如何在充分发挥会计电算化优势的同时,保证在网络环境下会计电算化工作的质量,将成为会计电算化工作的一大课题。
1 会计电算化质量控制的必要性及其要素
“以质量求生存”,这是所有企业的信条。作为信息生产部门的会计行业,在会计信息日益成为人们决策基础的今天,进行会计电算化质量控制的必要性不言而喻。笔者认为,它至少体现在以下两个方面:
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第一方面,质量是会计信息的生命。一方面,会计信息是企业进行生产经营决策的基础依据,不准确或错误的会计信息会导致偏差或错误的决策,使企业遭受损失,严重的会导致企业破产。另一方面,在日益繁荣的金融市场上,会计信息是投资者赖以决策的重要依据,失真的会计信息,不仅会使其财富在瞬间化为乌有,严重的,将酿成悲剧或者引发危害社会稳定的不良后果。
第二方面,质量控制是会计法规的要求。实行会计电算化后,会计资料是由电子计算机按规定的程序生成。为保证计算机生成的会计资料真实、完整、安全,加强对会计电算化工作的规范,《会计法》做出了两方面规定:一是会计软件必须符合国家统一的会计制度的规定。二是用电子计算机生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度的要求。这也就从法规制度上要求我们必须加强会计电算化的质量控制。
影响会计电算化工作质量的因素很多,如系统配置、初始化设置、工作分工控制、审核与监督、检查力度、安全控制、教育与培训、咨询等等。但我认为,鉴于网络环境的特殊性和开放性,建立健全相关的内部控制制度,包括会计电算化岗位责任制,会计电算化操作管理制度,电算化会计档案管理制度等,并在实际工作中贯彻执行之,应是网络环境下会计电算化质量控制要素中的重中之重。只有通过其使会计电算化工作制度化、规范化,才能真正有效地控制好网络环境下会计电算化工作的质量。
2 网络环境下电算化系统内控的新问题
内部控制制度是企业为了实现经营目标,保护财产安全完整,确保会计信息资料的真实可靠,在明确企业内部各部门及工作人员的职责和权限的基础上,为保证各部门经济活动协调有效的运转,所采取的一系列具有相互联系和相互制约的方法、措施和程序的系统。具有保证经营目标的实现、有利于企业提高经营效率、保护企业财产安全完整以及保证会计及其他核算资料的真实可靠等作用。
网络技术的应用,使得会计电算化的发展有了一个更为广阔的应用空间。但是,我们也必须认识到,正是由于虚拟的网络的开放的环境,给会计电算化工作的质量控制和电算化系统的内部控制带来了一系列的新问题: 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一,很难避免非法侵扰。网络是一个开放的环境,在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的,除非它们在物理上断开连接。因此,网络下的会计信息系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰。这种攻击可能来自于系统外部,也可能来自系统内部,而且一旦发生将造成巨大的损失。
第二,电子商务给内部控制出难题。随着电子商务的迅猛发展,网上交易愈加普遍,可以想象在不久后企业的全部原始凭证都将成为数字格式,这加强了企业对网上公证机构的依赖。但直到目前相应的技术和法规还远没有达到完善,这也给系统的内部控制造成困难。
第三,内部稽核难度加大。若要信息系统进行审核,则企业可能会担心相关内部资料暴露于外,影响其竞争能力;而且稽核必须运用更复杂的查核技术,会计师必须培训具备复杂电脑资料处理能力,才能胜任此项工作;此外,稽核将大幅增加查核所需的时间与成本。
第四,网络环境下无形资产转移难以控制。知识经济形成后,会计控制的客体发生了变化,由部分有形资产转移到了无形资产。实物经济形态中的各种有形资产是一种静态资产,只有借助外界的力量才能转移。但无形资产是一种动态资产,如人力资产的转移无需借助外界的力量即可发生,在利益机制的驱使下在网上很容易转移。
第五,是在任何环境下的电算化会计系统中都会存在的问题:由于数据处理的潜在性,数据输入后,在计算机内部以各种指定程序进行加工处理,频率高、速度快、系统文件不可读,而且总账与明细账之间的制约关系已不复存在。职能环节之间的分工界线也发生重大变化或根本消失。系统运行中如果程序发生错误,就会导致连锁性、重复性错误,内存资料可以毫不留痕迹地消除或篡改,那将造成比手工会计系统更为严重的损失。
3 完善电算化系统内部控制,加强会计电算化工作质量控制
网络技术的运用和会计电算化系统本身的一系列缺陷,使得会计电算化信息系统在内部控制方面遇到的问题更多、更复杂,技术性也更强,它必须具有更高级更完备的控制方法、控制制度和准则。因此,完善网络环境下电算化系统的内部控制,加强会计电算化工作质量控制势在必行。笔者认为,主要可以从以下几个方面进行:
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第一,正确认识内部控制目标的层次性,建立科学合理的基础内控制度。使得查错防弊及时准确、财产安全完整、业务活动健康运行、风险控制系统有效、会计资料真实完整、会计信息及时有用、管理制度健全完善、管理效率真实高效、国家法规贯彻执行、经济效益不断提高、职业道德完善升华,为进行电算化质量控制奠定制度基础。
第二,建立健全会计电算化内部审计制度。它可以主要通过审计人员对数据输入、处理和输出三方面的控制及其控制标准的有效性进行审核和评价来实现。可采取专用子系统模块程序,以子系统形式直接调用会计系统有关数据进行检索、查询和审核等形式。除此之外,还可对电算化系统的人员组织、工作环境、文件资料保管等进行审计。以便指出内部管理和控制的薄弱环节,预防、检测和更正错误,同时处置舞弊行为。促使被审单位加强会计电算化环境中的内部管理和控制,保证其完善性和有效执行度,为真正提高会计电算化工作质量提供保障。
第三,控制与操作分离,以实现系统内部的有效牵制。目前,电算化系统下内部牵制没有手工系统完善。而且,手工系统下的多方牵制也不是一个成熟的牵制方法,只是通过多人的重复劳动实现牵制。因此这种传统的牵制手段已不能适应电算化会计系统的要求,必须找到能够充分利用网络实时高效的特点的方法。一个比较有效的办法是在电算化系统内分出操作与监控两个岗位,对每一笔业务同时进行多方备份。当会计人员进行账务处理时,其操作和数据也被同步记录在监控人员的机器上,由监控人员进行即时或定期审查,一旦出现数据不一致便进行深入调查。这样明确了岗位的划分,实现了有效牵制,有利于会计工作质量的提高。
第四,建立财务软件在线测试制度。对于计算机软件来说,其内部错误或不足是无法避免的。而其错误给电算化系统带来的伤害将是致命的,因此必须想法将其解决。通常办法只有两个:一是在开发过程中加强交流,充分测试;二是在发现问题后及时解决。现在的网络时代,完全可以通过建立财务软件在线测试制度,减少由于财务软件自身的缺陷带来的隐患,保证会计电算化系统地顺利进行,提高会计电算化工作质量。
4 结束语
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综上所述,只有在对以上因素进行控制的基础上,同时建立会计电算化岗位责任制,计算机软、硬件和数据管理制度以及电算化会计档案管理制度等相关的内部控制制度,并在实际工作中贯彻执行之,使会计电算化工作真正做到制度化、规范化,才能真正有效地建立会计电算化系统,从而从根本上提高网络环境下会计电算化工作的质量,更好地服务于社会!
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