电子政务环境下档案利用服务模式的探讨

　　 随着社会信息化的不断深入发展，我国政府部门正加快推进电子政务建设。电子政务依托信息资源优势，可以有效地提高政府部门的工作效率，减少社会的运作成本，这将会给社会的方方面面带来深刻的影响。在这样的一个背景下，档案工作如果能够抓住这一机遇，突破传统的档案利用服务模式，提供高质量的档案信息服务，就可以极大地改变传统档案部门的形象，开拓档案事业新的发展空间。
　　
　　一、电子政务对档案利用服务产生的影响
　　
　　“电子政务 ”的概念源于英文“E - Government”简写为 E - Gov , 在国外被普遍理解为“电子政府”，其原意是指利用网络技术来构建一个 “电子虚拟政府 ”, 从而使民众能够随时随地地享受各类政府服务。在我国，普遍的观点认为电子政务就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时空及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。因此，电子政务是一种全新的政府管理方式，它的实质是政府机构在其管理和服务职能中运用现代信息技术，实现政府组织结构和工作流程的重组优化，这不仅意味着政府信息的进一步透明和公开，而且意味着政府要通过网络来管理其管辖的公共管理事务。
　　电子政务环境下的档案利用服务不是传统意义上的档案利用服务，而是一个基于相对开放、互联互通的网络环境下开展的。因此，电子政务的不断推进不仅对政府转变职能、传递政令、沟通上下、信息集散等具有重要意义，而且对档案利用服务理念、内容、方式、手段等均产生重要的影响。
　　1、促进档案部门树立开放式服务理念
　　电子政务是一个政府部门使用信息网络技术，向公众、企事业单位以及其他政府机构提供信息和服务的过程，其管理和服务是在一个开放的平台上进行的。电子政务的核心思想之一就是使得政务更加公开化、透明化，政府的职能要从管理型转向服务型。电子政务的开放模式，有助于档案部门树立一种开放的全新的档案利用服务意识，为档案利用服务开拓一个新的发展空间。在电子政务环境下的档案利用服务，就要求档案部门转变观念，改变 “坐堂式”的、“你要我供”的被动提供利用方式，树立开放式主动利用服务理念，更大程度地向社会大众开放档案，变传统的主要服务于行政部门向服务于公众转变。开放式的档案服务理念意识，适应电子政务建设与发展的需要，可以使档案走向社会、走进大众的生活，满足社会各方面对档案利用的需要。这就要求档案部门以开放的理念,谋划利用服务工作,借助计算机网络技术构建档案信息服务利用模式。
　　2、为档案利用服务提供了良好的法制环境
　　电子政务建设涉及面极其广泛，其中很重要的一点就是需要法规制度的保障。电子政务的有效运行需要有效地整合信息资源，需要良好的保密安全机制。对此，许多有关电子政务的法规制度将会产生，这些法规制度同时也能很好地规范档案信息利用行为。如《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布与实施，这不仅对政府信息公开作出了规定和要求，也对档案信息利用服务工作提出的规定和要求，从而推进档案利用服务工作向深层次发展。而传统的档案利用服务法规制度是基于档案馆(室)提供利用模式下,与电子政务开放模式对档案信息利用需求不完全相适应,必须对现行的利用工作规章制度进行完善,以满足开放式利用服务的需要。
　　3、为档案利用服务提供了良好的技术保障条件
　　电子政务是在网络环境下依托政府网站进行的，它有可靠的网络技术作为保障。比如PKI身份认证技术、网络安全技术等。依赖于这些技术，基于网络的档案利用服务就能顺利进行。这就能克服因保密安全的原因而导致档案利用在网络上的诸多限制，充分发挥出网络的功能，提高档案服务的质量和效率。同时，档案部门作为政府系统的一个重要组成部分，政府在电子政务建设中也加大了对档案部门的投入，不断改进档案技术设备条件，为档案利用服务创造良好的技术保障条件。
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二、现行档案利用服务模式及其局限性
　　
　　档案利用服务，是档案馆（室）为满足档案利用需求向用户提供档案并为之服务的一项活动。从总体上讲，现行档案利用服务主要有以下几种形式：
　　1、原件的直接提供利用，即直接将档案原件提供给利用者，包括“阅览室查阅”、“档案外借”和“电话查询”等形式。
　　2、复制件的提供利用，即将档案复制品提供给利用者。根据利用者的需要，对档案原件部分或者全部内容通过拍照、摄影、复印、刻录光盘等方式制作成档案原件的复制品，再将复制品直接提供给利用者，或者应邀举办档案展览、在公众媒体上播放。
　　3、编研成果的提供利用，即将经过加工的档案信息提供给利用者。一是档案馆（室）按照一定的主题，将大量的、分散的档案内容进行综合、系统整理后，形成档案编研成果材料，包括文字材料、照片、录音、录像等。编研成果材料虽然在形式上改变了档案原貌，但在内容上完全忠实于档案的原始记载。二是根据利用者的申请，依据档案内容出具的书面证明材料，也就是通常所说的档案证明。
　　4、网上提供档案目录和档案信息。通过档案网站，将数字化档案目录和部分数字化档案信息提供给利用者查询。这种方式有一定的局限性，当其需要获取凭证和依据时，即要获取实质的档案内容，还需到档案馆（室）查阅。
　　在上述四种档案利用服务方式中，除了网上利用服务外，基本上还是处于一种被动式封闭的模式上，其档案服务模式见图1所示。
　　
　　首先是档案利用者因某些特定的需求,向档案部门提出申请,档案部门对利用者的身份进行审查确定，然后，提供者根据档案利用者的申请内容,审查档案信息资源是否能够被利用者查阅,最后再提供给利用者。
　　现行档案利用服务模式的局限性是显而易见的，主要表现在四个方面。一是从档案利用者来看，档案信息服务的提供者没有从根本上区分个人利用者、企事业单位利用者和政府利用者。由于这些利用者对档案信息的需求和质量是有很大区别的，如果不加以区别，档案信息资源的开发本身就不会考虑到这些区别性，从而使得本来可以满足的利用需求没有被满足，导致档案利用服务率偏低。二是从利用方式来看，大多数情况下，档案利用者主要是为了获取实质性的档案信息不得不到档案馆（室）亲自去查阅，受到空间和时间的限制。三是从提供者来看，档案提供者在整个利用过程中基本上是处于一种被动的地位，他是应利用者的申请而提供档案信息服务，而不是去发现利用者的需求，主动地提供档案信息服务。四是从利用的结果来看，并没有一个很好的反馈评价机制，在档案利用者和档案提供者之间就缺少了相互沟通的环节。档案的利用效果以及档案利用者的意见没有能及时地反馈给档案提供者，档案提供者就不能实时而有效地跟踪档案利用者的需求，无法进一步改进档案利用服务质量。
　　因此，现行的档案利用服务模式是一种被动封闭的模式。在这种档案信息服务模式下档案部门始终抱着自我封闭的态度，势必会导致档案利用服务率不高，档案的社会价值就不能完全显现，档案的作用就不能充分而有效的发挥，档案工作的重要性就不能得到社会的普遍认识，社会的档案意识也就难以提高。
　　
　　三、电子政务环境下的档案利用服务模式
　　
　　在电子政务的大环境下，档案部门应充分利用电子政务的优势和条件，改革现有的档案利用服务模式，从被动封闭的服务模式转向主动开放的服务模式,提高档案利用服务效果,为整个档案事业的发展拓展空间。笔者认为，新的档案服务模式应体现电子政务的价值理念，即主动的、开放的、高效的、为大众服务的理念。这就要求档案利用服务所面向的对象要更大程度地向大众迁移而不是行政部门；不能局限在依申请而提供的模式上，而是要主动出击；要充分利用信息技术手段提高服务的效率；应该更加注重利用者的评价和反馈，不断提高自身的服务质量。

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