征集档案的整理工作初探

　　摘要:随着征集档案向深度和广度的发展,数量增加,给常规档案的整理模式带来的挑战越来越明显,征集档案迫切需要更加科学的整理方法。本文根据征集档案的特点,提出对征集档案进行不同于常规档案的分类、立卷、排列、编号、编目、装盒等一系列的整理工作方式。
　　关键词:征集档案 整理
　　
　　自档案工作“两个体系”建设提出之后,为弥补馆藏不足的缺憾,各级档案馆以多种公文形式向社会广泛征集档案的活动越来越多。随着征集档案数量增加,迫切需要更加科学的整理理念和方法作指导。
　　
　　一、征集档案的特点
　　
　　征集档案是指档案部门在本馆(室)收藏范围内,根据馆藏、展览或研究等方面的需要,向海内外有计划、有目的地将零散保存在社会上过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的,经过有关专家鉴定,对国家和社会有保存价值的历史记录收集回单位的档案及有关文献。
　　它具有所属全宗多,时间跨度不一,内容广泛、质地多样等特点。征集档案不同于常规进馆档案,所属全宗不定,进馆的时间不定,随时发现,随时征集;而且征集来的档案不仅内容丰富,质地也五花八门。如烟台市档案馆拓宽档案征集渠道,电器也进了档案馆;广东省档案馆征集“知识青年上山下乡”档案资料启事中,将当年知青劳动及生活中的书信、证件、有特殊价值的割胶刀、扁担、挎包、水壶等实物均列入征集范围。
　　
　　
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二、探索征集档案整理工作的必要性
　　
　　档案整理,有广义和狭义之分。广义的档案整理包括对档案的鉴定、考证、编目出版。狭义的“档案整理,就是按照一定的原则和方法, 对零乱和需要进一步条理化的档案进行分类、 组合 、 排列、 编目,使档案系统化的工作。”① 通过整理,使零散的档案从无序到有序,为档案的保管、检索与利用提供秩序基础和线索。征集档案的整理,是指将处于零散状态的征集档案系统化、条理化、秩序化,使它们之间建立起固定顺序,包括确立和区分全宗、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列的过程。
　　(一)常规整理工作的制约。征集档案的特点决定了整理不能生搬硬套常规的档案整理方式进行,否则,就会碰到全宗、分类、组卷等诸多问题无法解决。
　　(二)档案资源共享的要求。有研究者指出,“档案分类实践水平无法随时代前进而得到发展, 随档案工作变化而得到提高”②,使档案资源开发利用出现窘况。档案整理的自发性和随意性已经影响档案资源的跨地区共享,因此,征集档案的规范整理工作就显得十分必要。
　　(三)档案事业发展的需要。档案的征集是档案馆(室)发展的物质基础,随着征集档案数量的与日俱增,迫切需要探索更加科学的整理模式。
　　
　　三、征集档案整理工作
　　
　　以科学的理论为指导,根据档案工作的实践经验和征集档案的特点,树立简化整理,深化检索的工作理念,才能将处于“孤独”状态的档案资料找到合适的归属,并方便保管利用。
　　(一)科学分类
　　首先是确立全宗。全宗是档案馆(室)的 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一层分类和管理单位。由于征集档案零散,很难确定它们的所属全宗。有的即便可以判定,但其所属的全宗早已不复存在;或极个别的能在本馆馆藏内找到相应的全宗,但补、插卷因分类、编号、目录编制等问题变得非常费时费力,且没有必要。所以整理征集档案时,利用档案汇集方法,把它们作为一个全宗进行整理,设其为“征集档案全宗”,只给一个全宗号。
　　其次是建立分类体系。档案的分类有实体分类、信息分类、概念分类。为了简化问题,本文特就征集档案的实体分类进行探讨。根据本人多年的工作实践,以质地、性质、功用相结合的形式,对征集档案进行分类,比较方便保管和利用。
　　1.关于一级类目的划分与标识。一级类目是一个全宗下征集档案实体分类的最高层位。其类目和标识如下: 1.文件类;2.书报刊类;3.手稿类; 4.族谱类;5.宣传品类;6.图纸类;7.货币类;8.证章类;9.音像类;10.艺术品类;11.旗帜类……
　　2.二级类目的设置与标识。二级类目是对上级类目的细分。结合征集档案记述和反映的内容性质,进行设置。如1.文件类:1.1公文(通知、请示、报告、计划、总结、决议、奏折……);1.2合同、契约;1.3宣言、文告;1.4电报……
　　2.书报刊类:2.1书籍;2.2报纸;2.3刊物
　　3.手稿类:3.1文稿;3.2书信;3.3笔记(日记、随笔、杂记、会议记录、帐簿……)
　　4.族谱类:按笔画或姓氏设置
　　5.宣传品类:5.1通告、公告、告示、启示;5.2海报、宣传画;5.3传单;5.4标语……
　　6.图纸类:6.1手绘图;6.2印制图……
　　7.货币类:7.1金属币、样品币;7.2纸币、票样;7.3纪念币; 7.4布币;7.5有价证券;7.6票据(粮票、邮票、布票……)
　　8.证章类:8.1证件;8.2,证书;8.3聘书;8.4奖状;8.5印章;8.6勋章;8.7奖章;8.8徽章;8.9奖牌(奖杯);8.10袖领章(袖章、领章、肩章);8.11证据(证明信)……
　　9.音像类:9.1照片(玻璃照片、彩色、黑白);9.2底片;9.3录音带;9.4录像带;9.5唱片;9.6电影胶片;9.7幻灯片
　　10.艺术品类:10.1书法;10.2绘画(国画、水粉画、油画、漫画、年画……);10.3木刻画;10.4拓片;10.5剪纸;10.6工艺品……
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　　11.旗帜横幅类:11.1锦旗;11.2党、国、队、校等旗;11.3横幅……
　　3.三级类目的扩展与标识。在二级类目确定的基础上,根据实际与可能,识别情况而定。如城市建设档案馆将建筑材料类的装饰件再扩展到瓦当、石雕、砖雕、门、廊柱等;对于征集钱币较多的档案馆(室),可将货币类的金属币类再扩展到金币、银币、铜币等。其标识方法与标识和二级类目相同。
　　上述分类方法的不足之处是个别有内容联系的档案会由于存在的形式不同被分到不同类别,不过,这可以利用专题索引或汇编来弥补。在计算机普及的今天,也可以利用信息分类弥补。
　　(二)以件为单位进行立卷。以件为单位较适合征集档案的管理。因为征集档案规格、质地特殊,以件为单位整理,更能保持档案的原始形态。同时,以件为单位整理,为将来征集档案的剔除提供方便。
　　(三)以入馆的先后进行排列。将征集档案在分类方案的最低一段类目内,以件为单位,按入馆的先后进行排列。比如证章类的奖章,2006年排列到30号,2008、2009年没有此类入馆,2010年征集回馆的就排31号。排列顺序时不受档案形成的年度限制。因为征集入馆时间与档案的形成时间没有直接的联系。同一批次进馆的,同时又是同一级类目的按事由排列。由于征集档案是经过专家鉴定入馆的,故同一个保管期限,故排列时也不再考虑期限问题。
　　(四)按照分类方案和排列顺序进行编号。征集档案应依分类方案和排列顺序逐件编号。编制档号的位置因征集档案的质地不同而不同。纸质档案在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容;其他质地,档号的标注位置有两种方法可供参考。一种是自制标签牌,比如纺织品类,皮革和皮毛,金银首饰等可选择自制标签牌。另一种档号的标注办法,用油性黑色笔将档号直接书写在不影响展览美观处,这种方法适用于陶制品、雕刻、油画等征集档案。
　　(五)按题名、时间等信息进行编目。目录是整理结果的客观体现,是最基本的检索工具,较为全面地记录了档案可供检索查找的有关特征与线索。目录设有文件题名、责任人、时间、文号、质地等项目。特别是利用计算机查询档案的今天,这些信息编制的质量,直接影响查找利用的速度。征集档案具体著录的项目、规则,可参照常规档案的做法,本文不再赘述。但是由于征集档案的特殊性,在编制目录过程中,特别注意题名、时间等信息的编制。
　　1.题名。档案本身有名者,一般不另定题名;没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“〔〕”号。题名由三个部分组成,即:年代、款式或作者;特征、纹饰或颜色;形状或用途。尽量用物主、事件、地点、用途等直接表达它的主要内容、特征。如朱德(物主)在南昌起义(事件)时使用的笔记本。
　　在编制题名时,一定要查看每一件征集档案的《征集档案信息记录表》,对档案的来龙去脉有一个全面的了解,确定题名才能准确。
　　2.时间。即档案形成的时间。凡档案上有的全部照录。不清楚的,用某历史朝代称谓或历史时期,或某一事件期间,或某一政府统治期间。如 “清朝”,“旧民主主义革命时期”,“辛亥革命期间”,“武汉国民政府期间”。
　　(六)根据征集档案的材质、形状进行包装(装盒)。它即可防光、防尘、防有害气体对档案的直接影响,也可减少对档案的直接磨损。为了保护档案,通常我们将装订立卷完毕的档案案卷装到档案盒内。为了查找方便,在盒上盖上档号,是整理的最后一步。但征集档案是以件为单位,且规格不一,为了保护档案,定制去酸的规格不一的牛皮档案袋较为合适。在档案袋脊背部标明档号、名称、时间等主要信息。对古籍散本,可装入木匣;装裱后的字、画可装入用布、帛等做成的套子内。也可以根据征集档案的材质、形状、器形的大小、重量等多种因素,选用特殊的材料和多种制作方法,为珍贵征集档案设计制作外包装的囊匣。
　　
　　注释:
　　①史玉峤.现代档案管理学[M].青岛出版社,2002.
　　②李兆明.关于档案分类理论与实践的反思[J].档案学研究,2004(2).

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