ERP系统条件下提升企业内部控制有效性问题探讨

摘要：ERP系统运行对企业内部控制的有效性产生深远影响，文章从内部控制及其有效性评价入手，分析了ERP系统的实质及其对企业内部控制有效性的影响，进而提出了在ERP系统环境下提升内部控制有效性的对策和建议。
关键词：ERP；内部控制；有效性
       0  引言
　　根据COSO报告对内部控制的定义，内部控制是指：“由一个企业的董事长、管理层和其他人员实现的过程，旨在为如下目标提供合理保证：①财务报告的可靠性；②经营的效果和效率；③符合适用的法律和法规”。其后的《萨班斯——奥克斯利法案》404条款更是对上市公司内部控制体系做出了具体要求，尤其是内部控制的有效性测试，公司要改善治理结构，提高治理水平，必须要以有效的内部控制为保障。但是，现代信息技术尤其是ERP技术在企业中的广泛应用，改变了传统会计系统的内部控制机制及网络环境。一方面，财务管理子系统作为ERP系统中的核心模块，它的应用在很大程度上提高了工作效率，使会计系统的内部控制更加完善。另一方面，ERP的应用给内部会计控制提出了挑战，内部稽核的难度加大，企业面临的安全风险加大。因此，在这样的情况下建立适合于网络环境的内部控制框架是目前企业急需解决的问题。但是，对于如何在现代信息技术支持的ERP系统部署环境下提升企业内部控制的有效性，强化风险管理还没有成形的模型可供参考，因此，有必要对ERP系统环境下如何建立和实施企业内部控制进行探讨与研究。
        1  关于内部控制有效性及有效性评价
　　所谓有效性是指“完成策划的活动和达到策划结果的程度”。有效性可以是针对体系或过程而言，对于内部控制体系来说，是否实现了内部控制目标，是评价内控制度有效性的依据，对于内部控制过程来说体现为准确性、及时性、可靠性，内部控制体系文件及内控制度是必要的，但是相对来讲制度的落实、实施和兑现更加重要，这样才能体现文件的“有效性”，即实现控制目标。因此，企业内部控制的有效性有两方面涵义：一是指企业的内部控制制度本身是有效的，即内控政策没有与国家法律法规相抵触的地方；二是指设计完整、合理的内控制度在企业的生产经营过程中，能够得到彻底、不折不扣的贯彻执行并发挥作用，实现其为提高经营效率效果、提供可靠财务报告和遵循法律法规提供合理保证的目标。有效性是内部控制的精髓，如果一种内部控制制度不能实现“有效控制”，则实质上就不存在什么内部控制了。在内部控制体系评价的标准中，内部控制的有效性以其完整性与合理性为基础，其完整性与合理性则以有效性为目的。若不具有完整性与合理性，内部控制的有效性则无从谈起；同理，若没有了有效性，则内部控制的完整性与合理性也就失去其根本意义。
　　在对内部控制的有效性进行评价时， 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一层涵义即内控制度本身有效是前提，只有满足了这一点，才能考虑其执行的结果。而第二层涵义对企业来说则是根本性的，也是企业的追求目标。如果只满足了基本前提，而在执行过程中不能完全执行或达不到预期效果，则内部控制对此企业来说就相当于不存在。有效性要求内部控制制度能有效地保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊的发生，保证会计资料的真实、完整，并产生效率和效益。这不仅仅需要内部控制总体上是有效的，而且需要各项具体制度也要有明确的目的并发挥各自的作用。因此，内部控制体系要相互协调，不能顾此失彼、自相矛盾，既要有制约作用，又要有协调机制，以有利于整体功能的发挥。控制要适度，过严会使管理活动失去生机，影响职工积极性的发挥；过宽又会引起运行的机制失调，达不到控制目的。
        2  ERP系统环境对企业内部控制有效性的影响
　　2.1 ERP系统的实质  ERP系统实质上是一个信息系统，它内嵌于企业之中，是企业这个大系统的一个子系统，它是通过对伴随着业务流、物质流与资金流的信息流的控制而实现对企业的生产、资金、人力资源等的全面控制。同时，ERP系统是一个先进的控制系统，企业不仅能够通过ERP系统部署实现对企业事中的过程控制与事后的反馈控制，更重要的是能通过对信息的收集和分析，实现前馈控制，从而从根本上杜绝错误与舞弊的发生。ERP系统极大的扩展了企业管理的广度与深度，包括对供应链上的所有环节的有效管理。企业在应用ERP系统时，应根据自己的需要以及自己的经营特点选择适合的模块进行开发，而不能照搬别的公司或者别的行业已有的ERP系统。ERP强调系统的开放性，强调企业应按自己的实际情况对应用的ERP系统的结构、模块及功能进行设计。
        2.2 ERP系统环境对企业内部控制的影响  ERP系统的实施在很大程度上改变了企业的原有业务流程，能够实现从采购到付款、从订单到发票等业务的集成，打破了原有职能部门的条块分割,实现了企业资源的统一管理和共享，理论上讲有利于内部稽核和审计的完成。然而，很多公司从管理层到普通员工对内部控制的认识仍停留在原始阶段，认为内部控制就是互相监督，把内部控制看作是制度和文件，主观上存在抵触情绪，使得内部稽核和外部审计形同虚设。其实，随着我国资本市场的迅速发展，大部分企业尤其是上市公司都能够按照资本市场的要求建立公司治理架构，改进和完善公司的内部控制体系，然而受到利益驱使，很多企业不愿进行自我约束的内部控制，仅仅是为了应付主管部门的检查，随着ERP系统的广泛应用，部分企业的内控体系和制度建设方面逐渐暴露出一些亟需解决的问题，即ERP系统的应用对企业内部控制环境、控制体系、控制流程等都产生了一定的影响，主要表现在以下几个方面。
        2.2.1 ERP系统对公司内部控制环境的影响  控制环境是指企业对建立加强或削弱特定政策、秩序及效率产生影响的各种因素的统称，包含外部环境在企业的内部延伸和外部环境对企业的影响，内控环境在塑造企业文化、影响员工控制意识方面发挥着重要的作用。在ERP集成化管理的条件下，企业控制环境发生的主要变化包括组织结构、企业文化、管理哲学、绩效评价等方面。内部控制环境的变化，要求企业的领导层学会在一个流动和动态的环境中发现内聚力构造组织，既要有利于创造、革新、加快速度，又能在不断磨合中加强内部控制和向心力。ERP系统是开放的信息系统，为公司内部员工、管理者及用户、供应商等提供了开放式的沟通环境，有利于企业内部和外部的沟通交流，使得公司内的员工更清楚的了解内部控制制度的规定和各自的职责，管理者也可以随时掌握内部控制制度的执行情况。
        2.2.2 ERP系统对公司内部控制流程的影响  控制流程是确保公司管理层的指令被实现的制度和程序。ERP系统的应用可以使得复杂问题简单化，简单问题流程化，这些流程可以帮助企业杜绝或减少影响企业目标实现的行为和风险，ERP集成化财务管理的条件下信息技术的引入增强了控制手段的多样性、灵活性，加强了内部控制的预防、检查和纠错的功能，ERP系统重新部署对公司内部控制带来了许多便利，但同时也应该看到，随着信息技术的应用，利用计算机进行犯罪的活动有所增加，因此增加了集成化管理的复杂性和难度。
　　2.2.3 ERP系统对公司内部控制制度及其执行的影响  公司内部控制的程序化使得内部控制具有一定的依赖性并增加了差错反复可能性，而计算机技术的应用，使得内部控制具有人机结合的特点。这些应用程序发挥内部控制的作用，其差错和有效性使得己经对计算机有依赖性的人们不容易发现其中的错误。因此ERP系统条件下的公司内部控制需要加强对内部控制的监督，由适当的人员在适当的时候对控制制度的设计和运作重新进行评估。简言之，在ERP集成化管理环境下，公司内部控制的各要素发生了新的变化，给企业提高内部控制效率、增强内部控制效果带来了新机遇，同时也蕴藏着新的风险。
        3  ERP系统条件下提升企业内部控制有效性
　　3.1 ERP系统条件下企业内部控制目标  信息技术条件下的企业内部控制制度与传统的内部控制制度的基本职能并没有本质的区别，但是外部环境，特别是网络对企业的管理模式和生存方式产生了相当的影响，顾客需求瞬息万变、技术创新不断加速、产品生命周期不断缩短、市场竞争日趋激烈。因此，ERP环境使企业内部控制的目标在传统内控目标的基础上发生了一定的变化，主要包括以下几点：首先，利用风险评估手段重新确定企业中关键的业务流程及控制关键点；其次，对整个流程和内部控制进行评审，确定这些控制制度及其执行是否有利于企业战略的实现；再次，对岗位职责分离的评估，确保在整个流程中存在正确的稽核点和平衡点，对敏感业务交易给出足够的访问限制；最后，评估控制方式是否合理，例如基于手工流程的控制和基于系统的自动控制是否搭配合理。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />        3.2 ERP系统环境下构建有效内部控制体系
　　3.2.1 要有健全的组织机构  内部控制的建设体现在两个方面：一是健全的机构，这是内部控制机制产生作用的硬件条件；二是各内部机构间的科学分工与牵制，这是内部控制机制产生作用的软件条件。公司组织结构设置是否合理直接影响到内部控制机制的运行效果，其中一个控制关键点在于重要岗位的权责匹配，公司应该建立清晰合理的组织结构，并依据所处环境和自身经营特点设立监控机制。
　　3.2.2 加强科学的内部审计与监督  从公司治理角度看，内部审计与监督是内部控制体系的重要组成部分，所谓有效实施内部控制就是在建立内部控制制度的基础上，明确操作流程，强化检查职能，在内部控制框架中，内部审计的作用在于监督企业经营业务符合内部控制框架的要求，评价内部控制的有效性，提供完善内部控制和纠正错弊的建议。
　　3.2.3 实施有效的预算管理  内部控制的目标不能再仅仅满足于查弊纠错和保护资产安全，应该延伸至提高效率和效益、保证管理政策和目标的实现。为此，应逐步加强前馈控制，预算管理已成为内部控制的重要方式。预算管理是将企业的目标及其资源的配置方式以预算方式加以量化，并使之得以实现的企业内部控制活动或过程的总称。预算管理由预算编制、执行与控制、预算考评等环节构成。
　　3.2.4 借助ERP系统固化流程，实现全面内部控制  ERP系统的实施要求对公司流程进行再造，简化操作流程，通过业务流程重组，建立基于系统标准流程基础上的、符合内部控制要求的新流程，在设计和优化业务流程时：①要尽可能利用信息技术协调分散的矛盾，实现信息的一次处理和数据共享，实现“全方位”控制；②要面向客户和供应商整合供应链业务流程，并尽可能实现企业与外部只有一个节点，变局部控制为“全过程”控制；③尽可能增强流程的可操作性，通过调整组织结构实现权责对等，变管理层控制为“全员”控制。
        3.3 ERP系统环境下内部控制有效性评审  内部控制评审是指对内部控制制度的健全性和执行有效性进行审查和评价，旨在发现和改进内部控制薄弱环节，促进公司强化管理，提高经营效益，实现健康可持续发展。
　　3.3.1 公司层面控制（即控制环境）的评审  公司层面控制是整个内控活动的前提和基础，对公司内控的效率和效果起关键作用。
　　3.3.2 信息系统控制的评审  信息系统控制评审的内容包括两个部分：信息系统总体控制、信息系统应用控制。由于公司经营资料和经营所得绝大部分依靠系统中的运算结果反映，尤其是各项业务收入报告，代理佣金的计提、稽核和支付，资产的进销存管理，这些复杂的数据必须依靠信息系统的支撑才能完成。因此，信息系统控制内控评审关注的重点是：各个相关的IT系统应用控制是否按照规定的内容提供与形成财务报告相关的数据。如月末财务确认收入数据是否通过系统形成；代理佣金，支付、审批、稽核等功能是否通过系统实现。
　　3.3.3 业务流程控制（控制活动）的评审  业务流程控制是指在业务层面上确保管理层的指令得到实施的政策和程序。业务流程控制评审的内容按照财务报告重要科目的对应关系来设置，企业通过系统梳理从业务活动发生起点到最终形成财务报告的全过程，可以将业务流程控制（控制活动）的评审分为以下六个部分：资本性支出、收入、成本费用、资金及资产、财务及信息披露、其他共性部分。
        4  结论
　　ERP系统从多方面改变了公司的管理环境和管理理念，并影响着内部控制的内容与形式，然而控制与计划如影随形，在管理实践中不能把ERP仅仅看作一套软件，而要与内部控制进行有机结合，才能从根本上提升企业竞争力，而要提升内部控制的有效性，必须要考虑ERP系统的效能，不能仅把内部控制依赖于外部审计，即要以内部控制思想驾驭ERP系统，用ERP系统平台承载内部控制。
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