工程设计企业电子文件的归档管理

　　随着企业计算机网络的建成和生产过程中计算机技术的广泛应用,尤其是工程设计企业,近年来使用CAD绘图确实产生了大量与纸质文件相对应的电子文件。尽管档案部门三令五申要求归档,但设计项目电子文件的归档还几乎没人去做,对今后的保管和利用十分不利。
　　众所周知,工程档案很重要,不仅起到历史凭证和工作查考的作用,而且是历年来质量、环境、职业健康安全“三标一体”管理体系检查中不可缺少的依据,公司的生存和发展都离不开工程档案,尤其是电子档案,对于提高勘察设计工作效率起着极大的作用。因此,保证电子文件的完整、安全和有效利用势在必行。
　　
　　一、现状分析
　　
　　1、目前,部分电子文件未归档,流失严重。以我公司为例,除勘察、测量项目外,港口、路桥、土建所有设计项目的电子文件一直没有归档,一方面设计人员嫌归档麻烦,另一方面怕自己的设计成果形成电子版后容易被别人窃用,因此造成大量电子文件保存于个人手里或已流失,对今后的使用造成很大的不便。
　　2、部分勘察、测量项目归档不及时、不齐全。
　　3、部分归档文件材料的标识出现不同程度的错漏:图纸更改但目录没有更改、计算书封面新旧版本不分、图纸版号错误、文字有效版本不详、签署不全、使用圆珠笔或铅笔书写等。
　　
　　
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二、影响因素分析
　　
　　根据以上主要问题,通过因果图进行分析,可以找出以下影响因素所在,如图1所示。
　　
　　三、要因确认
　　
　　从上述已展开的因果图中可以看出,七个末端的原因是影响电子文件归档的因素,但是有些原因并不是档案部门可以直接解决的。为解决电子文件归档中存在的问题,从档案工作的实际出发,我们确定了以下五个要因,见表1。
　　

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　　四、对策制定
　　
　　针对以上要因,档案部门应制定以下对策,具体实施方案如表2所示。

  
　　1、针对设计人员重生产轻归档的观念,平时对归档或借阅的技术人员进行宣传教育以提高技术人员的档案意识;八月份配合人事处对新来的员工进行系统的档案知识及归档借阅事项培训。
　　2、针对设计人员认为自己的设计成果形成电子版之后容易被窃用的心理,档案人员耐心解释,并采取措施加强管理。制定了《电子文件归档办法》在OA网上公布,规范了电子文件名及归档格式、归档时间、网上归档路径及借阅利用,并把电子文件纳入“三率”统计范围。
　　3、严格执行归档制度,每月统计完工项目的归档率、完整率、准确率,在OA网上公示一周后交生产管理部门在项目核发奖金时处理。
　　4、加强检查力度严格把好归档关,坚持执行质量控制记录表及计算书未经部门内审二次把关签名认可不接收归档的做法,在接收的同时,认真进行清点核对,对不符合归档要求的文件材料,比如计算书封面和质量控制记录本使用作废版本、设计修改但没有修改图纸目录、签署不全、图号错误等问题,档案科及时通知有关人员在一周内进行修改,不按时修改的按准确率不合格处理。
　　5、严格执行奖惩制度,制订《生产管理办法》中“归档管理”的扣罚制度:项目归档每延后一个月,扣发该项目总奖金的5%,完整率、准确率不合格也各扣发项目奖金的5%,而且在项目完整准确归档之前不予核发奖金。
　　
　　五、实施效果检查
　　
　　在解决方案实施以后,一定要进行效果检查,以期发现新的问题。
　　1、通过归档严格把关,今年档案科在接收的过程中共检查出归档文件材料错漏达100多处,都一一通知了有关人员进行改正,大大提高了工程档案的质量,在外审检查中,证实已归档的项目尤其是港口设计错漏明显减少。
　　2、完工项目归档质量控制记录表和计算书自觉归档有了很大的改观。设计项目归档144项(2007年65项),比去年增长122%,文字共计798本(2007年269本),比去年增长197%;勘察、测量项目是188项,共计1006本。归档率达99.9%,完整率达99.9%,准确率达100%。
　　3、电子文件的归档取得了前所未有的效果。全年归档的设计项目电子文件共102项(以前是空白),测量项目共53项。
　　并在此基础上,继续抓好工程电子文件的归档工作,保证归档率、完整率和准确率都达到100%的要求。同时,提高工程档案的现代化管理水平,开发图档管理系统软件辅助管理工程档案及电子档案,通过权限设置,实现网上查阅,部分档案经过有关领导审批后可以直接下载,在保证电子档案安全保管的前提下提高其利用率,方便生产一线使用。
 

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