探讨造船企业的物料管理问题

〔摘要〕本文探讨物料管理在造船企业的特殊情况，分析原因，提出解决方案。
〔关键词〕造船企业管理
        造船企业物料管理的内部控制流程：依据技术部门设计的船舶生产图纸，预算生产物耗的数量定额；生产部门根据生产工期计划、物耗定额，申报领料计划；采购部门以物耗定额为上限，结合领料计划，选择经济进货批量模式、适时存货管理等方案，组织采购；仓库部门以采购合同为上限验收物料并入库，以物耗定额为上限受理领料申请，报财务部门核算。与其它行业不同，造船企业主要由技术部门以下达定额的形式请购物料，物料的超储积压、储存期控制等问题非主要矛盾；其更多表现为上述内部控制的缺失、失效、执行偏差。
        因造船物料品种繁杂，每类船型约需5000种规格型号，且类别归属关系复杂；为精细管理，需采用ERP等软件。与其它行业不同，其进销存管理系统的起点为生产图纸所自动产生的生产物耗数量定额，但因目前国内通用的ERP软件和造船专用的图纸设计软件难完成对接、或成本太高，以技术部门手工编制的物耗定额本为起点是较经济的做法。这是造船企业物料管理劳动量的重头。
        一、技术部门对物料管理的影响
        1、对定额的物料名称、规格型号等描述不规范。
        具体表现为：一物多名、多物同名、型号描述不完整。如：喉箍、抱箍、管夹、管扣是同类物的不同称谓；电缆CJPF86/SC2*1.5必须完整描述，SC与NSC是不同物料、2*1.5是尺寸规格，缺一不可。其不规范直接导致后续的信息传递、帐物管理的混乱。若在定额本的物料名称、规格型号旁，注明对应的ERP编码，有助于检查不规范的描述、并减少疏忽差错。如斜梯的规格型号55°*650*4331与55°*650*4431，两种物料仅一字之差，不易察觉；在ERP编码上，是尾数03和04的差别，更明显。
        规范描述，技术部门最具专业优势。因为：船舶修造用的物料规格型号、品牌等选择，是由技术部门和船舶使用方逐项磋商确认；其员工是船舶专业，按船舶内部结构分工，在图纸设计时已对所用构件、配件做周密考虑。但是，因ERP编码对唯一性、完备性、永久性的要求严格，船舶专业人员不能胜任其编制；而ERP编码编制人员又不熟悉船舶物料的用途、类别归属等，二者不合作，使许多造船企业实施ERP半途而废。
        2、下达的物耗定额数量不真实、项目不完整。
        如：因对首制船型钢板利用率的估计偏差，造成钢板定额的数量不真实；因专业不胜任、或疏忽，遗漏组合构件的部分配件，造成定额的项目不完整；因工作量太大、权衡成本效益，放弃对次要物料的数量定额预算。定额的数量不真实，只是影响精细管理的效果；定额的项目不完整，直接导致后续对应的采购合同、入库单等信息数据不被允许输入，使ERP进销存管理系统无法运行、或改以采购合同为起点部分运行。这是造船企业实施ERP半途而废的最初、最大的部门利益阻力。
       
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二、采购部门对物料管理的影响
        1、采购合同与技术部门定额本的物料名称、规格型号、计量单位等差异，造成生产部门与仓库部门的沟通障碍。
        与供货商签采购合同，优先考虑合同的严谨、法律问题，对物料名称、规格型号、计量单位等要素的选择，以法律、供货商所属的行业习惯为准，与技术部门遵循的船舶修造行业习惯有差异。若采购部门事后未实施补救措施，则产生：仓库部门依据供货商送货清单上的物料名称、规格型号、计量单位等描述办理入库、簿记、管理；而生产部门领料是依据技术部门定额本，物料名称、规格型号、计量单位等描述与仓库部门不同。
        预算的定额与生产实际耗用必然存在差异。当形成超储积压时，因定额本与仓库簿记采用的物料品名、规格型号等描述不同，采购部门就难知道物料的实际库存数量，无法修正应执行定额的合同实际采购数量，无法将物料控制到：只在需要的时候、由供应商按需要的数量，提供所需的物料；既防止物料供应滞后于生产要求，也防止物料过早地进货，增加库存积压。
        2、出现无合同的采购、无金额的合同、或执行偏差的合同。
        三、仓库部门实物管理难的客观原因
        1、物料复杂难辩与人员素质的反差。
        造船物料品种繁杂，每类船型约需5000种；且类别归属关系复杂；同类物料的不同品种、规格型号，外观相近难辩。即使是船舶专业人员都容易混淆，只了解本工种内的物料用途；何况仓管员、领料员、成本会计等非船舶专业人员？员工的专业胜任能力、工作量大、责任心等是仓库物料管理出问题的根源，但这受企业人力成本控制的制约；前者可通过组织在岗系统培训船舶知识来缓解。
        2、物料特性悬殊、种类逐期大量变化对仓库管理的压力。
        造船是个件、小批量生产，船型更换周期短；不同船型的物料品种、规格型号的相同率低；同类物料的重量、体积等悬殊，从人力可搬运、到需特大型机械吊运。这影响仓库部门对同类物料预留堆放空间的合理预期，扰乱其设计的货架、仓库堆放示意图的适用期限，制约其对仓储空间的调整能力，使其难严格物料的归类、有序仓储；加上部分物料外观相近难辩，就难免错发物料。当仓储实物的铭牌不健全，簿记不及时或有差错，簿记名称与实物铭牌不一等情况发生时，问题就更混乱。
        3、企业组织结构设置带来的问题。
        造船物料多笨重，需请吊运部门装卸，易产生装卸不到位等问题。仓管员因水平有限，难举证装卸不到位的理由；因是经常性的配合，也不敢把事闹大；除非问题明显、恶劣，否则也难仲裁、不值得提请仲裁；只能将就，客观上遏制其认真负责的心态。因造船厂多地处偏远的江河、海边，与供货商的发货仓库距离远，物料运达时间不易准确把握，部分企业考虑内部协调力度，将仓库部门隶属采购部门；这是不相容部门，易产生隐患。
        4、用工方式和厂区现状带来的问题。
        造船企业的劳动力组织形式是：电焊等绝大部分一线工人都以外包工的方式管理，削弱了企业制度、行为规范的约束力。而造船厂面积大，若建厂的布局规划、生产部门安置分段加工件不合理，就会产生大量的监控死角。某些物料如梯、格栅、钢板、钢管等，因重量、体积等原因，只能在施工现场附近露天堆放，采用先用后补单、按实用量开单的出库方式，就易产生问题。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />        四、物料出入库等单证管理、簿记失控的原因
        1、自身的主观问题。如：
        仓管员不熟悉物料名称、规格型号、对应的标准计量单位、用途、存放位置、保管方法等。疏忽或缺乏责任心、出入库时单证与实物核对失误、未严格履行日清月结、盘点时帐与实物核对失误、单据未及时簿记、帐单保管不善等。对退库物料，直接在日后的出库单中扣减数量，造成所对应的成本对象差异。退库时验收不严、未请质检部门检验，造成不完整的组合件、损毁件混入，虚构库存。
        部分物料的外观相近难辩，规格型号的描述差异小，同名不同规格、不同名同规格，双组份油漆的出库搭配等现实问题，也助长差错概率，这需在科学有序地归类仓储、健全仓储实物的铭牌，完善ERP编码的编制和应用上努力。
        2、一切服从于生产的企业文化氛围的影响。
        造船生产协作性强、误工成本高，权衡利益使仓管员处弱势。因生产计划制定或执行偏差、意外变更等原因，产生物料紧急调度的要求；物料由供货商直运施工现场，造成无入库单；越级指令取用露天堆放的物料，造成无出库单；事后遗忘、或未及时补办手续。
        3、进销存管理软件系统的功能项设置问题。
        4、物料计量单位的转换问题。
        五、在未用ERP等软件控制时，可用下列方法
        1、技术部门下达物料数量定额时，按定额的数量，设单价为1元，做分录：
        借：管理帐——技术部定额
        贷：管理帐——采购部可订合同
        这就以定额为起点控制物料，“技术部定额”科目的借方发生额反映定额的下达、调整情况，用“采购部可订合同”科目的贷方余额控制采购数量的上限。余额为负数时表明：采购超量、生产用料异常、定额有偏差、仓库管理出问题。合同管理员用EXCEL表格记录的方法，因造船企业的物料采购合同太多，实践中很难追踪其履行状况、与定额的差异；也不利于多人输入操作、制止未授权修改。
        2、采购部门与供货商签合同时，按合同购买数量，设单价为1元，做分录：
        借：管理帐——采购部可订合同
        贷：管理帐——仓库应入库材料
        3、仓库部门收到供货商的物料时，按入库的数量，设单价为1元，做分录：
        借：管理帐——仓库应入库材料
        贷：管理帐——技术部定额
        用“仓库应入库材料”科目的贷方余额反映采购合同的履行情况；用“技术部定额”科目的借方余额反映定额的执行情况。余额为零时，本循环控制完成。调整延伸该组分录还可融入仓管帐。
        4、造船采购合同多已锁定单价，货到发票未到，应入应付帐款帐，否则难及时发现未来现金流等方面的问题；不利于实施铺底赊购；在资金紧张时，也难通过按比例付款遏止纠纷和谋私。若以已到发票余额为付款上限，可拆分应付帐款科目。某些供货商的物料入库笔数很多，且与发票不对应，手工核对的差错率很高，也可设管理帐科目处理，更容易发现其送货清单与发票的物料名称、规格型号、计量单位等差异。
参考文献：
〔1〕张丽娟.企业存货控制的问题、成因及对策.中国集体经济，2009年5期下.
〔2〕林于斌.造船行业物料账ERP初始化的探讨.商业会计.2008年18期.
〔3〕赵敏虹.工程项目中的内部会计控制举措探讨.当代经理人,2006年8期.
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