试论办公室系统的协调功能

　　论文关键词：行政管理　办公室　协调　功能
　　摘要：办公室是单位和部门的枢纽，功能多、任务重。作为一个沟通上下、联系各方的综合管理机构，办公室要善于统筹兼顾，围绕工作中心，充分发挥办会室系统的协调功能，提高其协调能力。
　　办公室作为一个综合性的办事机构，其承担的职责和任务是多方面的，如撰写文稿、文书打印、档案收存、机要保密、电话传真、组织会议、处理信息、内部协调、公关接待、信息发布和督促检查等，担负着日常性的行政事务及繁重的服务工作，起到承上启下、协调左右的中心枢纽作用。本文拟就力、公室的协调功能进行探讨
　　所谓协调，就是连接、联合、调和所有的活动及能量，使之统一起来。换句话说，协调是一项综合性的管理工作，其目的是消除管理过程中各环节之间的不和谐现象，使之协调一致、相互配合、同步发展。在实际工作中，单位的内外之间、上下之间、部门之间往往会出现许多矛盾、冲突和不一致、不协调的现象，这些矛盾与冲突，需要通过有关政策、规章制度和有力的措施来调节。办公室作为管理系统的中枢，其所处的位置决定了办公室的工作必须经常地、大量地、直接地协调各种关系，其协调工作的主要方面是上下级间的协调和左右间的协调。
　　一、上下级间的协调
　　首先，作为领导的参谋和助手，办公室人员要深人开展调查研究，经常给领导提供有关的统计数据和业务管理信息，并依据党的方针和国家的政策法规结合实际情况，适时地提出可行性建议，撰写出客观全面的、具有前瞻性的调研报告供领导参考，为领导作出正确决策服务。办公室是领导的左膀右臂，参谋作用十分明显，办公室干部要克服“言多必失、言高盖主、言低丢而”的困扰，不以言轻而金口难开，要敢于进言，敢于献计，大胆进谏。当然，进谏也要点到为止，不能把自己的意见强加给领导，更不能左右领导决策。要坦坦荡荡，出于公心，从大局出发，以事业为重，说真话，丁是丁，卯是卯。
　　其次，办公室所处的位置自然要求办公室要在领导和群众之间起到桥梁和纽带作用。为此，办公室要认真对待和妥善协调好上下级之间可能存在的矛盾，善于做好群众工作，积极维护领导之间、领导和群众之间的团结。在协调处理政务、事务时，要平心静气、平等待人，仔细倾听对方的意见，充分体谅对方的难处，对他们的实际困难和问题，该解决的要及时向领导反映并积极配合解决，要利用自己政策懂得多，信息知道得多，领导意图了解得多的优势，帮助基层出点子、理思路和谋对策。
　　再次，领导之间由于各自分管着几个方面的工作，往往会从分管的工作出发，给办公室提出不同的要求，发出不同的指令，对此办公室人员要胸有全局，分清主次和轻重缓急。在安排工作计划、各种会议和活动的工作中，要以正职领导为中心，对大是大非、事关全局的问题，必须多请示主要领导，按主要领导的意见去沟通和落实，对领导之间即正职与副职、副职与副职之间的意见，也要及时沟通，消除误会，努力使整个组织建立起融洽和谐、相互支持、相互信任的关系。
　　
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二、左右间的协调
　　首先，在实际工作中，由于各个部门所处的位置不同，也由于各类人员在思维方式、思想认识、工作作风和工作能力等方面存在差异，他们往往偏重于注意自身目标的实现，而忽视别的部门或别人的要求，使得部门之间、人与人之间对一些问题的认识和处理不一致，以致于不能发挥整个组织的最大功能，不能形成最佳的合力。对此各级办公室要通过联系、沟通、调解、协商等方式来有效地统筹协调左右之间各方面的关系，弄清楚问题的来龙去脉，绝不能把遇到的矛盾简单地上交给领导。
　　其次，办公室在发挥协调功能中，要站在全局的立场和高度对各部门进行综合平衡，集中多方意见，多方协商，求同存异，秉公处理，要以公正平和的心态调整、理顺和改善各单位之间、人际之间的关系，解决工作中的矛盾，并且建立和健全各种协调制度，使协调工作逐步规范化、程序化。
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　　再次，办公室的协调工作要纲举目张，不能事无巨细，眉毛胡子一把抓，否则就会被事务所淹没，有可能顾此失彼、事倍功半。事实证明，办公室的协调工作一定要有重点，要紧紧围绕领导关心的重点和群众关注的热点及改革发展中碰到的难点问题，通过牢牢抓住重大事项，去带动办公室协调工作的开展。
　　三、协调工作中应该注意的几个问题
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第一，有权不越权。办公室是综合管理部门，是协助领导施政、指挥和管理的左右手，但办公室干部要切实摆正位置，既不能越权，更不能滥用职权。要始终牢记自己是参谋而非领导，是“配角”而非“主角”，做到尽责不越职，出谋不决策，参与不干预，在正常情况下绝不超越职权范围处理事务，绝不过问不该知道的事情。办公室在任何时候都不能忘记按章办事，按领导意图办事，按照工作程序办事，对一些重要事情要按照职责分工和上下级领导关系，有请示，有汇报。凡遇到超越职权范围的事，不擅自作主，不乱表态，不乱办事，如遇领导不在又有紧急事情需要处理时，要注意与有关部门、有关人员商量后慎重处理。
　　第二，有功不居功。办公室的工作多数是协助、辅助其他部门的，杂事、小事多，协助、辅助多，台下、幕后多，没有轰轰烈烈的场面，没有引人注目的动作，因而工作干了不少，但总结起来，似乎又没几件能显示成绩的事情。面对这种情况，办公室人员一定要高姿态，不争功，不居功，淡泊名利，忘我超我，乐于干默默无闻的小事、杂事，甘当配角，当好配角。
　　第三，有苦不叫苦。办公室的特点是事杂(繁杂、复杂)面广(头绪多、范围宽)，什么工作都可以归到办公室办，作为联络上下左右的“中枢”，办公室经常处于矛盾的交叉点，稍不注意不是上不满意就是下有意见。面对误解和委曲，办公室人员要受得住、不气馁，认真对待，有则改之，无则加勉。不能因为领导要求严、批评多，就闹情绪，也不能因为矛盾多、事难办，就畏首畏尾，不敢办事。正确的态度应该是:只要是职权范围内的事，就要积极主动抓，绝不可缩手缩脚、推三推四，要敢于做一切有利于做好工作的事，敢管事、敢担事、敢办事，变被动服务为主动服务。
　　四、办公室协调能力的提高
　　办公室工作的性质、地位和作用要求办公室人员要具有较高的理论水平和较强的业务素质与应变能力。随着改革开放向纵深发展，办公室系统要在新形势下完成自己的工作使命，有所作为，还要开拓新的思路，采用新的方法，在办文、办会和办事上，在综合、协调、运转上发挥更大的功能和作用。为此，办公室干部平时要注意系统学习和掌握现代管理科学理论并指导实践，主动深人实际，调研分析，当政策的“灵通人士”和情况的“百事通”，只有这样，才能增强做好协调工作的素质和本领。
　　办公室是一个有机的整体，往往一项具体工作有时要落实到多位工作人员的身上，经过通力合作才能完成。因此要通过经常性的思想政治教育，增强力、公室人员的党性观念、全局观念和群众观念，做到个人利益服从整体利益，局部利益服从全局利益，眼前利益服从长远利益。要注意调动力、公室每位同志的积极性和创造性，充分发挥办公室人员的智慧和特长，并进行科学组合，合理分工，分兵把口，使办公室内部的知识结构可以互补，能力可以互补，大家职责分明、任务明确，重大事项集体合作、统一行动，保证目标的实现。此外要拓宽民主渠道，努力营造一种多想问题、勤动脑筋、积极向上的良好氛围，建立人人争先创优的激励机制，从而增强办公室的凝聚力，增强办公室人员的责任感和集体荣誉感。
　　从某种意义上说，办公室是个无权部门，充其量是个参谋、辅助部门，要真正发挥办公室的协调作用，还有赖于领导的支持和充分的授权，而且领导重视和支持的程度也直接关系到办公室协调成效的大小。
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　　总而言之，作为一个沟通上下、联系各方的综合管理机构，办公室要善于统筹兼顾，紧紧围绕工作中心，深入做好协调工作，使领导之间、部门之间、人员之间思想一致、行动统一，从而最大限度地调动单位和个人的积极性，在相互配合、减少内耗的情况下发挥整体的最优效能。
　　参考文献:
　　[1]祁跃辉.如何做好办公室工作.《人事管理》[J].2000，(2).
　　[2]王金家.谈办公室主任之“道”.《秘书工作》[J].1998，(10).
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