浅谈会计电算化下企业内部控制的加强

在经济飞速发展的今天,特别是计算机技术和网络技术向经济管理领域快速渗透的今天,会计的反映即将或已经被计算机取代,由此带来会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是,也为企业的内部控制带来了许多前所未有的问题,对企业内部控制制度造成了极大的冲击,由于电算化会计系统的特殊性,建立整套适合电算化会计系统的内部控制制度尤为重要。
　　
　　一、电算化会计系统对企业内部控制的影响
　　
　　1、电子数据会计报表的输出均靠会计软件对原始数据的加工处理,并将结果存在磁盘或软盘中。所有的记账、会计报表的生成、预测等工作都是由电脑完成。电脑输出数据的正确与否很大程度上取决于输入数据的正确度,若输入的数据有误,电脑不会自动识别,只能将错就错地进行各种计算工作。因而自动处理数据的准确性,完全依赖于原始数据输入的准确性,这是会计电算化特有弱点,所以内部控制要求一切数据的处理方法和过程都必须规范化,并保持准确性和相对的稳定性,这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。
　　2、手工会计环境下的纸质数据有较好的直观性,甚至笔迹也可以成为控制手段。采用计算机集中地对数据进行处理后,由人工形成并掌握的信息便越来越少。当会计数据以肉眼无法识别的形式存储在磁盘上,人的判断作用就降低了。因为有职业判断能力的人失去了直观地接触会计数据的机会,一旦数据集中的程度达到了会计人员难以接近关键信息的程度,会计人员就丧失了对数据的控制力,所以计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,用计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失甚至更大,这就要求提高内部控制手段和技术。
　　3、企业内部控制的核心是人,需要控制操作人员的职能这是会计电算化下对内部控制提出的新要求。在手工会计操作中,对于每项经济业务的各个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但使用会计电算化后,职能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主,电算化功能和知识的高度集中导致了职责的集中,特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转移。某些人员既可以从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送,原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此,要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标,企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要,内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛,更加复杂。
　　4、实行会计电算化后,数据的载体不同了。信息来源于数据和程序,并且从一开始就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不被打印出来,只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。如果缺乏适当的内控,那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大,而且数据改动后不留下任何痕迹,电磁介质也易受损坏,具有丢失或毁损的危险。所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求。不仅要保存纸介质会计核算资料,而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序,以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。　5、计算机网络的迅猛发展及其在财务中的进一步应用带来了层出不穷的新问题。目前财务软件的网络功能主要包括:远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上报税、网上采购,网上销售、网上银行筹,实现这些功能就必须有相应的控制,从而形成电算化会计信息系统内部控制的新问题。
　　由此可见,计算机会计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较,计算机会计系统的内部控制是范围大,控制程序复杂的综合性控制,是控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制,是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。
　　
　　会计学近3年论文/d/file/p/2024/0425/FONTbr二、加强会计电算化内部控制的措施
　　
　　1、加强操作程序控制。为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定上机守则与操作规程办法,这是操作控制制度化的具体体现。无关人员不能随便进行会计软件系统操作;各种录入数据均需要经过严格的审批并具有完整真实的原始凭证,数据若有疑(下转第120 页) (上接第102页)问应及时核对,录入人员不能擅自修改,应按系统提供的功能进行改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正;做好数据日备份、周备份、月备份工作;操作人员不能向外提供任何资料和数据;只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。
　　 2、加强人员职能与权限控制。必须制定相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制。职责分工首先是将会计电算化部门与用户部门职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员(如出纳),在这两者之间进行职责分工的目的,是尽可能保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离,以及在会计电算化部门内部职责分离。
　　3、加强系统安全控制。这项控制是为了保证计算机系统的运行安全,防止未经授权的人擅自动用会计电算化系统的各种资源。订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑;设置操作权限、密码;数据存贮和处理相隔离;会计电算化系统应采用单独专门供电系统,并且不定期进行电源安全检查。
　　4、加强内部审计。内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部门,也是强化内部会计监督的制度安排。内部审计从以下几个方面入手:
　　(1)对会计资料定期进行审计,电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合公司内控制度,凭证附件是否规范完整;
　　(2)审查电子数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;
　　(3)监督数据保存方式的安全和合法性,防止非法修改数据的现象;
　　(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。