利用资金管理信息系统强化资金控制

资金管理贯穿于企业整个生产经营的始末,是财务管理的集中体现。强化资金管理,可以提高资金的使用效率,规避财务风险,能有效地防止舞弊、挪用、超权限审批等腐败现象发生,保证企业健康有序地发展。而利用先进的管理软件——资金管理信息系统可以实现这一目标。

太钢通过资金管理信息系统对资金的事前预算、事中控制、事后分析的“闭环管理”,实现了与自己的ERP信息系统及各国内银行的结算系统的无缝衔接,达到了“资金结算网络化,银行柜台桌面化”的目标。现对太钢资金管理信息系统案例进行分析。

一、实施前情况

(一)各单位擅自开户

各单位存在私自开户,隐匿账户信息现象,造成资金沉淀,资金利用效率不高,且易形成腐败现象。

(二)网络手段落后

太钢开通了工商银行网上银行的查询功能,其他银行靠每日电话查询。

(三)资金结算手段落后

资金管理员通知各单位出纳到银行办理缴款;对外付款,出具合规票据,去银行柜面办理资金的支付业务。

(四)资金预算执行力差

每日,资金预算管理员需通知各单位当日支付额度;依据额度审批支付的票据;日终,依据统计结果,填列资金预算支出表。每日依据查询资金结余情况,“倒挤”出当日资金收入情况,填列预算收入表。

(五)月末对账难度大

月末,出纳依据银行日记账及银行提供的纸质对账单,逐笔勾划明细,必要时需调用原始凭证进行核对。账户较多单位,需用时两日,工作效率低。

(六)授信情况不清晰

各金融机构对集团公司采取“集中统一授信”政策,但各单位在使用上自由度过大,且手工台账登记不及时,并存有错误,影响资金预算的准确性;同时业务分散,不利于与金融机构沟通获得最优惠的信贷政策。


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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr二、功能实现情况br />
太钢资金管理信息系统(见图1)通过资金监控、资金结算、票据管理、资金预算、信贷管理及外汇管理等,实现公司资金的有序管理。


(一)资金管理信息系统包括以下主要功能

1.资金监控:实时监控各账户资金来源和去向,可查询历史记录,可实时掌握各账户余额,并可以作统计分析。

2.资金结算:实现了付款信息从SAP系统中相关凭证传输过来,经确认后发送支付指令,及收款的入账信息实时传输到SAP系统中并生成会计凭证;在授权范围内,相关人员可以进行资金的上收、下拨和对外支付,并实现了银企自动对账。

3.票据管理:从SAP系统传输应收票据的收取和到期、贴现、背书以及应付票据的开出、承兑等数据信息,对收到和开出的商业票据进行全程电子化管理,实时掌握应收、应付票据资金状况,并实现了到期票据的预警。

4.资金预算:进行预算的编制、动态控制、事后分析,可自定义预算周期、预算项目等。各用款单位提报支付计划并上传,计财部核定各预算项目额度并反馈各单位;系统进行收支综合平衡,测算资金余缺,确定补充缺口的措施,完成预算编制;各单位对外付款时,银行收支和票据收支信息从资金结算和票据管理模块实时传递,反映每一预算项目的执行情况,系统按对应项目检查是否超过预算额度,如超预算将不能通过,经追加预算或特别审批后方能支付。

5.信贷管理:统计查询企业授信额度及使用情况,实现银行借款商业票据及信用证的电子化管理。从SAP系统传输银行借款的借入和归还信息,商业票据及信用证的开立和承付,自动更新信息系统中的授信资料,并对即将到期事项给予预警提示,可实时按各种条件组合查询。

(二)系统运行效果实例

1.公司设置效果图(图2)



三、强化资金控制情况

通过资金管理信息系统的实施,公司强化了资金的内部控制。

(一)强化了资金管理的事前防范

1.杜绝了私自开户现象。未经授权开立的银行账户,无法在资金管理信息系统内设置,无法办理网络的资金支付,无法实现与集团内其他账户的资金调拨事项,无法进入会计核算系统,使各单位拟私自开户时,顾虑增加,不敢轻易开户。

2.完善了预算编制。在资金管理信息系统中,月度资金预算采取“自下而上、自上而下”的编制方式。预算执行单位先分明细项目(到采购的具体品种)编制本单位预算,将此预算及相关资料一同提报到公司计财部;公司依据整体生产计划,结合债权债务情况,审定各单位预算,并在系统中反馈回各单位。

(二)强化了资金管理的事中控制

1.强化了资金的集中管理。(1)每日终了,系统自动发送指令,将各单位银行账户的结余资金,自动上收到指定账户,实现了跨单位、跨银行的资金集中;对个别收款账户(不对外支出的账户)资金,实现了余额定时上收,加速了资金的周转效率。(2)各单位对外支付时,公司统一依据当日的支付计划及各行的结余资金,通过系统的手动下拨功能向单位下拨资金。(3)各单位在收到商业票据时,将票据的明细要素记入公司的ERP系统,ERP系统会自动将此信息传入资金管理系统。资金预算管理员依据预算及资金,确定票据背书、贴现等额度,依据确定的额度及票据情况,在系统中对相应的票据进行标识,实现了票据的集中管理。
2.保证了资金支付的安全性。对外款项支付,会计首先在ERP系统中编制会计凭证,将付款信息(金额及收款人信息不可变更)传递到资金管理系统,出纳依据会计凭证复核付款信息后,向主管提交,主管审核后支付。杜绝了原来出纳一人既“管支票”,又“管印鉴”的现象,防止了出纳一人挪用公款的可能,也防止了出纳因工作失误造成错误支付的可能性。

3.保证了款项收取的实时性。对收款业务等被动业务,银行信息通过资金管理系统传递给ERP系统,ERP系统自动核实付款人系统编码,生成会计凭证,在提高工作效率的同时,降低了人为输入信息的差错率,并为营销管理提供了良好的财务支持。

4.设置预警提示,加速资金周转。对应收票据,提前几日提示到期,提请委托收款,保证资金的按期收回,杜绝了因操作原因造成的票据资金未按期收回现象。

5.强化了资金预算的执行。对支付信息,依据ERP系统中设定的现金流量项目,将付款信息对应传入资金管理系统后,记入相应品种的支付预算。防止以前采取手工统计情况下,出纳根据预算执行情况,自行调整预算余缺,资金预算管理员无法监控的现象。对超预算项目,需在系统中经有权人授权追加预算后,方可办理支付。

(三)强化了资金管理的事后分析

1.银企自动对账,降低资金风险。在资金系统中,可以将ERP系统的银行日记账实时导入,与保存的银行账户结算情况进行自动勾兑,对于差异,可以按日形成《余额调节表》,便于未达账项的及时落实。会计主管及有关人员可进系统查询余额核对情况,规避了挪用资金、出借账户等现象的发生。

2.加强了大额资金的监控。资金管理信息系统可按单位、发生额度等情况,单一或组合条件方式,查询大额资金的发生及变动情况,可及时落实有关问题,保证资金的安全。

3.强化资金的各项分析。通过资金管理信息系统中每日的结算及结余的数据,描绘公司资金用量的曲线图及资金结余的曲线图,可以分析资金峰底与峰谷情况,对资金进行合理安排,调整结算模式,既可规避因资金问题形成的公司财务风险,也可降低货币资金的占用,从而降低公司财务成本。

通过资金管理信息系统的建立,太钢强化了资金的内控管理,规避了原有的一些风险,保证了经营的有序发展。

【参考文献】
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