浅析电算化会计的内部控制制度

为适应我国加入WTO后经济发展的需要,企业应深入地推行会计电算化。随着电子信息技术的普及,实行会计电算化管理的企业越来越多。企业在建立了电算化会计系统后,会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化:一方面,由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错;另一方面,任何计算机系统都不是无懈可击的,制度也不可能天衣无缝,应顺应会计电算化的发展潮流,建立和完善企业的内部控制制度,才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性,确保企业财产的安全,为企业经营决策提供完整的信息,创造更高的效益,为了企业内部控制制度在新的环境下不落后于形势,建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。

一、合计电算化给内部控制提出了新的要求

1.确保原始数据操作的准确度,是会计电算化对内部控制提出的新要求之一。
2.控制操作人员的职能,是会计电算化对内部控制提出的新要求之二。
3.避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险,是会计电算化对内部控制提出的新要求之三。
如果缺乏适当的内控,那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大,而且数据改动后能不留下任何痕迹。电磁介质也易受损坏,且有丢失或毁损的危险。所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求。不仅要保存纸介质会计核算资料,而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序,以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。

会计学近3年论文/d/file/p/2024/0425/FONTbr二、会计电算化内部管理制度的基本内容

实现会计电算化后,针对会计电算化工作的特点,内部会计管理制度的内容也必须进行相应的调整,才能适应实行会计电算化后的新情况。计算机替代手工记账后的管理主要包括以下内容:

1.建立会计电算化岗位责任制建立健全岗位责任制,一方面是为了加强内部牵制,保护资金财产的安全;另一方面能够提高工作效率,充分发挥系统的运行效益。

2.日常操作管理
日常操作管理是指通过对系统日常运行的管理,保证系统正常运行,完成会计核算工作,保证会计信息的安全与完整。日常操作管理主要包括计算机系统使用管理和上机操作管理。

3.计算机软件和硬件系统维护管理
软件维护是指当单位的会计工作发生变化而进行的软件修改和软件操作出现故障进行的排除修复工作。硬件维护是指在系统运行过程中,出现硬件故障时的检查修复,以及在设备更新、扩充、修复后的调试等工作。
系统维护人员负责系统的硬件设备和软件的维护工作,但不得操作会计软件进行会计核算工作。

4.会计档案管理
实现会计电算化后,会计档案的磁性化和不可见性,要求对电算化会计档案管理做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份。

三、完善会计电算化内部控制

1.加强程序操作控制。这项控制就是针对会计电算化提出的新要求之一。为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定上机守则与操作规程的办法,这是操作控制制度化的具体体现。其内容主要包括:
(1)无关人员不能随便进入机房操作;
(2)各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证;
(3)数据录入员对输入数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改;
(4)机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据;
(5)不准把外来的软盘带进机房;
(6)发生输入内容有误的,需按系统提供的功能加以改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正;
(7)开机后,操作人员不能擅自离开工作现场;
(8)要做好日备份数据,同时还要有周备份、月备份。当然,这些制度不是一成不变的,还必须随着公司经营的变化而不断修改完善。

2.加强人员职能控制。由于会计电算化知识与功能的相对集中,我们必须制定相应的组织和管理控制,明确职责分工,加强组织控制。所谓组织控制,就是将系统中不相容的职责进行分离,即在系统中的各类人员之间进行分工,并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性。

3.加强系统安全控制。主要包括:接触控制和环境保护、安全控制。接触控制是防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源,以保证各项资源的正确性。主要的控制措施包括:
(1)订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作公司电脑;
(2)设置操作权限限制;
(3)操作人员身份的密码控制;
(4)数据存贮和处理相隔离;
(5)设置接触与操作的日志控制。
环境保护则是为了尽量减少外界因素所致的计算机故障,以保障机器正常运行。主要包括:机房环境保护,保护性设备配备,以及安全供电系统的安装等。
随着网络技术的快速发展,公司应加强网络安全的控制,设置网络安全性指标,并针对公司的特定状况开发相应的技术来保护系统。

4.加强内部审计。笔者认为,内部审计必须包括以下几个方面:
(1)对会计资料定期进行审计;
(2)审查机内数据与书面资料的一致性;
(3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;
(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。
随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及运用,内部会计控制制度中的新问题和新课题将不断出现。对其深入研究,必将形成新的会计理论和方法,而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展,也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善,真正做到保证会计数据的可靠性和真实性,提高企业的经济效益。
(作者单位:沈阳市第四变压器厂(有限公司))