浅谈新丽佳公司会计内部控制制度设计

　     [摘要]由于销售与收款循环的重要性及复杂性，其内部控制显得更为重要。本文主要以我国的内部控制理论为基础，通过对新丽佳公司销售与收款循环内部控制体系改造过程中经验的分析来探索如何建立完善的销售与收款循环内部控制。
　　[关键词]会计制度；记账凭证；财务会计；内部控制制度；货币资金
　　
　　企业会计制度是由特定主体按照一定的程序制定并实施的、带有强制力的、用以规范其管理范围内企业会计工作的规则、程序和方法。如果企业缺乏健全的会计制度，将无法保证其会计信息质量，无法向报表使用者提供其奖惩有用的信息；就不能及时发现、纠正和防止错弊以确保资产的安全与完整；就难以确保相关法律、法规和规章制度得到贯彻执行。
　　新丽佳公司是一家主要从事服装产品制造的企业。服装产品只有靠质量才能在竞争激烈的市场上占据一席之地。以往一些公司由于内容控制制度管理不严谨，而使其生产的产品存在严重的质量问题，往往刚刚新建不久就面临破产的危险。从历史的教训中可以看出，一个企业要想求生存、求发展，完善、严谨的会计内部控制制度是必不可少的。
　　一、原有的内部控制制度存在的问题
　　（一）原有的控制流程
　　新丽佳公司原有的销售系统内部设有独立的财务系统。销售活动中的定价、发货、销售、开票、回款等业务均集中于销售系统内部。对上述业务的授权与审批程序也在销售部门内部完成，新丽佳公司的销售流程图如下：
　　（二）岗位分离控制
　　为了保证销售循环业务的有效性和可靠性，应按相关业务环节进行明确分工。从接受客户订单，填制发货通知单，批准信用，发运商品，开出发票，办理销货折让退货，到最后的收取货款，都必须由不同的人员负责办理，加强内部牵制，防止错误和舞弊行为的发生。为此企业应当明确相关部门和岗位的职责权限，确保不相容职务和岗位的相互分离，制约和监督。从新丽佳公司原有的销售流程我们可以看到。
　　（三）授权与批准控制
　　从新丽佳公司以前的流程来看，由于未进行岗位分离，订单缺少相应的批准程序，容易导致向未出现在新丽佳公司销售名单中的客户销售的情况。并且由于没有设立信用管理机构，新丽佳公司的信用批准没有步入正轨。
　　（四）销售定价控制
　　销售定价不一定是一个固定的数额，但也不是随意变动的。企业应该制定出有关产品的价格并列表反映。价格表中不仅要根据不同的购买数量确定产品价格，还要针对不同的客户关系给与不同的价格。但这种差别价款需要有一个严格的控制制度，不能随心所欲靠人情关系打折，否则销售人员很可能利用这些制度的缺陷从中渔利。
　　（五）赊销控制
　　在新丽佳公司原有的控制系统下，赊销的决定权在销售部主管手中，并没有建立完善的客户资料，进行详细的信用审核。这也与当时较小的赊销比例相适应。然而在赊销额度突然巨额膨胀的情况下，原有的不完善信用体系暴露出很多弱点。销售主管被赋予太大的权力，由于缺乏客户资信收集的机制造成信息屏蔽，很多优质客户得不到信用额度，而很多质地较差的客户又得以完成大额赊销。
　　（六）销售与发货程序控制
　　在原有的销售体系下，新丽佳公司建立了开立发货通知单的控制制度来完善对销售与发货程序的控制。不过这个控制由于未执行销售经办与开立发货通知单岗位的分离，使业务员既经手业务，又得以控制实物流动，使发货通知单这一制度没有发挥实质性的控制作用，给新丽佳公司的销售活动带来了巨大风险。
　　（七）收款控制
　　在原有的体系下，由于赊销额度较小，客户较为稳定，赊销回款往往比较主动和迅速。这也一定程度掩盖了新丽佳公司当时收款控制缺失的情况。在新的情况下，新丽佳公司很快发现对高速膨胀的应收账款管理缺乏力度，尤其是由于销售开票权力在销售部门，使应收账款明细不准确，给应收款的催收事业来了巨大的困难。
　　 会计学近3年论文/d/file/p/2024/0425/fontbr />二、对原有控制活动的分析及改进
　　新丽佳公司原有的销售与收款循环内部控制主要问题的根源在不兼容岗位分离执行不够彻底所带来的授权与批准，销售定价控制，赊销控制，销售发货程序控制和收款控制的问题。新丽佳公司在2008年以前，呈现产销两旺的局面。市场需求和远远不足的产量使得新丽佳公司的销售部门高高在上，往往是等客户上门求货，并且货款基本上是立即收取，赊销管理和收款管理中存在的问题暴露不明显。在竞争日益激烈的情况下，销售加款也由现销制转变为更多地采用赊销制。原有的控制体系显得不适用。在这种情况下，新丽佳公司聘请源德会计师事务所对新丽佳公司的内部控制系统进行重构。
　　（一）整改后的控制流程
　　1.签订合同
　　新丽佳公司每年年初会与主要大客户签订意向性合同，合同内容为客户需求产品的时间和数量估计数。签订大合同的目的是为了便于生产部门安排设备调试更新，销售人员根据剩余产量开拓市场，以及价格制定委员会估算市场供求情况制定价格。
　　2.接受订单和信用控制
　　客户在与销售人员协商后向销售部门发送订单。销售部门对于现销客户直接制定发货通知单，对于赊销客户进行严格的信用审查。对初次交易的客户一般给与较小的授信。对于老客户则建立动态资料卡，随时关注客户资产和现金流情况。赊销客户必须在销售业务部主管批准的额度内才允许赊销，若赊销额度超过授信额度，须提请主管人员进行额外授信，主管同意增加授信则可编制发货通知单，否则通知客户取消交易。
　　3.开具发货通知单和出库单
　　新丽佳公司采用提货制和送货制两种销售方式。提货制适用于老客户自提的交易。在提货制下，销售部门根据库存状况和客户订单编制发货通知单，同时开具出库单，两单一同送往财务部审核并收款。送货制适用于新丽佳公司负责运输的交易。由于运输路途较为遥远，客户一次订购数量较多，而往往这一张订单需要数天才能发完，因此送货制下为避免数天发货总量大于订单，由财务部门审核发货通知单后由仓库开具，再交由财务第二次审核。
　　4.开具发票并登记入账
　　对提货制下客户当场开具发票，对送货制下客户当天开具发票，并于第二天邮寄至客户手中，发票所附原始凭证为订单发货通知单，出库单，三单齐全确认收入。同时，现销客户登记入现金银行存款日记账及主营业务收入，其现金支票存入银行，承兑汇票记入应收账款贷方。赊销客户记入应账款及主营业务收入，其应收账款明细账作为销售部门信用审核的依据。

　　5.收取应收账款
　　应收账款的回收关系着企业的血液循环是否畅通，所以新丽佳公司对应收账款进行严格的管理，与客户定期不定期地核对账目，并分别情况，督促催收。新丽佳公司对应收账款本着谁销售谁催收的原则，要求业务不仅要尽量增加销售量，同时还要注意提高回款率。将应收账款回款率和周转率纳入员工考核指标，充分带动员工主动追讨应收账款的积极性。

　（二）整改后的岗位分离控制
　　由于岗位分离控制做得不到位，新丽佳公司的销售与收款循环的内部控制出现了许多漏洞。公司领导也意识到，授权与批准控制、销售定价控制、赊销控制、发货程序控制和收款控制中出现的问题都或多或少的与岗位分离控制执行较差有关。
　　1.公司对销售活动中的不相容业务进行了有效的分离。将原来的由同一业务员负责从签订合同到发货收款的销售全部流程改为必须由不同的人员处理。接受订单的业务员不得负责订单的审核。该订单的审核由销售部专门的机构进行了。同时，开具发货通知单的职能由销售部转移至财务部，使发货控制得到了有效监督。以上分离做到了销售业务的经办，审核和发货通知单开立三个岗位必须由不同的人员担任。

2.公司将开具销售发票的工作收归财务部门执行。完成了对开票，出纳，记账职位相互分离。这项分离避免了销售人员为增加业绩，将不符合销售确认条件的订单开具发票。同时，为了更准确地核实销售情况，将以前由销售部门负责销售日报表的编制改为由财务部门负责，将编制销售日记账和销售活动分离，有效地提高了销售日记账的严肃性与可信度，为新丽佳公司领导充分准确了了解新丽佳公司销售情况提供合理保障。
　　3.在销售部门内部单独设立信用岗位，其人员不由普通销售人员担任，业绩考核则与销售部门综合评定。这在一定程度上完成了销售与信用审核的分离。在应收账款和应收票据大量出现的市场环境下，该项信用审核制度的建立确保了销售的质量。
　　4.由财务部派专人进行应收款的管理，配合销售人员收款，定期向客户发放对账单。这项制度的设立完成了对应收账款收款的岗位分离，使收款，发放对账单这两个不相容职务得以分离，避免了销售人员挪用侵吞客户回款隐瞒不报的情况。
　　（三）整改后的授权批准控制
　　接受源德的意见进行内部控制整改后，新丽佳公司在以下三个方面加强了授权批准控制。
　　首先是订单批准。公司开始强调，不允许向未通过审核，未列入销售客户名单的客户进行销售，防止客户利用紧俏商品进行投机倒把，干扰新丽佳公司的正常价格制定。
　　其次是赊销授权批准。在进行了信用管理岗位的设立以后，赊销控制即由原来的销售主管批准改为由信用管理岗位进行批准。
　　第三是发货批准。更新后的销售与收款循环内部控制与以前相比，最大变化就是，将有销售人员一手独办的签订合同，开立发货通知单，收款业务进行分离。
　　这三项审核避免了销售人员与客户勾结，以低价销售新丽佳公司产品，暗中吃回扣：使未经信用审核的赊销无法提货；并使每一笔销售都有销售合同作为凭据，保证了销售活动的真实性。
　　（四）整改后的销售定价控制
　　基准价格确立以后，财务部产将利用此价格对每一笔发货通知单进行确认，如果出现差异需要由销售部门进行解释。
　　在某些情况下公司可能给予客户一定的销售优惠，主要有商业折扣，现金折扣和销售折让几种形式。无论是折扣还是折让都会使企业营业收入下降，影响公司业绩，所以应该建立完善的审批制度。对销售折扣制定严格的数量价格折扣标准，对现金折扣制定严格的信用政策，对销售折让必须详细考察，根据客户抱怨程度和本单位应该承担责任综合考虑应该给予的折让大小。
　　（五）整改后的赊销控制
　　新丽佳公司面对应收账款不断增加的新形势，加强了对赊销的内部控制，最大限度地保证新丽佳公司销售的安全。
　　首先，由销售部信用管理部门广泛收集赊销客户信用状况的资料，建立顾客资料卡，掌握客户的付款动向，进行科学化的收款活动。
　　其次，一改以往单调的应收账款结算方式，改为有针对性地赊销。在分析客户的销售额回笼及客户执行购销协议和付款的情况下，对客户资信进行评估、分析。
　　（六）整改后的销售发货程序控制
　　整改后的新丽佳公司的内部控制系统，对销售发货程序也做了相应得改动和要求。
　　首先是建立了订单证实和审核制度。
　　其次是建立了以发货通知单和出库单为核心的发货控制制度
　　（七）整改后的收款控制
　　由于2008年以后面临应收账款数额增长的严峻形势，新丽佳公司也加强了对收款的流程控制。财务部门应收账款明细账与销售部门销售明细经常核对，保证应收账款记录明确无误，一旦出现纠纷可以提出有力证据。除了加强应收款管理外，新丽佳公司对于收款速度快、收款比例高、呆账金额少的业务人员，给予一定的奖励，鼓励销售人员服务客户主动化。根据赊销客户的信誉采取有针对性的营销对策，主动向客户提供各种适当的售后服务，及早排除可能导致货款拖欠的隐患。这样既维护了客户良好关系，又极大地提高了应收账款的回收率，收款技巧效率化。新丽佳公司通过将销售回款率指标加入到销售人员业绩考核，把企业的利益与业务人员的前途息息相关的意识强化到每一个业务人员心中。

　不过内部控制系统的改造是一个艰巨的过程，不可能一蹴而就。对新丽佳公司来说，其内部控制系统也仅仅是刚刚进入到提高经营效率效果方面，将来的内部控制建设任务任重而道远。
　　
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