浅析对高校毕业生档案意识弱化的现状分析及思考

　　【论文关键词】高校毕业生　档案意识弱化　对策
　　【摘要】高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，高校毕业生档案意识的强弱将对整个社会档案意识的形成产生深刻影响。本文针对当前高校毕业生档案意识弱化这一现状，分析了高校毕业生档案意识弱化的原因，并就如何增强高校毕业生档案意识提出了对策和方法。  
　　 
　　高校毕业生档案是学生在校期间学习、生活及重要社会实践活动的真实记录，是反映学生综合素质和家庭社会关系等方面的主要原始材料，也是用人单位选人、用人决策的重要依据。所谓档案意识，就是人们对档案以及档案工作这一客观事物的主观反映，是对档案和档案工作态度和认知的总和，它决定了人们对档案的社会地位和作用的认识。高校毕业生档案意识的强弱直接关系到高校毕业生档案管理水平的高低，因此，增强档案意识是提高高校毕业生档案管理水平的关键。 
　　一、高校毕业生档案意识弱化现状的主要表现 
　　（一）档案意识淡薄，缺乏关心档案去向的意识。高校毕业生不同程度的存在对档案重视不够，没有认识到档案的真正价值。多数毕业生对档案采取漠不关心甚至完全忽视的态度，没有主动关心自己档案材料内容和档案去向的意识。一些毕业生认为自己的档案到了单位后“没什么用”；另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度；有些毕业生等到再需要档案时，回到学院相关部门询问，已寄回到生源地的毕业生管理部门，再进行查找就非常困难了。 
　　（二）毕业生建档意识薄弱，对档案管理制度了解不够。由于毕业生对学校档案管理制度不了解或相关老师对档案材料的规范强调不够，这就造成了学生在建档时出现好多问题。如：学生在填写表格时用圆珠笔填写，用简化字或繁体字签名，日期填写不完整，文字材料书写不规范，个别信息不真实等，致使档案杂乱无体系，残缺不完整，不能向用人单位反映大学生的全貌，不能为大学生就业提供真实可靠的依据。 
　　
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二、高校毕业生档案意识弱化的原因分析 
　　（一）历史原因 
　　由于历史的原因造成了档案的封闭性和神秘感，新中国成立以来，片面强调档案的机要性和保密性，使得档案在人们的心中显得很神秘。谈到“档案”二字，大家都觉得离自己有一定的距离，给人一种高深莫测之感，往往被人们误解。改革开放后这种误解有所消除，但任何事物的发展都需要一个过程，因此，要彻底改变这种不成熟的档案意识还需一定时日。 
　　（二）社会原因 
　　进入21世纪，随着市场经济的飞速发展，人才流动随之变得更加活跃和频繁，整个社会彰显出前所未有的生机与活力。这就加大了社会档案管理工作的难度，也更加凸显了提高档案管理水平的重要性。同时，正是这空前大规模的人才流动使得人们逐渐忽视了档案的价值和作用，尤其是部分私营企业和规模比较小的单位甚至根本不考虑毕业生的档案问题，从而影响到整个社会档案意识呈现弱化的趋向，这直接或间接得影响了高校毕业生对自己档案重要性的认识。 
　　（三）高校原因 
　　1.高校档案管理部门宣传力度不大。高校对档案管理方面的法规制度宣传力度不够，致使毕业生对个人档案享有的权利和应尽的义务知之甚少。档案工作在高校工作中多处于默默无闻的幕后状况，与师生有一定距离，在宣传教育方面没有“话语权”。有的档案管理部门受历史传统观念影响，认为档案跟机密工作紧密相连，在工作中束手束脚，担心毕业生随意翻看、改动、损坏档案材料，这在无形中大大影响了档案价值的有效发挥。 
　　2.高校档案管理人员专业素质不高，责任心不强。由于高校对学生档案重视程度不高，管理投入不够，大部分高校并没有配备专职的学生档案管理人员，而兼职档案员都有自己的本职工作，不可能有充足的时间和精力投入到毕业生档案管理工作中去。同时，兼职的档案管理人员没有经过专业的培训，自身档案意识淡薄，专业知识欠缺，未形成规范化、科学化的管理理念。这些不仅影响到学生档案的管理，而且也难以适应人才市场对新时期毕业生档案的新要求。 
　　3.高校档案管理体制亟待健全和完善。目前，各个高校学生档案管理体制不一，缺乏必要的管理规章制度，多数高校无专职工作人员负责学生档案管理，一般都是在毕业生离校前临时突击整理，完成毕业生档案转递工作。此外，高校档案知识教育长期缺位，也直接导致大学生对自我档案的重要性认识不足。 
　　（四）毕业生自身原因 
　　当前，高校毕业生为了能找到一份好工作，他们忙于包装推销自己，奔波在各个招聘会上，参加各种选聘考试，接受用人单位的面试。面对来自社会、家庭和学校的多重压力，客观上使得毕业生们无暇考虑自己的档案问题。同时，主观上由来已久的淡薄的档案意识也使他们大都忽略了自己的档案。不少毕业生认为找工作看重的是能力，档案是“身外之物”，无关紧要，有没有，或放在哪里，都无所谓。 
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　　（一）加强毕业生档案意识教育，把档案教育纳入到毕业生就业指导工作体系中来。高校应在就业指导课及平时日常管理工作中，加大宣传教育力度，如通过举办专题讲座、集中培训等方式，让毕业生从主观上认识到个人档案对本人发展的重要性。高校要使毕业生认识到就业的过程不仅是一个寻找用人单位的过程，还是一个向社会提供毕业生信息资源的过程，这就需要毕业生在校学习期间不断完善提升自我，总结积累各方面表现的信息资料，以最优异的表现证明自己的实力，把自己的每一点成绩都有意识的“归档”，使这种“有案可稽”的档案意识成为自己的一种习惯或观念。 
　　（二）以诚信教育为重点，让毕业生适当参与建档的实践，激发他们对档案的兴趣，强化毕业生档案意识。在毕业生建档过程中，可以指导毕业生模拟建档，并借此对毕业生开展档案知识的宣传和教育。一方面要教育学生通过自身努力，使自己的档案更加充实、完美；另一方面要教育学生所有归档材料都要真实准确，不能有不诚实行为，要为用人单位及社会衡量个人品德提供重要依据。 
　　（三）高校应提升毕业生档案管理水平，不断强化毕业生档案意识。 
　　1.健全高校毕业生档案管理制度。一方面，针对目前高校档案管理体制的现状，应尽快建立健全档案管理的各项规章制度，对毕业生档案实行规范化管理。无论是《普通高等学校档案管理办法》，还是《普通高等学校管理规定》，均较少提及学生档案管理。因此，教育主管部门应尽快制定高校学生档案管理办法，是高校毕业生档案管理制度化、规范化。 
　　2.强化档案服务意识，提高毕业生档案利用效率。一方面，高校毕业生档案管理人员要摆正位置，牢固树立“服务 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一”的宗旨，服务过程中要热情、细致、周到、方便、高效的为毕业生服务，从而使毕业生满意。要克服以往那种“脸难看、事难办”的不良现象，进一步加强职业道德建设，提供优质服务。另一方面，毕业生档案管理者要强化主动服务的意识，落实毕业生档案管理的相关措施，使毕业生无论是在校内还是校外都能切实利用到自己的档案，进而提高档案意识。此外，档案管理者还要充分利用校园网等现代化信息平台，将毕业生档案材料的相关数据通过网络技术规范起来，提高档案管理的技术水平和工作效率。 
　　3.提高毕业生档案管理人员的业务素质。建设一支高素质的毕业生档案工作人员队伍，是做好毕业生档案管理工作的基础和前提。高校应配备专门管理人员，制定相关管理制度，明确各方面的工作职责。档案管理者应不断学习更新知识结构，真正为毕业生和用人单位提供服务。不断学习更新知识结构，不断改变传统做法和习惯，不断掌握新时期档案管理的新理论和新技术，真正为毕业生和用人单位提供优质服务，使毕业生档案真正成为反映毕业生全面进步的记录，辅助就业的工具和成长成才的载体。 
　　 
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