关于把档案馆建设成为政务信息中心的思考

　　随着政府信息公开日渐成为当今社会的热点问题,各级国家综合档案馆能不能抓住这个机遇,发挥自己的特点和优势,积极参与到政府信息公开工作中,逐步把档案馆建设成为政务信息中心成为关注的焦点。
　　
　　一、由各级综合档案馆组建政务信息中心具有可操作性和经济性
　　
　　1、档案馆具有一定的信息基础,有利于政府信息的集中收集和综合管理
　　(1)信息只有附着在一定的物质形式上才能存在。政府信息大多是以文件和档案的形式存在的。经过50多年的努力,各级档案馆己将同级机关10年(省级机关20年)以前形成的档案全部接收进馆,已成为各级政府部门历史记录的集中保管地。进入21世纪以来,各级档案部门与时俱进,不断创新服务机制,积极开展现行文件的提供利用服务,并设置有现行文件阅览室,方便社会利用。因此,各级国家综合档案馆既集中保存了各级政府的历史记录,又保存有各级政府的现行文件,已成为事实上的政府信息保管基地。
　　(2)档案馆为各级政府部门文件与档案的形成与管理提供规范指导,使其具有统一的格式,便于政府信息的统一收集、管理和利用。
　　(3)档案馆公布政府信息相对于其他部门自身公布的政府信息而言,具有一定的综合性。公众到档案馆可以获得一揽子源自不同政府机关的各类信息。这些都为履行政务信息中心职能奠定了信息基础。
　　2、档案馆具有强大的信息能力
　　(1)首先,政务信息中心要具有广泛的信息收集能力。政府信息是动态的,又分散于政府的各个部门,没有强有力的信息收集能力是无法将各种信息从其形成部门收集起来的。在《档案法》、《档案馆通则》、《机关档案工作条例》等法律法规的支持下,档案馆已建立了通畅的档案接收进馆渠道和一套十分有效的档案信息采集方法,具备了相当的档案信息收集能力。
　　(2)其次,政务信息中心要具有一定的信息加工整合能力。作为一个信息工作部门,经过多年的努力,档案馆已具备了强大的信息加工能力。档案馆拥有强有力的领导班子,拥有一批政治素质高、业务能力强的档案信息整编队伍,形成了一套科学的工作机制,积累了丰富的信息加工整合经验。
　　(3)第三,要想成为政务信息中心,就必须拥有高效的信息提供利用渠道和方式。经过多年的摸索,档案馆已建有多套信息检索工具,开发有信息检索系统,并能够提供网络检索服务。
　　3、档案馆的现行文件阅览室具备了政府信息开放的条件和经验,有利于降低政府信息开放的成本
　　现在全国许多城市档案馆均设有现行文件阅览室,面向社会公众开放。以成都市为例,档案馆向社会开放的现行文件一般是指市委、市政府还在执行和使用的规范性文件及行政规章,市人大常委会通过的地方性法规、规章和市政协通过的工作规则、通则,市直机关制发的规范性文件。虽与政府信息公开范围不同,但信息开放目的和性质相似,都是为了增加工作透明度,保障人民群众的知情权,改善经济发展软环境。另外,现行文件阅览室工作人员积累了办理文件信息公开事项的经验,所以依托各级档案馆在现行文件阅览室的基础上建设政府公开信息阅览室既顺理成章,又经济实用。如上海市政府要求直属部门定期将必须公开的政府信息纸质目录和电子目录报送市档案馆,从而使得设在市档案馆的现行文件开放利用中心在不增加人员编制和经费的情况下,同时发挥了政务信息中心的功能。
　　
　　
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二、积极把档案馆建设成为政务信息中心
　　
　　档案馆虽然具有成为政务信息中心的有利条件,但要建设成为真正的政务信息中心,应着重做好三项工作:
　　1、做好信息储备,把档案馆建设成为政务信息资料的存储基地
　　建设政务信息中心要从满足社会信息需求出发,规划建设档案馆馆藏。在档案文件的接收范围上要囊括所有的党政机关和有行政管理职能的事业单位;信息内容上要囊括人民群众、社会组织所需要的各种政府信息;信息形态上要包括纸质、电子等各种载体,并逐步由以纸质为主向以电子为主转变;时间跨度上要完整,历史和现行信息全部收集,不能间断。
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　　2、加强信息化建设,提高信息处理能力
　　网上信息中心是未来政务信息中心的基本模式。为此,档案馆应加紧信息化工程建设,尽快实现管理的现代化,把档案馆建成网上政务信息中心。
　　一是要积极争取把档案馆信息化建设纳入政府信息化规划和重点建设计划,为档案馆信息化建设寻求政策和资金支持。
　　二是要加强信息基础设施建设。档案管理信息化建设离不开计算机软、硬件和网络技术支持。要加大经费投入,配备满足数量要求和配置要求的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机、复印机等设备,选用统一的高质量的应用软件,建立标准化的数据库,这样才能实现档案收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的信息化管理。
　　三是要改革现有的工作模式,不断增强信息处理能力。政务信息中心向社会提供的是系统的政府信息,提供的是信息产品,不再是传统意义上的档案文献,而且提供利用的数量也会越来越大,档案馆必须具备强大的信息处理能力才能满足工作需要。目前档案馆管理模式、管理手段和管理方法都是在传统档案文献管理的基础上建立起来的,离政务信息中心的要求还有一定的差距。档案馆必须根据新的角色要求进行全方位的改革,在先进的信息管理理论指导下,遵循信息工作规律进行流程再造,借助网络信息技术,开发档案信息管理系统,逐步实现档案信息采集、加工整合和提供利用的自动化、网络化,不断提高档案馆的信息处理效率。
　　四是要积极实施数字化工程,丰富数字信息。网上政务信息中心是以数字信息为基础的。传统的档案馆馆藏大多是以纸质档案文件的形式存在的,必须加快其数字化步伐,为建立网上政务信息中心做好信息准备。馆藏信息数字化包括馆藏档案文件数字化和档案目录数字化。馆藏档案文件的数字化应从两方面、通过两个渠道来实现。一要抓好馆藏档案的数字化,通过数字化技术,将馆藏纸质档案、照片档案、录音录像档案转化为电子档案;二要大力接收现行电子文件。当务之急是制发电子文件收集整理和归档办法,要求各机关档案室收集积累本单位形成的电子文件,并随同现行文件移交档案馆。档案目录数字化通过对档案文献内容和形式的分析,著录标引档案文件的检索特征,建立馆藏档案文件目录数据库,为信息的检索利用提供基础保障。
　　此外,在信息化、数字化的社会大背景下,电子文件的数量急剧增加,档案管理工作应将电子文件的归档管理工作纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划,进行同步设计、同步实施,实现文档管理一体化,通过政府门户网站政务公开栏目设置“申请公开”分栏目,网上受理政府信息申请,并实现政府信息的网上公开。
　　3、要尽快建立和完善档案数据标准,实现信息共享
　　政务信息中心比传统意义的档案馆更强调馆际交流和协作,要求信息的交流和共享更加顺畅。要实现馆际的统一行动和信息的共享,除加强系统内的组织协调外,更重要的是要建立一整套的档案数据标准,用技术规范统一系统内档案数据格式,包括电子文件格式和档案目录数据格式,为系统内的信息共享奠定基础。
　　
　　参考文献:
　　1、胡凌秋:《政府信息公开与档案信息资源利用》,《浙江档案》,2004年第7期。
　　2、蔡艳红:《政府信息公开与档案工作》,《档案学通讯》,2005年第3期。
　　3、王英玮:《关于公共档案馆服务社会化的思考》,《档案学通讯》,2005年第3期。
　　4、杨霞:《政府信息公开实现条件研究》,《档案学通讯》,2005年第3期。
　　5、黄存勋:《走向公开:创新档案利用服务机制的最佳切入点》,《档案学通讯》,2005年第1期。

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