加强房地产企业拆迁档案的收集工作

　　房地产企业拆迁档案是指房地产开发企业(拆迁人)依法对被拆迁人实施房屋拆迁活动中直接形成的，对国家、社会和企业有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。
　　
　　一、房地产企业拆迁档案的地位和作用
　　
　　1、房地产企业拆迁档案的地位
　　房地产企业的拆迁工作是一项“民心工程”、“实事工程”。拆迁工作的好坏，直接影响着老百姓的切身利益乃至整个社会的民生状况。房地产拆迁档案记录了企业的生产经营状况、老百姓居住条件的改善过程以及社会城市建设的变迁过程。所以，房地产企业拆迁档案的数量和质量在某种程度上体现了房地产市场的秩序，反映了企业的经济效益，涉及着千家万户的生计。
　　2、房地产拆迁档案的作用
　　(1)房地产企业拆迁档案是检查、审核拆迁活动的重要依据，是即将消失或已经消失的建筑物的原始记录。由于它是原始建筑的真实记录，因此可以作为历史的见证和证据供后人利用，同时其自身所蕴含的历史和文化价值也是不可估量的，对于恢复和还原历史面貌、了解和认识人类社会的发展都有着极其重要的作用。
　　(2)房地产企业拆迁档案不仅是区域建设发展中的宝贵资料，同时它也与经济建设、社会稳定以及人民群众的安居乐业息息相关。它不但可以为区域管理、改造区域形象提供必要的依据，而且对保存区域信息、留存区域原貌有着重要意义。
　　(3)房地产企业拆迁档案是房地产企业档案的主要组成部分，它是保障被拆迁人合法权益的重要凭证，也是房地产企业管理房屋的重要依据，同时它在房屋易主、办理产权、法律纠纷等事宜中发挥着重要的作用，关系到老百姓的切身利益。
　　
　　
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二、房地产企业拆迁档案的特点
　　
　　房地产拆迁档案区别于其他门类档案，具有内容复杂、易变、利用群体相对稳定的特点。
　　1、内容的复杂性。拆迁改造本身是个较为复杂的工程，涉及的部门多、任务重、工期长，包括从调查摸底、测算计划、动迁审批至拆迁、安置、施工等多个阶段，而且各个阶段内部又会有很多划分。例如我集团负责的开阳里危改小区在拆迁安置、补偿问题上，根据被拆迁入意愿，分为回迁、外迁、货币补偿、放弃等多种情况，甚为复杂，随之产生的档案在内容上也必然会体现出复杂性的特点。
　　2、内容的易变性。不同时期、不同阶段、不同地区国家的拆迁政策不同，房地产企业拆迁档案在内容上也会有所变化。以北京市为例，2001年11月1日起执行北京市人民政府第87号令《北京市城市房屋拆迁管理办法》，2003年5月1日起执行北京市国土资源和房屋管理局《关于修订<北京市房屋产权单位管理办法>的通知》，危旧房改造拆迁执行北京市人民政府办公厅(京政发[2000]19号)《关于印发北京市加快城市危旧房改造实施办法(试行)的通知》等。随着拆迁政策的变化，拆迁档案也会随之而变。
　　3、利用群体的相对稳定性。房地产拆迁档案所具有的特殊的依据和凭证作用，决定了拆迁档案利用群体的相对固定性、稳定性，即拆迁人、被拆迁人和法律纠纷解决部门。

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　　三、拆迁档案收集工作存在的问题
　　
　　拆迁档案的以上特点说明了拆迁档案的收集工作会存在一定难度。笔者结合自身的工作实际发现，目前拆迁档案的收集工作存在以下问题。
　　一是拆迁单位领导和工作人员的档案意识比较薄弱，领导重视不够，在拆迁工作中重施工、赶工期，轻视拆迁档案资料的收集和整理工作，没有将拆迁档案工作纳入企业管理中，严重影响了拆迁档案的收集工作。
　　二是拆迁任务重，涉及的拆迁单位或部门多，拆迁人员流动大，有些是单位岗位调整后转岗到该岗位，拆迁人员专业水平较低，综合素质不高，有的工作人员缺乏责任心，对拆迁资料审核不严格，导致原始记录不准确，不能真实反映拆迁工作的过程，给国家、企业和被拆迁人造成经济损失。
　　三是拆迁档案管理制度不健全，特别是在归档范围、归档时间上没有统一的依据和制度，拆迁资料散失在个人手中，造成档案人员的收集工作十分被动。拆迁人员为了赶工期和方便自己利用，将拆迁资料据为己有，没有配合档案人员及时归档，导致收集的拆迁档案存在不齐全、不完整问题，最终导致企业档案资产的流失。
　　
　　四、加强拆迁档案收集工作的对策
　　
　　针对上述问题，笔者认为加强拆迁档案的收集工作，可以采取以下措施。
　　1、加大对拆迁档案收集工作的宣传力度，形成收集工作重要性的认识，不断提高档案意识。
　　具体做法：一是档案部门要加强拆迁档案收集工作的宣传教育，使每一个拆迁工作人员都明白拆迁档案在企业管理中的重要意义和作用，养成自觉保管和及时移交拆迁档案的习惯，并将档案意识贯穿于整个拆迁工作。二是加强对拆迁人员拆迁档案收集要求的培训工作，明确在拆迁工作中拆迁档案的收集范围，保证归档文件材料的质量和有效性。针对目前拆迁档案管理的特点，我集团不定期请北京市档案局专家及相关业务主管部门举办档案知识及相关业务知识的培训，重视对拆迁档案专业人员的培养，稳定档案干部队伍。通过几年的努力，我集团拆迁档案管理水平有了较大的提高。
　　2、建立健全拆迁档案管理体系，明确拆迁档案职责。
　　一是明确各拆迁单位拆迁档案主管部门及主管领导，配置拆迁档案人员及拆迁业务人员。例如我集团在拆迁单位形成了一个领导分管、专职档案员和拆迁部门兼职档案员“三到位”的管理模式。其中，档案人员负责督促业务人员将其分散在各拆迁工作人员手中的拆迁档案收集齐全完整，按拆迁档案的形成规律整理、编目后向档案人员移交归档。通过清晰的档案管理体系和合理的职责分工，保证了拆迁档案收集的齐全、完整、准确。
　　二是加强收集拆迁档案的前期准备工作，为档案的收集工作奠定基础。拆迁档案内容复杂、分散，收集难度大，但是拆迁档案的收集质量直接涉及到拆迁人与被拆迁人的切身利益，也就是国家、企业和老百姓的利益。这就要求档案部门提前介入，从拆迁工作一开始就主动介入，进行项目跟踪，加强对拆迁档案的收集工作。
　　三是制定拆迁档案的收集制度，明确拆迁档案的收集范围。正确划定拆迁档案的收集范围，是拆迁档案工作的重要环节，也是拆迁档案收集工作的依据。为此，我集团档案部门会同拆迁部门共同确定了拆迁档案的收集范围、归档时间、归档要求等，特别是归档范围的制定，保证了收集工作的质量和拆迁档案的质量，同时也决定了拆迁档案的利用效果，在某种意义上为企业挽回了一定的经济损失。近年来，涉及拆迁的行政诉讼案件越来越多，为了使拆迁行政案件的审判体现公正、公平的价值，体现保护拆迁人和被拆迁人的合法权益，收集齐全、完整、准确的拆迁档案尤为重要。例如我集团开发建设的双榆树小区在拆迁某公司时与该公司签订了拆迁补偿协议及合作建设办公楼的合作书。近期，该公司到档案室借阅小区前期开发资料办理办公楼产权证，档案人员会同拆迁部门查阅当时的拆迁档案，证明该办公楼产权归两个公司共同所有，避免了集团资产的流失，为企业挽回了经济损失，拆迁档案发挥了巨大的作用。
　　3、档案工作考核与绩效考核相结合，保证拆迁档案收集工作的顺利进行。
　　会同相关部门将拆迁档案的收集工作与年终考核挂钩，用考核评优等管理手段来保证拆迁档案工作的顺利进行。例如我集团通过加强与人力资源部门的合作，将档案收集工作纳入年终考核中，取得了较好的效果，保证了拆迁档案收集的齐全、完整、准确，促进了集团档案工作的发展。
　　总之，加强房地产企业拆迁档案的管理，特别是拆迁档案的收集工作，是管理好拆迁档案的重要环节，如果拆迁档案收集不完整，一方面国家和企业的利益会遭受损失，导致资产流失；另一方面老百姓的切身利益不能得到保障，无法实现改善百姓住房的最终目的。所以要确保拆迁档案的完整、准确，真正体现拆迁档案的价值所在，更好地为企业的经济建设和发展服务，更好地为维护人民群众的合法权益服务，更好地为社会的安定和谐服务。
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