职能简易分类的实践与再认识

　　职能简易分类方法是档案分类实践的产物。如果人们认为，档案分类实践应当与社会发展与时俱进，并谋求在实践中对传统档案分类方法创新，那么，人们就应当进行视野开阔的、具有明确目标的并在相应理论指导下的实践。笔者在本文中关于职能简易分类的实践与认识，便具有这样的特点。
　　
　　一、档案分类实践视野与简约化实践
　　
　　实践视野是职能简易分类实践中的一个极为重要的问题。以往的许多档案分类实践，由于不能摆脱狭隘性，由于实践领域不能充分扩展，只是在本专业、甚至本专业某一领域单打苦斗，其实践犹如画地为牢，其认识如井底之蛙。某些人尽管研究了大量古今中外的档案分类理论，尽管几十年的长期实践中苦苦思索，在反复挫折中一再寻求而少有收获，究其根源，是实践视野的局限性严重阻滞了实践创新成果的产生。人们的视野只有是广阔的，才能放开眼界，广纳博取，兼容并蓄，触类旁通；人们只有运用多学科知识与多门类理论指导实践，丰富实践、深入实践，运用联想与跨越、实在与虚拟、复杂与简约等方法推动实践步伐的前进，才能有所感悟，实现档案分类认识的飞跃与实践的创新。
　　档案分类实践的领域包括实践广度和实践深度两个方面。分类实践的广度在理论上是无限的，它绝不仅仅局限于档案分类，甚至档案管理这一社会专业活动的领域。档案分类实践的深度也是无限的，它也绝不可能仅仅局限于人们对于档案分类已有的认识，而更取决于对未来发展趋势的把握。逐渐展开人们档案分类实践视野的广度与深度，是实现档案分类实践创新与理论突破的必由之路。广域的档案分类实践伴随着一定程度的复杂性与曲折性。而复杂与曲折的实践过程应当导致简约实践目标的实现。科学家研究任何项目或试图发明任何科学成果，其目的是将这些项目成果变成大众的简易再实践而达到推动社会生产力发展与社会文明进步之目的。蒸汽机、计算机的研究过程是复杂与充满挫折的，而这些机器或物品的使用却是简单容易的。从事档案分类复杂与曲折的实践，其目的就是从实践中获得简易档案分类方法，推动档案分类实践走向简约化大众化之路。
　　
　　
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二、探求档案分类认识的“源”，把握好档案分类实践的“势”
　　
　　档案分类形成的社会本源是什么？社会管理与劳动分工具体区别的依据是什么？表述人类社会活动区域的标志是什么？笔者认为，职能是人类社会活动中最稳定、最悠久、最客观准确的特征，是人们区别社会活动领域的主要标志，是表述社会活动与劳动分工的依据，是表述档案类别的基本方法。职能是档案分类形成的社会本源，职能分类理论应当成为档案分类认识的主导思想与指导实践的理论基础。
　　档案是人类社会劳动的产物，带有深刻的社会职能烙印，档案类别应当准确客观地反映出人类社会劳动的历史线索，应当与社会管理职能的区分相一致，因此，档案分类应当与社会管理职能与劳动分工的划分保持统一。采用职能分类，是档案分类与人类社会职能相统一的客观需要，按职能划分目录应当是档案分类的首选，是档案分类实践应当仅仅把握住的“源”。
　　那么，什么是档案分类实践应当把握的“势”呢？
　　纵观中国行政体制改革近三十年的历史，纵观发达国家几十年行政体制演变的历史，可以得出这样一个结论，部门职能的高度概括是行政体制改革或发生变化的基本势态，设置职能集约化的行政部门是提高国家机关管理效率的主要途径。笔者将中美两国政府部门设置作一简单比较：中国设置农业部、林业总局、水利部，美国只设置农业部；中国设置铁道部、交通部、民航总局，美国只设置运输部；中国在煤炭、石油、核能、天然气等具体职能领域设置若干部门，美国只有能源部。胡锦涛总书记在党的十七大会议报告中提出要求：“加大机构整合力度，探索实行职能有机统一的大部门体制，健全部门间协调配合机制。”“大部门体制”就是对政府机构行政职能的集约化，是精简政府机构，合并部门职能的重要举措。在简约成为社会时尚之后，档案分类实践如何把握好这个“势”呢？
　　明其源而知其势。档案分类实践应当选择职能分类方法作为路径，并将此种方法改革为简单易行的档案分类方法，以适应新形势下的档案分类工作需要。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　　三、职能简易分类方法是实践的产物
　　
　　笔者在上个世纪末感到，在铁路物资系统运用多年的问题分类方法逐渐暴露了一些弊端：由于类目衔接的模糊性而造成的归档文件混类问题、由于文件一文多事或文题不符而产生的难以归类问题；改革中产生的诸如职工养老保险、社会保障、公司股份制，以及不同类型企业重组、企业经营体制转换或合资企业、控股公司等新事物、新问题层出不穷所带来的类目频繁调整直至难以适应问题；等等。与此同时，机构分类法的应用者在企业深化改革中也普遍遭遇了机构及其名称频繁变动造成机构分类难以应对的苦恼。那么，什么分类方法更适合于今后档案分类需要，传统的分类方法如何变革呢？
　　笔者在大学时从师于邓绍兴教授，他深入研究并予积极倡导的职能分类方法引起了笔者的重视。在选择职能分类方法并决定对其改造后，总公司制订了通过实践优化组合职能分类类目的目标。在细心研读职能分类有关著作、论文过程中，结合档案工作面临的新形势，结合本系统档案分类需要，制订出职能分类改革方法和步骤。传统的职能分类方法与机构、问题分类方法一样，重视分类设置的系统性、类目设置的层次性，具有不便于掌握、操作难度高、占用工作时间长的特点。而于本世纪初开始，机关、企事业深化改革，精简机构、定员，继而又在大幅度压缩机关部门后，出现了一岗多职、一人多岗局面，档案人员更是几倍减员。中小企业、机关档案部门普遍被兼并、撤销，一些企业集团总部档案管理人员都是身兼多职，一些新上岗的档案人员没有进行及时适度培训。这些从未有过的局面形成后，一些中小企事业、机关将未经分类整理的文件装盒入柜，个别新上岗人员由于惧怕复杂艰深的分类操作而将历年文件打捆后束之高阁。由此可见，耗时费力又难以把握的复杂分类方法已经难以适应归档文件整理需要。档案分类方法必须简化，降低操作难度，缩短档案分类占用的时间，把文书和档案人员从繁重耗时的分类工作中解脱出来。
　　2001，笔者草拟了包括52个单级分类类目的职能分类方案，先在机关试行两年，于2003年将类目缩减到25个，在少数单位试行，用于归档文件分类的时间比过去减少了50%。通过档案协作组研讨，进一步提出了合并缩减分类目录的方案。总公司于2004年提出了仅仅包括党群工作、行政管理、人力资源、财务审计等12个单级目录，每个目录名称都与相应职能部门的名称基本上保持一致。就是说，职能简易分类目录最终与职能高度集约化的机构名称殊途同归。只不过是，机构名称必须随着决策者意图、公司业务范围进行调整改变，而职能分类目录不再受其影响而发生频繁变动，成为稳定性通用性极强的基准分类目录。下属单位，尤其一些小公司，可在此基础上根据需要缩减到5-7个目录，以适应归档文件最简分类为基本原则。通过全系统广大范围内的实践证明，职能简易分类方法简便易行，用于归档文件分类的时间由最初的两周减少到1-2天，工作效率提高了5-7倍。职能简易分类方法具有广泛适用与普遍推广的品格。

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