致使流动资金严重紧缺。由此严重影响了企业正常的生产经营活动。据园区内某公司的09年财务数据反映，实物资金积压严重，迫使企业举债经营，资产负债率均达80%以上，财务风险极高。 
　　1．5未对实物资产进行及时实地盘点。在调查中我们发现大部分园区企业只管生产未对实物资产进行及时盘点。由于企业缺乏经常性的实地盘点，对实物的盈亏、积压、毁损等信息不能及时反映出来，就导致账实不符，企业管理者不清楚各种实物资产的真实结存情况，也不利于发现实物管理中存在的问题上，并实施有效的存货管理。 
　　2．强化实物资产管理和控制的对策 
　　就其园区企业实物资产管理普遍存在的问题来看，主要是由于如下原因造成的， 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一是企业规模较小，资金缺乏；第二是领导没有认识到存货管理的重要性，重视程度不够；第三是没有建立规范的实物资产管理制度并认真执行。针对以上情况结合园区企业经营管理特点，在全体师生的共同努力下，我们运用企业《实物资产内部控制基本规范》基本理论，设计并实施了如下的管理策略。 
　　2．1建立健全实物资产的内部控制度并认真执行。园区企业很少建立实物资产的内部控制制度或者根本不建立其管理制度，是因为企业负责人没有对实物管理引起高度重视，认为只要请一名或几名好保安把门位工作做好，东西只要不出厂都全是自已的错误认识；或者是知道其管理重要性而无从下手。由此我们首先给园区企业的老板讲述了实物资产控制在企业管理中的重要性，让他们认识到加强实物的内部控制，是企业实现从粗放式的管理向集约化、精细化管理的跨越，是企业做大、做强的必经之路。同时也给他们例举了目前园区企业因实物资产控制问题而给企业带来损失，如停工停产，资金积压，重复采购等。其次我们针对不同企业的业务特点，业务流程，根据财政部颁发的《内部会计控制规范——存货》等法律法规，建立相应的实物资产内部控制制度。其内容主要有：1、实物资产采购控制：首先明确实物资产采购的业务流程,控制关键环节，一般的业务流程和关键点是：采购计划——计划审批——实施采购——检查验收———货款结算。采购何种材料，数量多少均应由生产和使用部门填制请购单，编制具体的采购计划，经主管领导批准后方可实施；实施采购时应与供货单位签订采购合同，以加强双方责任，保证按期、按质、按量发货，以防受骗上当。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />货物到达后应由检验部门或检验人员验收入库，根据运单、发票、合同以及产品说明书进行数量和质量查验，若验收合格，即填制验收合格单。验收后，保管人员应及时办理入库手续，填制入库单，建立保管责任制，保证物资安全。在实物资产采购资金支付结算时。会计部门接到通知承付货款，应审核合同的签订是否符合规定；验收单、入库单是否真实可靠，是否与合同一致；进货发票是否合法，与合同、验收单、入库单、付款通知上内容是否相符。审核无误后，办理货款支付手续，进行支付结算。以上的实物资产采购业务关键点是采购过程中的不相容职务在实施时要相互分离，不能由一个部门或一个人单独完成，而应由不同人员或不同部门共同实施，达到相互监督、相互制约、相互制衡的目的，确保实物资产采购业务的合理有效地运行。2、实物领用与发出控制：一般的业务流程和关键点，授权批准——出库手续——实物出库。领用材料时，应由生产部门或管理部门，根据核定消耗或核定耗费定额填制领料单，经部门负责人批准后实施；销售发出产成品应由销售部门根据商品销售计划填制提货单，经销售部门负责人批准后实施。发出商品时应有手续齐备的提货单，领用材料时应有手续齐备的领料单，以明确责任、防止差错，保证实物资产安全。企业销售各类商品或其他原材料，一般应与购货单位签订合同，以加强双方责任，保证按期供货，及时收回货款。 
　　2．2按实物资产类别设置仓库，完善收发手续。企业无论大小，也无论采用何种经营方式都应当要有物资仓库，不能与车间共用，这是对实物进行有效控制的的基础和物质保障。因此我们要求园区企业建立了自已的仓库，多的建了几个，少的也建了一个。对企业的实物资产进行了有效的归类，并将材料与商品，主要材料与辅助材料等都进行了分类存放，建立了产品标识卡，设置了库存台帐，配备了相应的管理人员，由专人进行了培训后，让其负责企业实物日常收、发、存的管理工作。任何人不能随意拿取、放回财物，要严格按照实物内部控制规范的要求进行日常管理，并且要及时入账。 
　　2．3注重培养、提高实物管理人员的素质。企业要适应市场经济的发展，不能永远停留在“小打小闹、小富即安”的经营理念上，要实现从粗放型的管理向集约化、精细化管理的跨越，就必须要建立有效的人力资源管理制度，实物内控制度行为主体是人，再科学的内控制度也需要人去执行。园区企业员工的整体素质较低，严重影响了内控制度的有效实施。因此，我们要求企业根据自身实际，建立了切实可行的员工培训机制。首先要求企业选拔或任用思想品德好、能为企业尽职尽责服务、具有专业技能、工作经验丰富的管理人员担任实物资产的采购、进出库、销售、财务管理的关键岗位工作；打破任人唯亲的人才管理模式。同时要加强对管理人员的学习和培训，通过培训，不断提高管理员的职业道德水平和业务素质。大胆选用德才兼备的员工充实实物资产内控的关键岗位，形成育人、用人、留人的现代人力资源管理机制。不断提高自身综合素质，用制度管理人、约束人、激励人，要选好人、用好人，充分调动发挥管理人员的积极性。例如：采购员、销售人员可采用定期或不定期的轮岗制度；财会人员要认真履行本岗位职责，正确进行核算，不断提高财会人员会计核算和财务管理水平，及时对实物资产库存量是否合理性进行分析，并随时向单们负责人报告。 
　　2．4加强库存信息追踪分析，合理预测实物资产的需用量。园区企业出现部分实物资产资金占用过大，储量不合理的主要原因是管理人员对实物资产库存量信息掌握不及时，对企业实物资产需求的预测比实际需求量大而导致的。往往不考虑自己资金的承受能力，采购实物资产过量，入库储存时间长，造成实物资产库存成本明显增加，导致资金的严重紧缺，影响正常生产经营的进行。因此，企业要根据自身经营特点，合理确定一定数量的基本实物资产为管理原则，要求企业勤进少购，以免大量资金积压在实物资产上，采用现代实物资产管理手段，及时了解追踪实物资产量的变化，详细分析并尽量能使实物资产的存储成本、实物资产不足引起的短缺成本、订货、装运和提货成本三者之和为最低，确定企业合理的进货批量和进货时间，要尽量在各种实物资产成本与实物资产效益之间作出权衡，达到两者的最佳结合。 
　　2．5加强实地盘点控制实物资产。实地盘点是检查账实是否相符，发现实物资产管理问题的有效手段。在实习实践中我们统一组织学生对园区相应企业进行了实地盘点，并根据盘点中发现的问题和园区企业自身的特点建立了相应的实物资产盘点制度，在制度中我们首先确定盘点的时间，盘点人员组成。比如年终必须进行一次全面清查，保管员变动时必须对其保管的材料实物资产进行清查等，在人员组成上应针对不同的实物资产，确定盘点人员。如由实物资产保管人员、记录人员、内部查账人员、部门的负责人员共同组成盘点小组，以确保盘点结果的客观、准确。其次在盘点手续上要求做到。盘点前，应做好各项准备工作，包括盘点表、盘点器具的准备，盘点具体时间的安排等；盘点过程中，应合理分工，确定操作人员、监视人员、复查人员职责。最后是在盘点结果的处理上。处理前要对盘点结果的抽查，确保盘点结果的相对准确，并对盘点所查明的问题应在得到有关部门的核准后才能进行账项调整。 
　　园区企业在认真执行上述实物资产控制措施之后，从对实物资产无序的管理状态，走上了规范的管理道路，以最低的费用付出取得了较好的经济回报，使存货资金的周转率提高了1.5倍，流动资产的占用率从原来的50%下降到20%—30%左右，账实不符的状况也明显减少，抵御市场风险的能力也明显增强，大大地提高了企业的生产经营能力，是“园校互动，校企融合”的成功范例，是解决企业管理不足和职教学生就业实习的大胆探索，值得借鉴和推广。 
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