档案管理中特殊载体的保护与全宗排放方法探析

　　摘要：档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全。给档案的保护带来了一定的难度，而且也打乱了某些全宗的顺序，破坏了原有的系统。本文针对特殊档案载体的保护方法进行了介绍，针对因档案经常性搬动而打乱全宗排序的情况下，如何做好档案馆现行档案全宗的排放方法进行了介绍，以供同行参考。
　　关键词　档案；特殊载体的保护；全宗排放
　　
　　一　特殊档案载体的保护方法
　　
　　档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全。而不同载体的保管方法有许多相同的方面防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗是其共同性根据其特性要采取相应的措施进行保护。库房内一般应配备强制通风设备与空调设备使其处于适宜的温湿度和空气洁净度中各种不同载体的存贮应配备专门柜架例如影片通常使用金属柜架录音和录像材料应使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架再就是各类新型载体档案应定期进行检查以判断是否需要修复或需要进行其他保护性处理。下面介绍几种特殊载体档案的一般保护技术供大家参考。
　　
　　(一)照相底片
　　底片是一种化学感光材料极易引起化学变化和自毁它又属于胶质材料极易起火熔化和变质其保护条件要求较高。通常应配备空调设备控制温度并给予附加的防潮措施，如放置中性吸湿剂。
　　
　　(二)照片
　　照片档案的保护应着重于抑制霉菌的生长，可调节库内环境的pH值添加必要的防霉剂。
　　
　　(三)缩微片
　　保管环境需有适宜的温湿度且不含有害气体。缩微片中最常用的银盐胶片的最佳环境温度不含硫化氢、二氧化硫等酸性气体以防缩微品发生粘连、霉变、发脆、变硬、图象失真和乳胶层脱落等变质损坏现象。另外要选择适当的保管器具和存放位置。为减少其与外界空气的接触常选用密封较好的金属容器存放并把盖子处用胶带密封。存放缩微品的柜架要求距地面15米以上以免潮湿和浸水。不常用的胶片最好立站以免挤压变形或磨损。使用中避免污染和刮伤图象表面，拿胶卷时手不要触及药膜只能拿胶卷的上下边缘。缩微片连续阅读不能超过规定时间，以免设备过热胶片受热易发脆变形。保存中胶卷不应卷得过紧不能加橡皮筋缠绕，不同种类的胶片应分开保管以避免产生化学反应等。
　　
　　(四)磁带
　　磁带的保护应注意避免灰尘的侵蚀，要远离磁性物体，防止磁带消磁。对于长期存放不用的磁带，要定期绕动，防止磁带粘连与生霉。录制孔应打开，以防误操作抹掉信息。
　　
　　(五)软磁盘
　　软磁盘需防磁、防折、防潮。不能直接用硬笔在磁盘上写标签，不能触摸数据读写区，磁盘保存中要立放防止挤压变形，写保护口置于写保护状态。
　　
　　(六)光盘
　　光盘的保护应着重预防划伤预防受热、受挤压变形和老化。其信号稳定性方面比磁盘好得多，但由于其数据密度比磁盘也大许多倍，要求定位准确度更高尤其数据光盘一旦划伤或变形将可能导致整张盘的数据无法读出。光盘在使用中不能用手直接触摸数据面，放置时数据面朝上平放以免弄脏或划伤。用完后及时放回保护套或盒中保存中要放在保护套或盒中立放。光盘若被弄脏用无腐蚀性的清洁剂清洗干净还可正常使用。
　　由于新型载体档案的自身特点为安全的保护和利用它们，应专门建立新型载体档案的借阅利用制度并严格审批手续。磁性载体文件应一式两份归档应将其中一份作为保存件不得外借。利用率高的档案应另制做复制件利用中使用复制件妥善保存原件。录像片也应另归档一套可供借阅的备份片。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　　二　如何做好档案馆现行档案全宗的排放
　　
　　档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全，而且也会打乱某些垒宗的顺序，破坏了原有的系统，这对于还没有完全实现计算机管理的档案馆，造成了管理工作的被动，不利于档案的提供利用。随着时间的推移与机构改革的实施，近几年将是档案接收进馆的高潮，许多档案要分批进馆，预留位置一旦不科学，将会使档案管理工作整日围着“预留位置”转，造成大量的重复性劳动，使管理工作处于一种“拆东墙补西墙”的被动局面。对此本文提出了现行档案全宗的排放方法。
　　
　　(一)要正确理解档案管理工作中的“全宗理论”问题
　　我认为“保持垒宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是绝对的，这就是要切实保证“一个机关的全部档案”，“应统一向一个档案馆移交”，“进馆档案应保持全宗的完整性”不能随意分散。在档案的管理工作中坚持全宗理论原则，往往存在一定的误区，即将收集工作中的“垒宗不可分散性”与在档案管理工作中“垒宗管理原则”完垒等同起来，认为一个全宗档案的排放是不可分割的，必须集中排列到一起。其实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。对于任何事物和理论都要辩证地来看，在档案工作中贯彻全宗理论时也要避免犯“绝对主义”的错误。正确的做法是，以垒宗理论为大前提，但可以根据工作中出现的实际情况而做相应的变动。所以，我认为，在档案管理中全宗档案的不可分散性只是一个相对的不可分散，也就是说，一个垒宗的档案可以按目录或时期分别存放，而并不强求必须集中存放在一起。
　　
　　(二)对需要向档案馆移交档案的单位进行调查研究
　　对立档单位的调查研究，是做好全宗科学排放的重要前提。因此，各级备类档案馆应从本馆的性质综合性或专门性和职责范围出发，调查研究本馆应接收范围内的所有国家机构、社会组织和个人的职能、任务及其形成档案的内容、种类、价值，以及现存档案的数量、整理、保管等情况，科学地确定应移交档案的单位并编制出进馆全宗名册，以便统筹安排进馆档案的范围、时间和数量，为全宗的科学排放奠定基础。具体地说主要做好以下几方面的工作：
　　对立档单位中符合进馆年限准备移交进馆的档案进行调查研究。对这部分档案情况进行摸底调查，是我们首先要做的工作，因为我们掌握了这部分档案的基本情况，就可以迅速结合馆藏现状制定出接收方案，做好准备工作，增强工作的主动性。
　　对未到进馆年限的档案进行调查研究。主要是调查这部分档案整理的原基础、鉴定的方法和质量、档案的数量与成分、需要进馆的档案有多少，做到心中有数，以便为这部分档案顺利移交进馆创造良好条件。
　　在前两项调查研究工作的基础上，对立档单位未来形成档案的状况进行调研、分析、预测，并做好规划。要对立档单位的业务状况进行分析，从而预测其未来档案形成的数量以及分类标准等情况，为科学决策提供依据。
　　
　　(三)立足本馆，对馆藏现状进行调查研究
　　做好全宗排放工作，首先我们要掌握现有馆藏档案的保管状况，我认为主要做好以下三方面工作：
　　调查分析档案全宗的来源。这项工作旨在确定哪些是撤销单位的全宗，哪些是现行单位的全宗，通过以上两个确定，就可以明确哪些垒宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，从而为以后的全宗调整及预留位置的确定奠定基础。比如，我们为了确保某一全宗在排列上的完整性及连续性，在必要的情况下可以将某些数量较少的“死”全宗抽出去，单独排列存放。
　　调查“活”垒宗内档案的分类。通过这项工作可以确定全宗内目录的数量及状况，以便在收集指导时给出档号，在必要时可减少重复性劳动。比如，当预留位置不足时，可以考虑将新进馆档案顺接原有目录号顺序给新的目录号，然后将这部分档案排列于其它存放地点。
　　调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件，包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等，以及将来的发展趋势比如设备的增添，面积的扩建等，为全宗科学排放做好“硬件”规划。
　　根据调查研究取得的数据，结合实际情况，进行科学的分析、判断，为待进馆档案合理预留位置，并根据实际需要随时调整所做的规划，但同时也要考虑其经济效益。
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