城市规划管理审批档案的动态管理

　　城市规划管理审批是城市规划实施过程中，规划行政主管部门依据《中华人民共和国城乡规划法》而进行的各类建设项目的规划管理工作，目的是对区域内各项建设用地和建设工程实行统一规划管理，确保城市规划的实施。
　　
　　一、动态管理
　　 
　　按照《中华人民共和国城乡规划法》的要求，我国实行“一书两证”的规划审批制度，即项目建设应取得城市规划主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证和建设工程规划许可证。然而一个建设项目在其完整的生命周期中会不断发生属性的变化，例如建设用地的用地性质、位置和界限的变更，建设工程的扩建、改建、翻建及道路改造，项目产权变更等等。这些变化客观上要求城市规划主管部门不断变更原有规划审批的结果，而从项目的成套性出发，在对规划管理审批档案（以下简称审批档案）的管理中，就要始终保持动态跟踪的机制，这样才能确保审批档案内容的完整、准确。因此，动态管理是审批档案管理的基本方式。
　　所谓动态管理就是指为保证审批档案内容始终与其记录的规划审批业务的一致性，档案内容应根据其记录对象的变化而变化，其管理方式必须适应档案内容不断变化的要求，随时反映规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。
　　
　　
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二、审批档案动态管理的实现
　　
　　审批档案的动态管理在不同的历史时期有不同的实现方式。
　　1、实体完全撤并卷方式
　　从上世纪50年代至90年代末，审批档案的动态管理普遍采用这种方式。所谓“实体撤并卷”是撤卷与并卷的统称。在传统的档案整理原则指导下，审批档案以建设项目为保管单位进行立卷。“撤”指当原有审批结果被撤销时，将内容已被废止的档案从原案卷中撤出，进行单独保管或定期销毁；“并卷”指当不改变原有审批结果时，原档案内容及顺序不变，只是将新形成的反映变更内容的档案插入相应案卷。
　　实体完全撤并卷是审批档案动态管理的原始方式，即项目规划审批结果的所有变更都是通过档案实体排列方式的变化来完成的。其特点是项目成套和符合经办人员的利用习惯。规划审批的经办人员在受理一个项目的变更申请时，必须调阅该项目以往的审批结果。档案实体的撤并卷方式正好将项目全部档案集中，在提供利用上信息完整的优势非常明显。
　　但是，实体完全撤并卷方式也存在很多问题。一是档案实体整编工作量大。不仅档案实体有频繁的“撤”、“并卷”操作，当原有案卷内容改变后，与之相关的各种登记、目录、备考等信息都要做出相应调整。二是难以保证档案的完整。档案实体的撤并卷是以许可证为核心进行的，而如果一个项目的变更未通过许可，其文件材料的归属就成为了问题。这部分未通过许可的文件被称为过程资料，习惯上由经办人负责保存，因此遗失比较严重。随着计算机技术的发展，这一方式已逐步被淘汰。
　　2、“半撤并卷”方式
　　20世纪90年代前后，随着城市建设的不断发展，规划审批业务量越来越大，规划审批变更的情况也越来越多。档案部门为了缓解频繁的“撤并卷”压力，在计算机辅助管理条件下,对前一时期实体完全撤并卷的方式进行了改良，根据是否有行政许可结果的变更（即是否核发新的许可证）来区分是否进行并卷。如果项目或土地情况的变更经过行政审批颁发了新证书，过程完整，则新产生的文件单独立卷，不进行前期有关文件实体的并卷，只在原有证书上作注销标记，同时利用计算机建立新旧案卷间的信息关联；如果审批结果未获通过，即未核发新的许可证，则办理过程中新形成的各种函复、复函文件还必须与原项目的档案案卷进行并卷保管。
　　这种管理方式虽然也是以项目为单位组织案卷，但在项目内保持了许可证的相对独立性，这样既可以保证档案实体的相对稳定，同时又减少了档案整编的工作量，也基本能满足现实的利用需求。与完全撤并卷不同的是，这一方式的实施需要依赖计算机辅助管理。
　　3、按规划审批阶段管理方式
　　按规划审批阶段管理（以下简称阶段管理）方式，是2000年以后普遍采用的一种动态管理方式。它主要以信息技术为依托，不再以档案实体的变动来反映一个项目规划审批的历史变更，而是完全利用计算机的信息处理能力实现一个项目全部规划审批信息的动态关联。
　　阶段管理方式的特点是：1）简化整编工作。按照这种管理方式，档案部门无需再进行组卷和档案文件的撤并卷操作，实体管理稳定，避免了卷内文件目录等各种档案登记内容的频繁变更和调整。2）档案完整性得以保证。按阶段管理后，由于不再需要以许可证为核心进行案卷的组织，从源头上解决了过程资料的问题。
　　当然，阶段管理方式也存在一些不足。一是档案实体利用过程比较麻烦，需要在几个阶段文件中分别调取。如果实体档案利用率居高不下的话，将增加档案部门的工作压力。二是项目之间的信息关联完全靠计算机实现，一旦出现数据错误或实体排列错误，死档将难以避免。三是库房压力明显增加。按阶段管理方式将各阶段内的文件按时间流水排列，各阶段档案又不能摆放在一起，必须预留保管空间，增大了档案库房的压力。
　　
　　三、当前审批档案动态管理中普遍存在的问题
　　
　　现代信息技术的应用将档案人员从繁重的撤并卷工作中解放出来，但无论是半撤并卷方式还是阶段管理方式，动态管理的实现都仅局限于档案管理环节，缺乏过程控制是当前审批档案动态管理中普遍存在的问题。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　　1、缺乏有效控制档案完整、准确的措施
　　当前，审批档案的管理普遍是由规划行政主管部门形成并移交档案，由城建档案馆负责保管和提供服务的。这种形成、管理与利用相分离的管理体制显示档案部门的工作是以被动接收档案为开端的,缺乏对文件形成过程的监督和控制，这也就导致了档案质量缺乏保障。
　　2、档案管理基础数据的重复采集
　　目前，审批档案管理系统存储与检索所需要的基础数据依然是由城建档案馆工作人员以手工录入的方式来完成的，不能有效利用规划审批业务系统中的数据，造成大量的重复劳动，工作效率低下；同时也增加了由于著录数据错误而导致档案无法利用的风险。
　　3、审批档案分散管理，难以实现规划审批业务的“一站式”服务
　　当前，各地审批档案的搜集范围基本局限在规划审批业务环节，但实际上在规划编制、公文流转和行政审批环节中还有一部分文件和规划审批业务的关系十分密切，是规划审批的依据性文件。由于档案类别的划分问题，这部分以公文形式存在的文件被作为机关的文书档案或其他类别的档案，与审批档案实行分别管理，而且没有与相关项目审批信息之间建立关联关系，一个项目完整的历史联系被人为地割裂。这种分散管理导致经办人在经办案件的过程中必须从不同来源查询信息，难以得到“一站式”的高效服务。
　　
　　四、深化审批档案动态管理的思考
　　
　　解决当前审批档案动态管理中存在的问题，深化动态管理要从前端控制和过程控制入手，同时要充分发挥现代信息技术的作用。
　　1、实行前端控制，确保审批档案的完整和准确。
　　如前所述，审批档案形成与管理和提供利用相分离的体制是难以有效保证档案完整、准确的关键因素，也是导致档案部门整编工作中大量重复劳动的主要原因。因此，档案管理部门必须进行前端控制，如制定科学的归档制度，统一数据格式，将档案管理的要求纳入规划审批业务系统，在文件形成的同时采集档案管理所需数据等。实际上，这些前端控制措施的实行并不仅仅是技术层面的问题，更重要的是观念的问题，档案部门应努力沟通，尽早落实，这样才能使审批档案这种重要的政府信息资源更充分地发挥作用。
　　2、运用现代信息技术，将对结果的控制延伸到对过程的控制。
　　目前，审批档案的动态管理大都是在档案管理环节实现的，即在城建档案馆的检索系统，通过数据库方式实现项目信息的关联，以此提供利用服务。这种方式是造成档案数据错误和工作效率低的主要原因。在规划审批过程中，大多数工程项目在申请立项时首先都要进入收件窗口。如果在窗口收件过程中自动生成条形码，并对其信息归属进行相应的处理，这样既能准确揭示档案内容的历史联系，又有助于对项目审批过程的动态跟踪。但是在项目审批环节利用条形码建立的项目信息需包括：1）着眼于建设项目的全程管理，揭示项目不同规划审批过程的信息；2）反映项目内容交叉或包含、撤销等关系的信息，如工程分期建设、地上和地下建设、建设主体加层、建设主体变更等相关信息；3）与其他类别相关档案信息的关联信息。在完整建立以项目为核心的审批档案信息关联的过程中，将分散在办文和公文管理中的审批档案信息包含其中，这样才能真正完整地实现全部审批档案的完整揭示和便捷利用。

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