高校行政管理的办公自动化问题研究

    【摘要】在阐述了高校行政管理继而办公自动化概念的基础上，首先论述了高校行政管理办公自动化的必要性，由此进一步分析了高校行政管理办公自动化建设过程中面临的主要障碍，以此为基础，分别从更新观念、建立长效管理机制、提高办公人员办公自动化能力以及加强网络信息安全等四个方面，提出了完善高校行政管理办公自动化建设的相应对策。
　　【关键词】高校行政管理 必要性分析 办公自动化建设
　　
　　引言
　　随着计算机和网络技术的广泛应用，计算机已经成为高校办公的必备工具之一，校园网已成为高校教学、科研、办公及管理不可或缺的支撑环境，在我国高校教育中体现出越来越重要的作用。近年来，许多高校都先后明确了数字化校园的战略目标，开始积极推进办公自动化建设，一些高校根据本校的需要和人力、财力的情况开发了具有本校特色的办公自动化系统，一些高校购买了办公自动化系统，还有一部分高校通过外包形式开发了诸如人事管理系统，财务管理系统、教务管理系统，学生管理系统以及设备管理系统等一系列的办公自动化系统，这些系统的使用，大大提高了高校的办公效率，推动了高校办公自动化的进程。同时，高校办公人员的计算机应用水平也在逐步提高。使用Office办公软件以及收发电子邮件等操作都已经成为办公人员工作和交流的重要途径，这就为办公自动化系统的进一步推广奠定了良好的基础。
　　1 相关概念的界定
　　1.1 高校行政管理的概念。高校行政管理指的是高校内部行政事务的管理，是高校通过依靠一定的机构和制度和采用一定的措施和手段，为了实现高校教育工作的目标，从而发挥管理和行政职能，充分利用各种资源，并引导全体师生员工有效完成学校各项工作任务，实现预定组织目标的一系列活动的总称。
　　1.2 办公自动化的概念。办公自动化(Office Automatic)简称OA,是20世纪60年代提出的一个概念，截止目前，办公自动化还没有形成一个被广泛认可的标准化定义，一般是指利用通信技术、计算机网络技术以及办公管理方法，将人们办公的部分业务活动经由办公人员以外的其他各种先进办公设备，并由办公人员和这些办公设备共同构成一个人机信息处理系统，从而完成相应的任务的一个连续过程。
　　2 高校行政管理办公自动化的必要性
　　在我国高校教育事业的快速发展的宏观背景下，各高校之间的竞争日趋白热化，传统的行政管理办公方式已经不能满足高校快速发展的需要，这就凸显了改善高校内部管理体制和提高日常工作效率的重要性。具体而言，高校行政管理办公自动化的必要性主要系现在以下方面。
　　2.1 高校持续发展的内在需求。随着我国高校招生体制改革，各高校办学规模不断扩大，许多高校经过合并重组、独立升格、扩建新校区等方式，形成了新老校区或多校区联合办学模式，对于此，传统的高校行政办公模式显然无法适应远程办公的需求，这就对出现新型的办公方式有了强烈的内在需求，实现办公自动化也就体现出高校进一步发展的必要性。
　　2.2 实现移动办公的需要。随着国内外高校之间、校企之间合作交流的不断加强，学校领导和教职员工都面临着经常出差的问题。是否能够通过及时获取信息来作出重要决策又是学校事业快速发展关键。例如，在学校领导出差期间，对学校情况要随时了解，并安排各种事项，或及时批示一些重要文件，为了实现移动办公，就必然要求拥有运行良好的行政管理办公自动化系统。
　　2.3 降低高校管理费用的需要。资料表明，由于全面推行办公自动化，美国政府在1992年-1996年的短短4年间各项开支减少了1180亿美元。微软公司在1997-1998年短短一年时间内至少节省了4000万美元开支。可见，对于高校而言，大力推行行政管理办公自动化，可以大大降低办公用品耗材的使用量，从而节约办公经费的开支，使学校能够节约更多的人力、物力、财力用于高校的其他按建设领域，这同时也是构建节约型高校的良好体现。
　　2.4 实现高校信息共享和增强决策合理性的需要。作出科学决策是高校行政管理人员的重要工作，而拥有足够的有效信息是进行科学决策的必要前提。大力推行行政管理办公自动化，可以实现信息交流快捷通畅，充分实现信息资源共享，为高校行政管理人员提供良好的办公环境，使决策能够变得准确、及时，从而提高高校的行政管理工作效率。
　　2.5 国际化接轨的需要。目前，我国的高等教育事业正逐步与国际接轨。国内高校能否把握发展机遇，是当前我国教育界普遍关注的问题。大力推行和实施行政管理办公自动化，一方面可加强国际合作交流，另一方面还可加快国内高校向国际化发展的步伐。可见，办公自动化的简历是国内高校在借鉴国际一流大学成功经验的基础上对国际先进的高等教育管理模式的学习和改进策略。
　　3 我国高校行政管理办公自动化面临的主要障碍
　　由于各高校自身条件情况有所不同，办公自动化建设水平也存在很大的差异。调查表明，使用办公自动化系统是我国高校实现办公自动化的主要方式，但以传统方式为主的高校仍然高达45％，使用办公自动化系统的高校为40％；只有5%的高校基本实现了对网络办公自动化的使用。由此可见，目前我国高校推行行政管理办公自动化仍然是一个十分艰巨的任务，从目前来看，主要还面临以下障碍。
　　3.1 高层领导的重视程度不够。高校行政管理办公自动化建设过程中面临的最大困难在于一些高校的高层领导在思想观念上存在滞后性。例如，有些高校的高层领导缺乏足够的的计算机应用水平，因此存在抵触情绪；再如，有的高校领导仍然沿袭传统的思维方式，习惯于传统的手工办公；又如，尽管有些高校领导对办公自动化并不持反对态度，但考虑到办公自动化的前期工作需要大量的人力、物力、财力投入，同时，随着我国高等教育事业的快速发展，在招生规模连年扩大的前提下，许多高校不得不将大量的资金投入到新建教学楼、宿舍楼以及教学仪器设备的添置上，从而在办公自动化方面形成了资金短缺的状况。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　4完善高校行政管理办公自动化建设的对策
　　高校行政管理办公自动化建设是一项复杂的系统工程，结合前文所述，本文认为，高校行政管理办公自动化建设可采取如下措施。
　　4.1 快速更新观念，提高领导层的重视力度。许多高校办公自动化建设推进缓慢、甚至在推进过程中出现停顿甚至搁浅的情形，高校领层对此有不可推卸的责任。因此，学校领导应更新观念，提高认识，拿出抓学科建设和抓教学评估的劲头来抓网络办公自动化系统建设，同时做好办公人员的队伍建设。
　　4.2 建立包公自动化系统的长效管理机制。管理的规范化是办公自动化系统正常运行的制度基础，因此，建立健全各项长效管理制度是保证办公自动化建设工作顺利实现的重要保障。具体而言，在系统建设的过程中，诸如《校园网络信息管理办法》、《数据库管理员职责》及《网络与信息应用、保密管理办法》等各类相关制度也要相应出台，并在后续的系统使用过程中对这些规章制度不断进行改进和完善。
　　4.3 提高办公人员的办公自动化素质。由于办公人员在办公自动化系统这一人机结合系统的使用中起着主导地位，这就要求办公人员一方面要熟练掌握办公的基本知识，另一方面还要熟练使用各种办公设备及办公软件，因此，提高办公人员的综合素质，提高办公人员的办公自动化综合能力就成为高校实现办公自动化的重中之重，对于此，学校一是可以通过内部培训来逐步提高办公人员的业务水平，通过考核持证上岗；二是可以通过对部分岗位进行人员外聘的方式，即聘任计算机使用能力强的人员上岗，保证人人会用，由此适应办公自动化的工作需要。
　　4.4 加强防范措施，确保网络信息安全。由于网络办公自动化建设会使高校的各类信息在一定范围内处于开放状态，重要数据的安全性防护由此成为关键，因此，在办公自动化建设的过程中，同时还要至少做好以下两方面的工作，一方面，要加强高校全体行政管理人员的保密意识，另一方面，要此案去各种技术手段，即通过采用数据加密等技术，或通过设置身份验证、权限审查等方式保证合法用户的使用，从而在确保信息系统安全的前提下，使高校办公自动化系统得以有效运行。
　　参考文献：
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　　〔4〕 越常环.对高校行政管理工作作的思考[J].辽宁教育研究， 2007，(4)
　3.2 条块分割现象严重，缺乏整体规划。如前文所述，当前我国完全实现网络办公自动化办公的高校比例还只有5%，绝大多数高校部门之间条块分割，资源还不能实现校内共享，相互之间缺乏统筹安排。具体而言，由于各个部门之间的办公软件相对独立，软件之间缺少接口定义，信息交流也就无法实现，这同时还会形成部门之间管理软件出现重复开发的现象，另外，由于许多部门购买的办公软件并不符合本部门实际工作的需要，导致工作效率低下，因此，只有通过学校进行统筹规划以及各部门积极配合，才能实现系统的网络办公自动化建设，从而真正发挥自动化办公的功能。
　　3.3 办公人员的培训力度不足。随着网络的普及，电脑已成为高校办公的必备工具之一，绝大部分高校已经具备了办公人员“一人一机”的条件，随着时间的推移，办公人员的计算机应用水平也相应地逐步提高，这就为大力推行办公自动化奠定了良好的基础。但由于一些历史遗留问题的存在，有的高校把管理岗位当作安置人员就业的地方，部分年龄较大的办公人员计算机应用水平相对低下，导致办公人员的水平参差不齐，从而影响了办公自动化的正常推行。因此，只有把办公人员的管理实践和计算机操作能力结合起来，才能真正发挥办公自动化的作用。
　　3.4 系统缺乏足够的安全保障措施。互联网本身所固有的安全性隐患为少数有意攻击网络系统的人提供了可乘之机，他们纷纷通过窃取保密技术资料和重要数据、传播病毒等方式攻击和破坏网络。所有数据实行办公自动化后都会在计算机上存储，一旦遭受黑客入侵或病毒破坏，其后果不堪设想。可见，网络系统与数据安全问题是办公自动化建设中值得注意的一个非常重要的环节。
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