新形势下优化研究生导师档案管理的思考与探索

　  摘要 作者结合自身多年的学科建设与导师管理工作的经验，从信息化、实用性、安全性等角度对新形势下如何优化研究生导师档案管理进行了自己独特的思考与探索。
　　关键词 研究生导师 档案 管理

　　研究生教育作为我国国民教育的顶端，是高层次拔尖创新型人才的主要来源和科学研究潜力的主要标志，是增强综合国力和国际竞争力的重要因素。“教育大计，教师为本。有好的教师，才有好的教育。”我国现有博士生导师5.4万人，硕士生导师18.5万人。学位与研究生教育的发展很大程度上依赖于一支师德高尚、业务精湛、结构合理、充满活力的高素质研究生导师队伍的建立。特别是在当前我国研究生教育进入到注重内涵发展，提高研究生培养质量，从以培养学术型人才为主转变为学术型人才和应用型人才培养并重的新的历史阶段，对研究生导师提出了更高的要求。全国各研究生培养单位也日益重视研究生导师的培养与管理，大多在研究生院（处）下设置学科建设办公室等机构专门负责研究生导师工作。
　　在日常工作中，学科建设办公室对研究生导师的管理多是借助研究生导师档案来实现的。研究生导师档案指的是以研究生导师个体为主体，在其教学、科研、管理活动以及相关工作活动过程中直接形成的，对研究生导师个体、导师群体、研究生培养单位以及社会具有保存和利用价值的文字、图表、声像等不同记录方式和各种载体形式的历史记录，可以包括研究生导师教学档案、科研档案、人事档案、健康档案等一系列与研究生导师个体教育活动有关的信息资料。通过研究生导师档案，学校可从中获取有价值的信息，完善相关报表，更好地进行相关工作。研究生导师档案在我国学位与研究生教育中发挥着举足轻重的作用，但当下研究生导师档案的状况却与其应发挥的作用相脱节，也不能适应于研究生教育新的发展阶段的要求。
　　首先，研究生导师档案未受到应有的重视。由于现行的《高校档案实体分类法》中并没有设置“教师业务档案”类，使得现实中缺乏统一的建档标准，关于“教师业务档案”的研究与探索大多停留在理论层面，而研究生导师档案的探讨更是几乎无人提及。当前在中国知网学术文献网络出版总库中，仅能检索到中国北京大学档案馆李迎《研究生导师档案的微机管理》等零星文章，研究生导师档案所受重视程度可见一斑。
　　其次，研究生导师档案长期以来未形成完整的体系，且档案利用率较低。根据我国《高校档案实体分类法》规定，各类别档案要按照自身特点和管理要求的不同分别归档管理。受此影响，长期以来我国研究生导师档案各组成部分由高校不同的部门分别负责管理，如人事处管理人事部分，研究生院（处）的研究生培养办公室管理教学部分，社科处、科技处等管理科研部分。这在一定程度上虽然 迎合了各部门专业化的工作要求，但长期以来注重“分”、忽视“合”的结果是割断了研究生导师档案各部分之间的有机联系，各子系统无法形成统一的整体，档案也就无法全面、动态地反映出研究生导师的全部信息，多部门参与的档案分散管理、多头管理模式造成了种种弊端，档案利用率较低。
　　再次，旧有的研究生档案管理手段落后，无法应对当下信息化进程以及研究生教育新阶段的发展要求。当下高校研究生导师档案管理基本上实行“双套制”管理方式，即实行纸质档案和电子档案并存的管理与利用方式，但仍以纸质档案为主，查阅各类信息基本靠手工操作。这使得各类档案堆积如山、大大小小的档案柜挤满办公室，每当查阅、汇总档案信息，工作人员面对堆满案头的浩瀚材料，要从中获取信息，工作之艰巨、难度之大可想而知。即使电子档案，由于程序设计的简单，无法支持各种宏观数据的获取以及纵向比较，难以为高校各项事业的规划与研讨提供信息支持。
　　
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综上所述，在新形势下要充分发挥研究生导师档案在高校学位与研究生教育中的信息向导作用，迫切需要对现有的研究生导师档案管理方式进行变革，建立一套适应学位与研究生教育新时期发展要求、基于Internet网络化管理与资源共享理念、具有较高实用性和安全性的全新的档案管理模式。
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　　新的研究生导师档案管理模式仍宜采用纸质档案与电子档案共存的“双套制”，但应以电子档案为主，档案管理以计算机操作取代纯手工操作。研究生导师的学历学位证书、工龄党龄证明、与学校签订的聘任合同、教学记录、专业技术职务证书、重大课题立项结项证明等纸质档案材料仍然具有重要的保存价值，重要性不言而喻，但可以优化纸质档案的存放、管理方式，结合当下事业单位人事制度改革，可以变纸质档案由各职能部门分别保管为统一存放于人才交流中心等专门机构，以方便统一管理与查阅。研究生导师电子档案则以网络电子数据库为主，通过网络平台提供信息服务。
　　研究生导师档案网络电子数据库的开发可以借鉴研究生管理系统的经验，各高校网络化的研究生管理系统已较为成熟。档案网络电子数据库仍适宜分为人事、教学、科研、资格申报等子系统。根据工作的需要，人事部分包括导师的基本信息以及学习工作经历，可涵盖身份证号码、民族、政治面貌、行政（党政）职务、参加工作时间、高校教龄、现专业技术职称、获得资格时间、首次聘任时间、任职考核结果、获得奖励等门类；教学部分指担任导师以来完成研究生课程工作情况，包括课程起止时间、学生人数、学时数、教学获奖情况等；科研部分显示导师代表本人学术水平的论文、著作、作品、承担的科研项目以及获奖情况；资格申报部分涵盖博士生导师申请管理、硕士生导师申请管理、停招延招管理等内容，包括了导师资格申报过程中材料汇总、资格审查、专家评议、学位委员会批准等程序。
　　档案网络电子数据库应当具有建档规范、操作界面实用友好等特点，保证档案信息的查准率与查全率。数据库的建设应当是学校人事、科研、研究生等多个职能部门共同参与的，各部门都能在数据库提供的相关平台上完成各自的工作要求，实现档案管理真正的有机统一。数据库还应当尽量具备多媒体功能，支持声音、图片资料的存储，导师可以将各种证明材料、论文等制成一定大小的影印图片上传系统，以支撑各类评奖、申报活动。针对档案的安全性，特别是涉及到导师个人隐私的信息，可以设置不同管理员的权限，严格控制管理员数量来实现，并且做好访问记录。
　　上世纪90年代末，中国人民大学研究生导师档案管理就采用了清华大学档案馆研制的THDA-2000电子图文档案管理系统。虽然从全国范围来看，研究生导师档案管理信息化、网络化仍然处于探索、起步阶段，但其优越性日益显现，已是大势所趋。我们坚信以此为契机，研究生导师档案一定能为我国学位与研究生教育做出更大贡献！

　　参考文献
　　[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）.
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　　[3]李迎.研究生导师档案的微机管理.档案学通讯,1997(6).
　　[4]梁楚晗.新形势下高校教师档案管理研究.云南档案,2010.10.

　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />