国外档案鉴定实践的共同特点

　　档案鉴定作为决定档案存毁命运的重要手段,在国外普遍受到高度重视。当前,档案鉴定理论的内容不断丰富和发展,档案鉴定的实践方法也在不断进步和完善。笔者曾经撰文论述国外档案鉴定理论的发展历史及规律。在此拟根据一些代表性国家档案鉴定的实践方法,系统总结国外档案鉴定在组织、程序、依据、标准制度和方法等方面的共同特点,以供参考。
　　
　　一、 档案鉴定的组织——严密
　　
　　国外档案鉴定的组织十分严密,大多设有专门的鉴定领导机构或指导机构,并且制定有鉴定的指导性法规和章程,为鉴定的实施提供有效的行政和法律保证。比较典型的国家有美国和俄罗斯。
　　美国国家档案与文件署是联邦档案系统的指挥中心,也是文件和档案鉴定的领导机构,负责组织和指导整个联邦系统文件和档案鉴定的实施。国家档案与文件署依据《联邦文件管理法》和《联邦档案法》,制定了鉴定的一系列指导性法规和章程,如有《联邦文件处置手册》、《永久性文件鉴定指南》等。此外,国家档案与文件署还设立有专门的鉴定小组,负责制定和修改鉴定指南和标准,并审批文件形成机关报送的文件处置申请表。在国家档案与文件署及其鉴定小组的指导和组织下,整个联邦档案系统的鉴定工作井然有序地展开。各州乃至其他机构的文件和档案鉴定工作也大多仿照联邦档案机构的模式进行。
　　俄罗斯档案鉴定的组织继承了前苏联的传统。俄罗斯设立有档案鉴定委员会和档案评审委员会负责组织档案鉴定工作,二者的职责各有分工。鉴定委员会在各机关和各级各类国家档案馆设立,是低级的初审机构,负责组织具体的鉴定工作;评审委员会在档案事业行政管理机构中设立,是高级的复审机构,负责对文件的挑选和销毁实施监督。俄罗斯国家档案局下设中央评审委员会,它是掌握档案鉴定终审权的最高机构。
　　
　　
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二、 档案鉴定的程序——严格
　　
　　国外档案鉴定的程序十分严格,大多表现出分阶段进行的共同特点。国外根据文件的运动阶段,在文件进入档案馆之前就要求完成鉴定工作。在具体的鉴定程序中,一般注重严守两个把关性环节。比较典型的国家主要是美国、英国和俄罗斯。
　　美国的档案鉴定工作一般分为两个阶段——初级鉴定和终极鉴定,每个阶段都有着严格的程序。初级鉴定由文件形成机关和文件中心组织开展,文件形成机关在文件现行效用结束后就对其进行价值鉴定。首先,对全部文件制作《文件调查统计表》,以国家档案与文件署制定的《永久性文件鉴定指南》为根据,进行价值鉴定,挑选出符合《指南》要求的永久性文件,填写《向国家档案馆移交文件申请表》,并将《申请表》和相应的《文件调查统计表》一并报送国家档案与文件署审批。其次,根据国家档案与文件署制定的《联邦文件处置手册》和《通用文件保管期限表》,对非永久性文件进行价值鉴定,确定需暂时保存的文件及其保管期限,提出对无保存价值文件的销毁意见,填写《文件处置申请表》,将《申请表》和相应的《文件调查统计表》报送国家档案与文件署审批。第三,按照国家档案与文件署的审批结果制定文件处置方案,对文件实施处置——具有永久价值的文件移交给国家档案馆;难以确定价值和保管期限的文件移交给文件中心,待保存一定时间后再作鉴定处理;将保管期限在6年以上的半现行文件移交文件中心保存,期满后再作鉴定;将保管期限在6年以下的文件留在形成机关保存,期满后予以销毁;将已确定不具有保存价值的文件即时销毁。文件中心的鉴定程序与形成机关大致相似。此外,终极鉴定由国家档案与文件署组织开展。它在档案鉴定上履行两方面职能:一是制定和修改鉴定标准、鉴定指南等;二是审批文件形成机关和文件中心提交的移交申请表和处置申请表。其中第二项职能是其经常性的鉴定工作。美国档案与文件署鉴定的对象主要是文件形成机关和文件中心提交的《移交申请表》、《处置申请表》和相应的《文件调查统计表》,只有在极少数特殊情况下,鉴定人员才抽查具体文件。具体程序是,鉴定小组成员在认真分析的基础上,对形成机关和文件中心提出的各种申请表做出“批准、不批准、修改调整、暂不授权处置”等鉴定结论,并形成鉴定报告。鉴定报告和申请表经国家档案与文件署署长签批后,再送还文件形成机关和文件中心加以执行。
　　英国的档案鉴定程序与美国类似,也分初审和复审两个阶段。初审是在文件失去现行效用5年后,由形成机关的文件管理人员进行鉴定。初审阶段主要鉴定文件的行政价值,有留存价值的就送到海斯文件中心。复审是在文件失去现行效用25 年后,由文件中心的工作人员会同形成机关的文件管理人员鉴定。复审阶段主要是评价文件的研究价值,目标是挑选出需要由国家档案馆永久保存的文件,无保存价值的文件就进行销毁。
　　俄罗斯的档案鉴定程序分为三个阶段进行。 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一阶段在文件形成过程中由机关文书处理部门进行初步评价,划定文件的保管期限。这些保管期限均被标注在文件一览表和案卷目录中。第二阶段是由机关档案室的鉴定人员按照文件保管期限,挑出已满临时保存期限的案卷予以销毁,挑选出需要移交国家档案保存的文件。这一阶段的鉴定要求从审核机关主要部门的文件开始,而在每个部门范围内,则从审核综合性和领导性文件开始。第三阶段是馆藏流动的档案馆将具有永久保存价值的文件移交给馆藏固定的档案馆永久保存。
　　
　　三、 档案鉴定的依据——操作性强
　　
　　国外档案鉴定的依据主要是文件保管期限表或文件处置表,是指标明文件保管期限的综合性表册,内容可能包含文件在现行机关的保管期限、在文件中心的保存期限以及文件处置的具体规定。国外的文件保管期限表或处置表尽管形式不尽相同,却具有明显的共性特征——规定清晰明确,操作性强。比较典型的是美国和英国。
　　美国联邦档案系统采用的文件保管期限表主要有两种类型,一种是通用文件保管期限表,另一种是机关专用文件保管期限表。机关专用文件保管期限表是对通用文件保管期限表的补充。无论哪种类型的文件保管期限表,通常都是由形成机关拟定,需要送交国家档案与文件署审查,该署签批后,最后报经一个专门的文件检查委员会批准,就可以成为一个法律文件充当鉴定的依据。美国的文件保管期限表一般每隔10 年进行修订,规定十分具体、详细。保管期限划分得很细,包括1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、4年、5年、6年、7年、10年、15年、25年、56年、75年、100年、永久等十几个等级。这样就使文件保管期限表具有较好的可操作性。
　　英国采用的档案鉴定依据在初审阶段和复审阶段略有差异。初审的鉴定依据一般是由国家档案局批准的文件处置表,该表以文件系列为单位,确定了每一系列文件的保管期限和处置方法。文件处置表将文件首先分为永久保存、不定期保存、定期保存、销毁四大类,永久文件将直接移交国家档案馆;不定期保存主要适用于那些一时难以确定其保管期限的文件;定期保存的文件,都会标明文件在形成机关保存的具体期限以及在文件中心保存的具体期限,期限规定的详细程度与美国类似;销毁文件则按规定程序执行。复审的鉴定依据是国家档案局制定的《公共文件永久保存的选择标准》,该标准主要是针对鉴定文件的研究价值,挑选出的文件转化成为国家档案馆保存的永久文件,划定文件的具体期限不再是重点了。
　　
　　四、 档案鉴定的标准——全面
　　
　　国外档案鉴定的标准大多规定得较为全面。欧美档案学者指出,档案鉴定的标准一般包括三个方面:一是独一性,二是可用性,三是重要性。独一性主要是指文件是否独一无二;可用性主要是指文件的内容能够为利用者读取;重要性则包含了文件的形成时间、来源、内容、形式等因素。还有一些学者主张把费用也视为鉴定的重要标准之一。在具体的档案鉴定实践中,鉴定标准更为全面、复杂,比较典型的是美国和俄罗斯。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　　美国的档案鉴定标准非常全面,国家档案与文件署通常按照以下标准来鉴定文件是否具有档案价值,从而需要永久保存。这些标准都不是孤立的,必须综合考虑。它们包括: 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一,文件的时间跨度,是指文件整体所体现的时间长度。第二,文件的来源,指的是文件形成机关的职能和活动以及文件形成的业务背景。第三,文件的独特性。第四,文件的可用性,指的是文件能否切实利用,技术因素对文件的可用性有无影响,文件的物理状态对文件的可用性有无影响,等等。第五,文件内容的重要性。第六,文件内容的完整性。第七,文件内容的关联性。第八,文件的保存费用。第九,文件的数量。
　　俄罗斯的档案鉴定标准沿用了前苏联的规定。俄罗斯将鉴定标准区分为基本标准和辅助标准。基本标准包括文件内容的重要性、文件来源的重要性、文件情报的重复性以及文件的形成时间和地点。文件内容的重要性取决于文件所记录的人物、事件、活动、现象、事实等重要程度、完备程度和新颖程度。文件来源的重要性取决于文件形成机关或作者的声望和作用。文件情报的重复性包括形式上的重复和分析综合性的重复。文件的形成时间和地点也在鉴定中具有重要意义。此外,辅助标准包括:文件的手迹、文件的法律效力、文件的外部特点、文件的语言特点、文件的物理状况等等。尽管基本标准与辅助标准的重要程度存在差别,但它们共同体现了俄罗斯鉴定标准的全面性特点。
　　
　　五、 档案鉴定的制度——明确
　　
　　国外档案鉴定的制度十分明确,尽管特点不尽一致,但目的都是确保鉴定的有效实行。比如俄罗斯采用的是统一管理制,其特点是在国家档案局设立中央评审委员会,充当全国档案鉴定工作的领导中心。在各个政府机关和各个基层国家档案馆内设有鉴定委员会负责文件的初审,在各个档案事业管理机关和各个高层国家档案馆内设有评审委员会负责文件的复审,这样就在全国范围内组成了完整的档案鉴定机构网,分工较为明确。又如法国实行的是派驻代表制,即由法国国家档案馆向政府各部派驻代表,帮助政府各部开展鉴定并做好向国家档案馆移交文件的准备。再如美国实行的是中心领导制,国家档案与文件署成为联邦档案鉴定的指挥枢纽,负责组织美国联邦政府机关开展文件鉴定。该署通过直接承担终极鉴定的职责,有效确保了进馆档案的质量。还如英国实行的是授权制,由国家档案局授权政府机关按规定期限对其产生的文件进行初审。
　　此外,国外档案鉴定制度的共同特点之一还表现为各国的销毁制度十分明确而严格。由德国档案学者迈斯奈尔提出的“年龄鉴定论”而衍生出的禁毁年限在大多数国家已有明确规定。如英国规定为1660年,法国规定为1830年,意大利规定为1870年,美国规定为1861年,等等。上述禁毁年限的明确规定,有利于这些国家妥善保管和保护古老档案。
　　国外档案销毁制度十分严格,大多规定最高档案当局或其负责人掌握销毁的审批权。一些国家规定最高档案当局负责审批档案的销毁,比如美国是由国家档案与文件署审批;印度规定不经国家档案馆的同意,任何人无权销毁档案;俄罗斯则由国家档案局下的中央评审委员会充当档案销毁终审权的最高机构。还有很多国家规定最高档案负责人掌握档案销毁的终审权,比如英国由国家档案局长负责审批档案的销毁;马来西亚规定未经国家档案馆馆长批准,任何机构和人员都无权销毁档案;阿尔及利亚规定国家档案局局长拥有档案销毁的终审权;喀麦隆规定未经文件所属部门负责人和国家档案与图书管理局局长的双重批准,任何人无权销毁档案。然而,意大利、坦桑尼亚等国家则把档案销毁的终审权交由全国档案事业的上级主管机关负责人。意大利规定需要销毁的文件清单经国家档案总局局长审批后再提交给文化遗产和环境保护部部长,部长同意后才能正式销毁;坦桑尼亚档案法则规定档案销毁的终审权由主管档案工作的国家文化青年部部长掌握。
　　各国销毁档案的方式大体相同。无密级的文件一般出售给造纸厂回收用作造纸原料;有密级的文件则区分密级分别加以焚烧、粉碎或化浆。近年来由于环保观念的盛行,大多数国家放弃了焚烧的销毁方式,采用了技术含量更高的销毁方式。国外档案销毁也实施了监销制度,特别是交由商业化的销毁公司进行销毁时,监销制度更为严格。
　　
　　六、 档案鉴定的方法——双重支点
　　
　　国外档案鉴定的方法正在经历变革,由传统的一元支点向双重支点转变。所谓一元支点,指的是内容鉴定,国外对传统档案的鉴定大多采取依据内容判定档案价值的方法。当前大量产生的电子文件由于具有不同于传统档案的新特点,其鉴定方法发生变化,出现了双重支点——内容鉴定与技术鉴定并重。这种做法在电子文件鉴定实践起步较早的美国、加拿大、澳大利亚、英国、荷兰等国家达成了共识。
　　电子文件的构成要素包括内容、背景与结构三个方面,对技术和系统有着明显的依赖性。电子文件的新特点提升了技术鉴定的必要性,国外不少学者认为,电子文件技术鉴定的重要性有时甚至超过内容鉴定。电子文件的内容鉴定主要解答“哪些文件需要保存”的问题,而技术鉴定主要解答“这些文件应当保存多长时间”的问题。科学、全面地判断电子文件的保存价值,既需要判断电子文件信息内容的有用性,也需要判断电子文件有用性是否具有实现的可能。电子文件的内容鉴定是核心,包括归档前鉴定和期满鉴定。前者的任务是划定文件的保管期限,时间设定在电子文件系统设计阶段或是电子文件形成之初;后者的任务是检查期满文件是否有继续保存的价值,给予相应的处置。电子文件的技术鉴定是保障,包括对电子文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。技术鉴定根据电子文件保管环境的变换需要多次进行, 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一次往往在文件归档前进行,以后每次迁移后一般都需要重新鉴定文件的技术状况。
　　
　　主要参考文献:
　　1. 傅荣校着.档案鉴定理论与实践透视——基于效益和效率思路的研究.中国档案出版社2007年.
　　2. 冯惠玲主编.电子文件管理教程.中国人民大学出版社2001年.

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