招标作为高效透明的采购活动，已经被社会认可，并在采购实践中广泛采用。目前，业界谈得最多的是招标规模、效率、规范。谈到招标成效，大家谈得比较多的一个指标是节资率。招标的效果如何，用户是否能够买到满足需求、物有所值的产品，使用效果如何，这些问题反映的是招标活动的综合效果，即招标质量。做任何工作，质量是第一位的，只有在保证质量的前提下，高效率才有意义，因此，如何提高招标的质量就显得非常重要。 招标质量受多方因素的影响，比如招标活动的规范性、公开性、组织者的素质、社会干扰等因素，除此之外，招标文件的编制水平和质量也是影响招标质量的一个重要的内在因素，必须注意下述几个方面的重要问题方能把好招标文件的质量关。
一、招标文件的规范性
随着《招标投标法》及《政府采购法》的颁布实施，国家相关部门都先后制定和出台了招标管理办法，使得招标采购工作有章可循。目前，在招标采购业内，由于从业人员业务素质水平参差不齐，对有关招标采购的政策法规认识了解不全面，采购机构片面追求效率和速度，致使一些招标，达不到预期的效果。招标文件的编制很不规范，招标范本不尽统一，风格各异。因此制定一套经过认真审核推敲、逻辑严密、文字简洁清晰、充分反映国家目前有关法律法规和政策、符合各自运作制度和实际的招标文件范本是非常必要的。国际上，大多采用这种模式，如FIDIC组织，是一个世界性的组织，组织和编制了一系列适于工程咨询行业发展、符合世界工程咨询行业和WTO有关法律文件的规范性文件，使得行业业务规范、高效运行，有章可循。一个规范的招标文件范本不只提高了效率，更重要的是能够全面、充分地反映国家在某个具体行业领域招标采购的政策导向，大大加强了招标活动的规范性，使其从文本方面严格的限定在法律规范的范围内。
二、前期准备工作应充分
当前，一些采购机构在编制招标文件时，在套用范本的基础上，技术篇内容用采购人提供的技术文件简单替换，至于采购人提供的东西是真是假，是否存在错漏，是否有不符合国家有关法律法规的内容，是否存在歧视、倾向性等现象或其他有悖三公诚信原则的条文，则不多过问，殊不知这样一来，使招标活动从一开始就失去了三公的基本的前提。招标文件是招标活动的法律性文件，是评标的惟一依据，招标文件混乱，也就无法保证招标活动公平进行，招标质量得不到有效保证。 采购机构应根据采购计划，对采购项目从政策、资金、市场、技术生产等方面进行全方位的市场调研，为科学合理的编制招标文件提供保证，对专业性强的采购项目可邀请有关的专家和技术人员进行论证、分析，必要时邀请潜在投标人听证，并在统一答疑时补正。
三、反映用户实际需求
招标的目的就是为需求服务，招标文件全面反映用户需求是编制招标文件的一个基本的要求。我们有的招标文件编制完成之后，不能全面准确反映用户的需求，功能描述不准确，技术指标、工艺方法、质量水平档次要求、验收标准均不明确，当投标人阅读招标文件时，认为其高中低档产品都可满足要求，不知道应该以什么档次的产品报价；还有的商务条款、使用环境、地理位置条件均不明确，这些因素都会影响到产品的配置和质量，影响到投标人的正常报价和投标方案。这些问题没有明确，招标文件就不能贴近用户需求，不仅给投标人编制投标文件带来很多困惑和疑问，最终影响了招标成效和质量。
四、招标文件的编制必须保持公正，无倾向性，无歧视
公平、无倾向性和无歧视是招标文件编制的一个最重要的准则。这个原则执行起来应该说是有一定难度。倾向性有时表现明显，例如在招标文件中注明设备型号等，但有时是比较隐蔽的，如在产品功能、技术、性能指标方面的倾向性描述是不容易识别的。要解决这个问题，就要建立一种咨询制度，召集有关专家进行集体咨询，必要时可以公开在网上或以其他方式直接征求潜在投标人的意见，或召集相关供应商举行听证会。 编制招标文件过程中还会存在潜在投标供应商权益被侵害的情况。
其一，制定招标文件时，不应该有制定特定技术条款的故意，使大多数供应商被抛之圈外，以便自己关心的供应商中标。这种做法看似合法，却最终损害了广大供应商权益，也损害了采购人的利益。
其二，用资格审查来排除有竞争力或外地的供应商。招标人在招标采购活动开始前，要对供应商的资格进行审查，只有审查合格的供应商才能参与投标。正常的审查是符合规定的，但有时以此为借口故意抬高门槛，或增加不合理的内容，这样作的结果不仅损害了供应商的权益，也损害了采购人的利益，有可能错漏选择更优秀供应商的机遇。所以在招标文件制定和编制中，上述问题必须引起注意。
五、招标文件的信息风险程度
招标采购容易产生信息风险，主要表现在：
不完全信息风险。采购机构搜寻的市场信息不完全，而不完全信息将影响采购的正确决策，从而形成一定的风险。
信息不对称风险。信息不对称主要包括几个方面。采购人与采购机构的信息不对称。供应商与采购人的信息不对称。采购机构与供应商的信息不对称。需要特别注意的是，由于人为因素，造成参加某一项具体招标采购的供应商获得的信息不均等，更是造成招标采购不公平的一个重要原因。不完善信息对称制度的建设，是很难做到公平招标评标的，也很难提高采购质量。由于信息不对称，采购人或者采购机构可能容易上当受骗。
信息遗漏风险。信息传递环节越多，信息遗漏的可能性越大。如果采购信息发生遗漏，可能导致采购到的货物或服务不能令采购人满意。所有这些信息风险，应最大程度地在招标文件中得以排除，创造一个采购信息全面公开的采购信息平台，一个有着较高水平的招标文件所产生的信息风险是比较小的。
六、界面分界清晰，分包准确
如果一个招标项目，是一个整体工程，招标时需按工艺或类别分包，需要由不同的供应商才能完成，就需要明确说明分包的分界情况。不同分包的标的内容必须明晰。有的项目在招标时，往往由于招标文件没能明确指出分包分界，使得投标人报价不准，内容不一，致使招标作废标处理，即使不废标，也给评标工作带来很大难度，不仅带来不必要的损失，还影响到招标质量和招标机构的信誉。分包还必须考虑投标人在一定时间内的有限履约能力。
招标文件是每一次招标活动的法律文件，编制招标文件是招标过程中一个很重要的环节，在每一次具体招标活动中，国家有关政策法规是否得到贯彻和执行，采购人的需求是否准确、全面、合理的予以表达，影响投标报价和有关标的的多方面指标是否全面、准确、明晰的陈述，对投标人资格、格式、要求等是否表达清楚，没有歧义，评标标准及方法是否明确详细，都关系到招标文件的质量，招标文件的质量直接影响了招标的质量和成败。我们应该充分认识招标文件的质量水平对招标质量的基础性作用，提高招标质量从提高招标文件质量开始。
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