论高校档案的社会化与社会服务功能

　　随着社会主义市场经济日臻完善和高校教育改革的不断深化,高校档案从法律和法规上纳入了国家、社会和学校管理范围,凸现高校档案工作的重要性和社会性。新时期高校档案工作只有拓展社会服务功能,实现社会化,才能得到快速发展。
　　
　　一、高校档案社会化服务的功能及其实现优势
　　
　　高校档案服务社会化,就是高校档案部门为满足社会各个领域对高校信息的日益增长需求,将隐藏静态的档案信息开发成系统的、有价值的动态的知识信息,为社会服务。
　　⒈当前高校档案的社会服务功能。高校档案有别于其他行业的档案,其自身的独特性,显示出其具有特定的工作范围和更大的利用价值。除社会记忆功能这一基本功能外,还具有这样一些功能:(1)文化记忆功能。随着人们对人文精神的日益关注以及社会发展对文化需求的增强,文化记忆功能将成为档案馆在新时期发展的又一亮点,它将在很大程度上增加档案服务的附加值。(2)决策参考功能。档案囊括了各个方面,是学校信息的重要载体,可以作为分析、比较和评价的依据,可以作为决策的直接论据来源,还可以作为预测未来的背景材料。(3)查证咨询的功能。查证接待是档案馆对外服务的重要内容,也是一项传统工作。(4)学术交流功能。档案的开放可以吸引众多的学者和研究人员到档案馆来利用档案,进行学术研究。档案馆将成为文化交流的窗口和纽带,这将提升档案馆的文化含量,提高档案馆的史料开发水平。(5)市场服务功能。市场经济条件下,社会对档案工作的服务需求日益增大,档案馆可以为社会提供档案整理、毕业生档案寄存、招生就业咨询、在校学生成绩查询等服务。(6)展览教育功能。档案展览是公布档案,展示历史,资政育人的重要方式,以其真实性、直观性感化着读者,是档案馆发挥社会教育作用的主要形式。档案馆可以结合学校的中心工作,通过对“立体档案”和“实物档案”重要资源的精心组合、巧妙设计,定期举办高规格、不同层面的档案展览,生动、真实地再现高校发展和艰苦创业的历程和所取得的成就,展示学校的精神风貌。
　　⒉高校档案服务社会化的主要优势。一是信息资源优势。高校档案与社会一般机构相比,具有得天独厚的优势。馆藏保存大量的具有很高价值的教学、科研档案信息,它汇集了优秀的科学文化成果。科技知识只有与科技人员和劳动者相结合才能转化为生产力。高校档案馆通过向社会提供科技档案信息服务,将大量的专业知识、科学技术传播给社会成员,供他们学习、实验、研究时参考借鉴。二是人才优势。高校档案馆普遍拥有一支高素质的人才队伍。他们大多具有中、高级专业技术职称或系统的档案专业知识的高学历人才;具有一定的科研能力和较强的信息收集、加工、处理能力。高素质的人才队伍是开发馆藏信息资源,开展社会化服务的重要保证。
　　
　　
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二、高校档案馆服务社会化的实现途径
　　
　　1.强化高校档案服务社会发展的意识和社会化服务理念。长期以来,高校档案馆的封闭式管理造成信息资源的巨大浪费,阻碍了自身的发展。在社会信息化的宏观背景下,高校档案人员要主动出击,开拓创新,突破旧观念、旧传统的束缚,打破围墙界限,树立开放观念,把馆藏信息资源看成是全民共同财富,为社会公众提供及时的档案信息服务。不仅要服务本单位的教学、科研等各项工作,更要关注社会经济建设的发展进程,寻找和发现高校档案工作满足社会需求的切入点和结合部,展示高校档案馆的作用。只有这样,才能改变传统档案馆在公众中的封闭形象,从而激发广大群众潜在的各种利用需求,达到充分发挥档案价值的目的。
　　⒉建设具有本馆特色的数据库。高校档案馆要进行社会化服务,必须根据学校的专业特点,有选择、有重点地建立齐全完整、内容丰富,能从不同层面反映学校历史全貌的特色馆藏。因此,要拓宽档案收集渠道,重点收集反映本校重大活动、重点建设项目和重大科研项目等各方面情况的原始材料。如教学档案、科研档案、名人档案、照片档案等等。同时,建设具有高校档案信息特色的各类数据库,如建立以社会各用人单位为服务对象的学籍档案数据库,用于鉴别学生毕业证、学位证的真伪;建立以在校生和毕业生为服务对象的学生成绩档案数据库,为毕业生求职、升学、留学等提供快捷方便的服务;建立以在校生为服务对象的学位论文专题数据库,为学生完成毕业设计服务;建立以高校科研项目应用者为服务对象的科研成果档案数据库,为科研成果转化提供针对性服务。这样,通过自身特色化建设,使馆藏信息资源更为丰富,为进行社会化服务提供信息保障。
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　　⒊确立社会化服务目标。高校档案馆在面向本校教学科研及管理服务的同时,要确立为社会公众提供档案信息服务的目标,并成为档案馆任务和职能之一,列入档案馆的量化考核管理指标中。为此,要从根本上制定出具体的措施来开展社会化服务。如馆舍环境、设备是否合理、舒适;利用手续是否简化。对已经开放的档案应该尽可能地提供给用户利用避免在用户利用条件、利用手续方面有诸多的限制;在服务时间上作适当调整,推行午间查档制度、双休日预约制度等等,使档案馆社会化服务目标,在社会公众的支持下得以积极、有效开展。
　　⒋充分利用网络提供社会化服务。建立信息网络平台,开展档案网上服务,实现档案馆馆藏资源的共享,是实现档案馆服务社会化的重要途径。高校档案馆应积极采用现代计算机技术和通信手段,建设内容丰富、功能齐全、充满个性化的网站。网站建设过程中,应更多地为访问者考虑,真正做到以人为本。利用服务手段要与时俱进,完善档案数字化建设,扩大网上档案检索目录、文件的开放率;同时,要积极争取学校经费支持,在人、财物上加大投入,加快网络化建设进程。这样,通过网站这一平台的建立,将档案馆知识含量较高的科技成果、技术信息等全文上网服务满足公众需求,开办档案信息查询利用窗口,提供档案网上检索利用,定期公布开放档案目录和全文信息,主动提供公益性信息服务,最大限度地实现档案信息的社会共享。
　　⒌重视档案信息增值服务工作。要加大对档案信息内容的研究和开发力度,把档案信息内容转变为档案信息知识。一方面充分利用档案部门现有的编研人才,一方面积极支持社会力量对已公布档案信息内容进行研究和开发,努力提高档案信息资源开发利用的深度。
　　⒍开展多样化的服务形式。公众利用档案不同于学校开展公务活动利用档案。高校档案部门要开展形式多样化的服务,一是不仅要提供一次档案信息,还要提供各类二次、三次文献。根据馆藏资源的实际,针对社会的需求,经过整合加工挖掘出具有馆藏特色信息加工品,如《现行文件汇编》、《专业文件汇编》、《科研成果简介》、《专利项目简介》等,满足公众的需求。二是在利用档案信息服务范围上,突破旧格局,开展多层次、全方位的信息服务。如通过传真、邮寄、电话以及网络等多种形式开展学历鉴定服务;利用档案馆现有的物质条件,开展毕业证、学位证、成绩及其他材料翻译、代办、代寄档案证明等辅助性服务。三是定期举办档案展览。根据学校教学科研任务的需要及社会公众的需求,档案部门要挖掘馆藏,将利用者喜闻乐见的如学校历年来的教学科研成果等以举办展览的形式,图文并茂地向社会展示,实现档案与社会的对接。
　　7.积极开展联合协作的信息服务。高校档案馆要实现社会化服务,必须改变关起门来自己做事的习惯,拓展档案馆服务功能,与其他信息机构开展协作服务。借助计算机、网络等现代化技术与设备,通过协作机制合理地调配各信息服务单位的资源,共同解决面临的信息需求问题。如与其他高校或社会的图书馆、博物馆开展业务合作,共同扩大影响,实现资源共享;与政府部门、宣传部门合作举办档案展览;与研究部门合作开展档案专题编研等。积极有效的社会协作将为档案馆带来自身无法获得的社会资源,更好地推动高校档案馆服务的社会化。
　　总之,扩展高校档案馆的社会服务功能,既是高校发展与档案建设工作的要求,又是档案工作自身发展的需要。高校只有通过档案工作机制的不断创新,才能使高校的社会服务功能不断拓展,从而使档案事业获得可持续性的发展。
　　
　　参考文献:
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　　2.任欣欣.彰显城市档案馆的文化魅力[J].中国档案,2006,(1).
　　3.陈东宝.高校档案服务社会化问题探讨[J].兰台世界,2005(4).
　　4.张丽,陈东宝.试论高校档案信息服务的社会化倾向[J].山东档案,2005(2).

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