浅谈美国文件中心与我国机关文档管理中心的异同分析

摘要本文对美国文件中心与我国机关文档管理中心从管理范围、服务对象以及特点三方面进行对比，认为两者虽然具有“精简、高效”的作用，但却是不同的文档管理机构，通过对比判断出我国目前没有美国式文件中心。 
　　关键词：文件中心 机关文档管理中心 机关档案室 
　　机关档案室是我国档案事业体制中设置最普遍、最大量的基层档案管理机构，因其设置的分散性及其作为机关内部机构的附属性质，已不能满足政府机构改革提出的精简、高效要求。随着改革的深入，北京、深圳、青岛等地出现了一些新型的文档管理机构。档案界对于这些机构的定位是否就是美国式的文件中心并没有形成统一的认识。本文从两者的特点去进行对比，希望有助于把握两者的区别。 
　　美国文件中心是在二战时期建立起来的，当时军政部门的文件数量激增，军费增加，行政部门费用紧张，急需寻找经济的文件保管方案。美国文件中心建立后，将半现行文件作为管理对象，为各机关提供经济的保管服务，具有“精简、高效”管理半现行文件的作用。 
　　我国机关文档管理中心的成立，源于2000年全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》的指导，该《计划》中明确指出：“研究建立基层文件中心的实施方案，在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作。”通过对办公集中机关的档案实行统一的管理，相对改革前分散式的机关档案室而言，机关文档管理中心也起到了“精简、高效”的作用。从政策导向上看，这些新型的文档管理机构应称之为“文件中心”，但具体的机构命名中，并非每个机构都称为“文件中心”，且通过研究对比发现，这些机构的特点与美国式的文件中心的特点存在着本质的区别，因而本文将之统称为“机 
　　关文档管理中心”。 
　　1 文件中心与机关文档管理中心管理范围的不同 
　　 
　　文件中心保管的是半现行文件。所谓半现行文件，是介于现行文件与永久保存的档案之间的文件。文件中心所保管的正是半现行文件，要求每盒文件的月利用率最好不超过一次；利用率高的文件，不接收保管，直接放在形成机关保存；永久保存的文件直接移交到档案馆，文件也不接收。 
　　机关文档管理中心保管的是机关需要归档的文件，不管其利用率的高低及保管期限的长短，只要是属于机关的归档文件，一律接收。一般而言，文件在机关归档后的第二年，便移交到机关文档管理中心保管。具有长远保存价值的档案，在机关文档管理中心保存10-20年后，再向档案馆移交。 
　　 
　　2 文件中心与机关文档管理中心服务对象的不同 
　　 
　　文档管理工作包括以下环节：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、提供利用和统计。文档管理机构的职能设置主要是围绕这几项工作开展，面对不同的服务对象提供不同的服务内容。 
　　美国政府的文件鉴定服务主要由专门的鉴定机构负责，鉴定哪些文件应该向文件中心移交。文件中心仅为政府机构提供保管、检索、利用、统计服务，鉴定到期的文件并提出处置方案——销毁或是向档案馆移交。文件中心的管理目标是保证文件保管费用的经济性，要低于文件放置在机关内的保管费用，在此基础上保障文件利用的便利性，比如检索的快捷性以及文件投递的效率等。 
　　机关文档管理中心提供的服务各自有所区别，大体上有保管、整理、鉴定及向档案馆移交档案，这些服务主要是面对文件形成机关。此外有些机关文档管理中心还提供现行文件服务，面向的服务对象是社会。少数文档中心面向企业、单位提供档案的代管、数字化、修裱等服务。 
　　 
　　3 文件中心与机关文档管理中心的特点分析 
　　 
　　3.1 文件中心主要具有以下特点 
　　文件中心特点一，以机构数量少，机构规模大。在经济学的生产理论中，规模经济是指，随着企业生产规模的扩大并保持在一定规模范围内，生产成本和管理成本得以降低，从而获得成本优势。①因文件中心所投入的库房、装具、设备等固定成本较高，只有通过一定的保管规模才能降低文件的单位保管成本，发挥规模经济效应。文件中心在国际档案界被誉为“现代最富生命力的档案管理机构”，虽然在很多国家都有设立，但在美国联邦政府系统内仅有16个。访美学者林学奇的实地考察文章《感受文件中心》一文有如下的描述：“华盛顿的文件中心给我的印象更像是一个大仓库，……七至八米高的屋顶上是密密麻麻的各种管道，20个巨大的库房……如果不告诉你这里是文件中心，运的是文件或档案，你一定会把这里认作是铁路或邮局的托运站。”②从文件服务对象的范围、仓库式设置及排架方式可知，美国联邦政府的文件中心正是通过一定规模获得“精简、高效“的作用。 
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　　文件中心特点二，保管低利用率的半现行文件。“保存期在6年以下的文件，在机关处理，不向文件中心移交；需要永久保存的文件，由机关直接移交给档案馆作档案保存；其余的文件视情况和工作需要分期移交文件中心保管和处置。”③对于半现行文件，文件中心仅接收利用率低的部分。低利用率的标准是，每盒文件的月利用率不超过一次，以此保障文件的保管费用比在形成机关的保管费用低的经济效益的获得。 
　　3.2 机关文档管理中心的特点 
　　特点一，设立在驻地集中的政府办公场所内。机关文档管理中心是在当地政府进行机构改革并成立新的办公场所，政府机关实现同一办公大楼集中办公的情况下建立起来的。 
　　特点二，集中统一管理档案，达到精简高效的作用。机关档案室因模式的分散性，制约着档案工作效益的发挥，不能满足政府提出的“精简、高效“的要求。机关文档管理中心建立后，对集中办公的各机关档案进行统一管理。这样的管理方式使政府用于机关档案管理的资源从分散式转变为集约式，有效节约政府资源，起到了“精简、高效”的作用。 
　　 
　　4 文件中心与机关文档管理中心的对比结论 
　　 
　　文件中心在保管的文件范围上要求严格，机关文档管理中心接收的保管范围则相对宽泛。文件中心的服务对象仅是文件形成机关，机关文档管理中心则设置灵活，有向社会提供服务的趋势。文档保管范围及服务对象的不同，或许还不能将文件中心与机关文档管理中心有效地区别开来，特点的不同成为两者的本质区别。 
　　机构规模大及馆藏文件利用率低这两个突出特点共同构成了文件中心与其他档案管理机构的不同之处。这两个特点的关系是统一的关系，文件中心的“精简、高效“作用，即是通过这两个特点来保障的。如果所保管的文件利用率太高，大量文件的积累使利用不便，也不能实现规模效应；如果利用率高的文件的数量越多，管理就会更为复杂，不利于保管成本的降低。我国并没有同时具备这两个特点的档案管理机构，所以，我国没有美国式的文件中心。 
　　机关文档管理中心设置在政府统一办公楼内及集中统一管理档案的特点，是对于改革前的机关档案室而言的。改革前各个机关都设立一个档案室，政府资源投入分散。机关文档管理中心建立后，与各政府机关集中办公，集中统一管理档案，改变政府资源分散式投入，体现出“精简、高效”的作用。以近距离作为条件，才能满足各机关频繁的档案利用需求。 
　　文件中心的“精简、高效”是通过规模效应及低利用率的保管对象来获得的，而机关文档管理中心的“精简、高效”是通过原有的多个机关档案室的整合获得的，两者在程度、侧重点上都有所不同。因此，不能单以“精简、高效”的作用将两者混为一谈。 
　　注释： 
　　①梁小民.西方经济学基础教程.第二版.北京:北京大学出版社,2003:63-65. 
　　②③林学奇.感受文件中心.档案学通讯,2001(5).
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