1. 货币资金的内部会计控制
货币资金是公司流动性最强、控制风险最高的资产,它的业务内容主要包括现金收支及银行往来结算。大多数贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪的行为都与货币资金有关。货币资金的内部会计控制主要应包括以下内容:
(一)职务岗位分离制度
就会计部门来讲,出纳和会计这两个职务,不能由同一人担任,即:出纳只负责货币资金的收付、保管各种空白收据、支票、发票等,不能兼任会计审核、会计档案保管和登记债权、债务、收支、费用等分类账、总账的工作,应该根据分工原则,尽量地将涉及到现金的业务由不同的人员来完成。
(二)授权审批制度
货币资金支出审批手续的规范化、制度化,既可减少某些不必要的支出,也可以防止侵吞和挪用行为发生。
(三)货币管理制度
企业的生产经营活动,主要是通过货币资金的流通(流入与流出)来实现的。通过检查销售、采购业务核对应收账款、应付账款的收回和归还情况,对企业的货币资金流入流出做出合理安排,使企业保持畅通的资金渠道,从而保证企业生产经营的正常运作。
2. 成本、费用内部管理制度
成本、费用的内部财务管理主要应包括以下内容:
(一)规定成本费用项目
①正确划分资本性支出与收益性支出的界限;
②正确划分各个会计期间的费用界限;
③正确划分计入产品成本、费用和不计入产品成本、费用的界限;
④正确划分各种产品应负担的费用界限。
(二)成本、费用管理责任制
把企业的成本费用目标通过计划编制和成本分析两个流程层层归口分解,落实到各部门、小组,有的指标可以分解落实到个人,形成一个成本费用控制系统,并使各责任单位明确成本管理责任范围及责任奖罚办法,使成本费用落到实处。
(三)确定成本费用核算方法
结合公司具体情况和管理要求选择成本计算和分配方法。根据工程价款收入和不同结算方式明确实际成本的结转办法。
(四)费用报销控制制度
经济活动发生后的三天内,由经办人将发票与单据分类进行粘贴,填制报销单;单据交部门主管,由部门主管对费用的发生给予证明后交各机构负责人审批;交财务部主管审核,如经审核费用在预算范围之内且无超支,可以批准报销付款。
(五)工资的管理制度
工资业务主要包括:工资汇总、提现、发放、分配工资费、帐务处理等。在内部控制过程中使用的主要文件包括:员工录用和调配单、考勤簿或考勤卡、扣款通知单、工资单、工资结算汇总表。
(六)待摊费用和预提费用的管理制度
(1)预提费用是按规定预先提取计入成本、费用,但尚未实际支付的费用。主要有预提的租金费用、修理费用、保险费用、利息费用等。
① 查明各项预提费用的提取是否与有关规定和企业内部管理制度一致。与以前年度比较,并结合企业实际情况,确定提取金额是否合理,有无利用预提费用调节成本费用的情况。
② 取得或编制预提费用明细表,并与明细账总额、总分类账总额核对一致,查明预提费用数额是否准确;企业有无未记录的应该预提的项目。
③ 预提费用实际支出时,实际支付额与相应的受益期限是否配比,其帐务处理是否正确。
(2)待摊费用是企业已经支出但应由本期和以后各期分别负担的摊销期在一年以内的各项费用。包括预付的租金费用、修理费用、保险费用、各项税金等。
① 取得或编制待摊费用明细表,列示各项待摊费用的发生额、摊销期、已摊销额、期末余额等,将该明细表与待摊费用明细账和总账核对,查明是否相符,如果不符应查明原因。
② 核实待摊费用的原始凭证,当待摊费用金额较大或发现其他异常事项时,应向收款方询证或向当事人查询,确定待摊费用的真实性。
③ 待摊费用的摊销期与款项支出受益期是否一致,有无随意处理的情况;摊销方法前后各期是否保持一致。
④ 验证待摊费用的帐务处理是否准确。验证待摊费用比例及计算是否准确,摊销时对应科目运用是否正确;核对待摊费用总账金额与资产负债表该项目金额是否一致。
3. 存货内部控制制度
企业的存货包括在生产经营中为销售或耗用而储存的各种流动资产,如原材料、燃料、包装物、低值易耗品、外购商品、自制半成品、成品等,是生产经营的劳动对象或劳动成果。对存货的内部会计控制包括以下几个方面:
(一)商品的购入、产品的制造,必须要有计划,确保为经营所需,避免产生存货的积压,造成企业的浪费。
(二)保证存货的实际存在。存货要有专门存放地点,并有专门人员负责保管。各种存货要合理分类,收入、发出的数量要有相应的记录,并且建立定期的存货盘存制度。物资盈亏要进行分析和报告,报损要按规定的程式、许可权审批。
(三)存货计价要合理正确。为使企业经营效益和资产得到真实反映,存货计价必须合理正确,计价方法一旦确定,不能任意改变。
4. 销售业务内部控制制度
(一)保证销售收入的真实性和合理性。企业为客户提供的各种产品及提供的劳务应以实现的金额记录在账上。防止将已实现的销售收入账款转移到账外行为的发生。销售的产品、提供的劳务要符合企业的经营范围,防止违反规定或超越经营范围的销售行为的发生。
(二)保证应收账款的真实性和可回收性。确定应收账款所记录的金额同销售业务的实际情况相一致;确定客户真实存在,从而保证赊销的货款可回收。
(三)保证销售货款及时收回。产品销货折扣要符合企业规定的条件,要防止有人利用折扣为自己谋取私利的行为发生。
(四)保证销货退回的合理处理。要有对退回商品处理的控制流程,对退回的商品要查明原因,办理恰当的退货手续并记录在账上,以便及时、合理地予以处理。
5. 采购业务内部控制制度
(一)保证采购的物资和生产销售要求相一致,严格执行采购计划。采购物资的一切活动,包括定货要求、供应单位的报价、材料和商品的质量验收,必须严格按照生产和销售要求,防止为了个人私利而牺牲企业利益的行为发生。
(二)保证现金支付后获得相应的物品。现金支付后必须获得相应的原料、商品、服务等,严格执行物资入库的验收、支出的报销、业务内容和金额的记录制度,保证账面数量与实际获得数量相一致。
(三)保证应付账款的真实存在,企业应付账款应与债权人的应收账款定期函证核对,做到账目一致,发现差额应及时查明原因,防止应付账款被误计或漏列。
(四)真实揭示企业已享有的各种采购的折扣和折让,合理地冲销相应的应付账款,防止将企业享有的折扣或折
让隐匿起来,避免企业获得的利益为私人占有。
6. 固定资产内部控制制度
(一)正确核定固定资产需要量,保证固定资产取得合理性。企业购买固定资产,必须充分考虑固定资产的技术性能、企业规模发展的需要、资金的投入与投资回报等因素。
(1)以企业经营规划为依据。必须结合长期发展战略和经营方向,综合分析经济环境的变化趋势,特别是市场的需求、企业的市场份额以及企业对未来可能开发的市场、产品需求结构变动、资源的取得等诸多因素所作的预测等。
(2)充分掌握现有固定资产的情况。要对现存设备、厂房、建筑物以及各种设施工具等进行清查,包括数量、运转和使用性能、效率以及现有生产能力和最大生产能力等的清查。
(3)合理使用资金,加速实现生产技术的现代化。在资金来源有保障和资金成本合理的前提下,采用先进的科技成果,对现有固定资产进行必要的革新改造,或者增添新型设备,提高生产技术的现代化水平,增强经营能力。
(4)分清主次、分别测定。
(一)在固定资产种类、项目较多的情况下测算需要量,应根据实际情况对所有固定资产进行分析与归类,依照顺序分清重点类别和项目,先重点、后一般,最后进行综合平衡。
(二)保证固定资产计价的正确性。固定资产账面上应准确反映取得这些资产时和正式投入使用前所支付的一切必要和合理的支出。
(三)保证固定资产的实际存在和合理保养维护。为使固定资产账面余额与实际存在相一致,需有专门部门和人员管理,建立台账和卡片,并实施维修保养制度,使资产发挥其正常的使用效率。
(四)保证固定资产折旧和摊销方法的合理性和计算的正确性,防止用折旧来调节各期费用和成本。企业按期根据固定资产的损耗程度计提折旧额,从当期实现的营业收入中回收部分投资成本,从而保证固定资产日后更新改造的资金需要,并增加当期的现金流入量。
参考文献:
[1]田金玉、赵颜峰, 构建和谐会计环境 推进《小企业会计制度》实施〔J〕.中国农业会计.2005(6).
[2]刘亚莉等, 实施《小企业会计制度》有关问题综述〔J〕.财会月刊.2005(1).
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