企业文件材料收集难的原因

　　文件材料收集难，是当前企业较为普遍存在的问题。笔者在本文中透过文件材料收集困难的现象，对问题产生的原因进行了系统而较为深刻的探讨，提出了切实可行的应急措施。
　　
　　一、文件材料收集困难的表现
　　
　　笔者分别以案卷和归档文件件数为统计单位对铁路物资系统1996-2006年的归档数量做了比较。全系统1996年档案归档总数为7100卷，2006年归档总数为3104卷，下降128.7%，文件归档数量（以件为单位，下同）同比下降178.6%。又据个案分析：合肥公司1996年归档189卷，2006年归档72卷，下降162.5%，文件归档数量同比下降201.4%；兰州公司1996年归档257卷，2006年归档19卷，下降1351.6%，文件归档数量同比下降1503.7%；最突出的是昆明公司，1996年归档218卷，1999年至今未归档一卷档案。据笔者对铁路建筑、工业、工程和地方城建、市政等行业做出的调查得知，自从2004年起,越来越多的档案人员认为文件材料收集工作越来越难。近年，像过去的合同协议、统计报表、计划总结和会议文件，这些通常不编号登记的“非红头文件”，归档数量急剧下降。仅以合肥公司为例，由过去的每年七八十份减少到现在的七八份。而设备维修记录、房屋修缮形成的技术文件和地下管道维修改造形成的图纸等科技归档材料，收集工作也阻力重重。不少档案人员无奈地说，去各部门收集文件材料跟要饭一样！从总公司下属单位档案利用反馈事例也表现出了基层文件材料归档状况令人担忧的一面：总公司机关档案室每年都有数起子公司索取本单位领导人职务任免文件；上年印发的总公司未批复的重要请示文件，过一年后需重新办理请示事项，急待总公司传真；甚至一些批复文件后附的工程项目图纸、科技成果奖励文件，技术专业任职资格类文件因未归档，也向总公司档案室索取。
　　
　　
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二、文件材料收集难的一般原因
　　
　　1、部分企业档案部门撤销，档案管理职能难以发挥。
　　直至上个世纪末，企业普遍设置档案管理部门。由于档案部门负责督促其他部门的文件材料收集工作，保证了文件材料收集工作的正常开展。每当厂长（经理）办公会议或与档案工作有关的会议召开时，将文件材料收集工作提上议事日程，有关问题可在部门间协调解决。日常发生文件材料收集工作重大问题或亟待解决的问题，档案部门负责人会向分管领导报告，引起领导重视，得到及时解决。一旦撤销了档案部门，这个中间环节消失，档案管理职能便无法发挥，文件材料收集工作问题在挂靠（或兼并）部门难以提上工作日程，相关问题无人汇报、无法协调，这些单位的文件材料收集工作便如断开的链条一样，处于瘫痪状态。
　　2、企业各部门文件材料收集工作考核责任制缺失。
　　在企业档案管理与企业管理一同升级的年代，工厂将文件材料收集工作纳入企业管理考核范围并与奖惩挂钩，企业管理办公室每月底都来档案室查询各部门文件材料收集工作。有一次发现设备科C620机床修理材料未在规定期限内归档，便扣掉该部门2分，扣除科长和当事人当月20%奖金，责成科长在厂长办公会议上检讨。在世纪之交开展的企业档案管理目标认定活动中，也把文件材料收集齐全完整率纳入重要考核指标。事实充分证明，只有将文件材料收集工作纳入企业考核目标并与奖惩挂钩，才能保证文件材料收集工作得到正常开展；而近几年普遍出现的企业文件材料收集齐全完整率大幅度下降，也是该项工作不再列入企业考核目标，没有了奖惩措施的直接结果。
　　3、企业档案管理网络成为过去美好的回忆。
　　多年做档案工作的老同志都还记得企业档案网络化管理这一事物。当年，每个单位的档案管理网络图挂在档案室和相关部门的墙上，网络成员包括工厂（公司）分管档案工作的领导、档案科室负责人、各职能部门兼职档案员，由分管领导定期召开档案管理网络例行会议，沟通文件收集工作信息，交流经验，制订并不断完善文件材料收集工作规章制度，使得文件材料收集工作成为企业管理链环中的一个环节，处于有效运转当中。日常文件材料收集工作通过档案管理网络成为各部门职能活动之一，成为广大职工的自觉行动，企业文件材料收集工作有了广泛的群众基础。时过境迁。当企业档案管理网络成为历史之后，文件材料收集工作重担落在档案员一人身上。当新接班的年轻档案员身兼多职，在百忙当中去各部门收集文件材料一再碰壁之后，在整个企业中，还能有谁再为文件材料收集工作奔波呢？
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　　三、文件材料收集难的深层原因
　　
　　1、计划经济体制下，文件材料收集工作可以依靠行政手段保证。为什么至本世纪初的五十多年的企业文件材料收集工作（“文革”时期除外）一直正常进行呢？其根本原因就在于，文件材料收集工作有作为职能部门的档案科室，有企业考核机制和奖惩办法，有档案管理网络这一系列行政措施保障。这是以人治为主、法治为辅的企业文件材料收集工作运行机制，是计划经济时期企业文件材料收集工作的特色。
　　2、市场经济体制下的文件材料收集工作尚无可保障的运行机制。在企业自主经营、行政约束力逐渐淡出企业领导人视野后，由于尚未建立起与市场经济体制相配套的企业文件材料收集工作运行机制，而企业又缺乏相应的监督约束机制，单单依靠企业行为、依靠领导和职工的自觉性去搞好文件材料收集工作，其预期效果是不言而喻的。在行政约束淡化，而又迟迟建立不起有效法治监督约束机制情况下，文件材料收集工作放任自流是自然而然的事情。
　　3、企业急功近利的短期行为，不可能自发产生文件材料收集工作有效机制。企业领导人为了在任期间快出效益多出效益，或为了自己快速升迁做足了表面文章。他们心中根本就没有企业长远发展的战略思考和全局利益的综合平衡发展观念，一切以创收经济效益为原则，一切以追求眼前利益为动力，对于难见效益或少有效益的文件材料收集工作、对于文件材料大量散失不闻不问。如果几任领导都是如此办理，久而久之，文件材料收集工作积重难返，对企业长远发展极为不利，同时会给企业合法权益损失和商业秘密扩散造成隐患，给企业长远发展带来许多预想不到的困难和损失。
　　4、某些社会价值观对企业文件材料收集工作的消极影响。在崇尚个人价值而淡化甚至贬低集体价值，以个人利益高于集体或国家利益的不正确价值观影响下，在职场畸形竞争日趋激烈，人人自危而相互提防的社会氛围中，某些企业科技和专业人员将个人可以把握的文件材料据为己有，经营部门将办理完毕的合同协议视为部门秘密拒绝向档案室移交，以至于某些公司高管担心档案室泄密，将会议记录、会议纪要、商务谈判和出国带回的重要文件材料锁在自己办公室资料柜中。这样人人互不信任，部门之间相互防范，上下级之间各留一手，上行下效，相互影响，文件材料还如何收集得到呢？
　　
　　四、文件材料收集工作亟需采取的措施
　　
　　由于完善企业文件材料收集工作有效机制，建立健全相应规章制度不是一朝一夕可以成就、可以见效的事情，而文件材料收集工作问题迟迟得不到解决，必定损伤企业长远发展利益和全局性权益，甚至造成国有无形资产大量流失、企业合法权益屡受侵犯的严峻局面。笔者建议：国家档案行政部门迅速制订企业文件材料收集工作监督约束方案，通过发布企业文件材料收集工作规定，建立企业文件材料收集工作行政监督机制，对企业集团、公司总部提出明确要求，分级负责，层层督导，加大企业文件材料收集工作监督力度，尽快扭转不利局面。经过监督检查发现企业文件材料丢失的重大责任问题，向企业发出限期整改通知单，在规定期限内不予整改或整改不力者，提请国务院国有资产监督委员会进行行政处罚。近几年（只是当前需采取的应急措施）将文件材料齐全完整归档纳入央企领导人考核范围，对重大文件材料丢失事件或由此造成企业合法权益严重损失等采取问责制度，防止作为国有无形资产的归档材料的大量流失。
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