试论档案管理的信息化建设

　　论文关键词:档案　档案管理　信息化
　　摘要:知识经济时代，档案管理作为一种知识管理.在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。现今，信息化技术也为档案管理的发展提供了技术支持。本文从档案管理信息化建设的重要性出发，探讨其加强其信息化建设的一些途径。
　　1档案和档案管理的现状
    档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。
    档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理，也称档案实体管理.二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下薄础。档案管理活动与其它文献管理活动样、包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。  
　　随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进步，档案管理的设施不断得到完善、更新，在实际工作中，档案管理与社会的进步、要求相比，仍然存在很大的问题，表现在二档案工作人员素质偏低、待遇差、队伍不稳定;领导重视不够.档案意识不强经费不足、设备不全、硬件条件差，管理摸式呆板以及宣传不力，群众参与意识薄弱等方面
　　2档案管理信息化建设的重要性
    档案信息化体系由基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标谁规范建设和人才队伍建设五个方面构成，其中尤为重要的是基础设施建设和档案信息资源建设两项内容。档案管理信息化建设的重要性主要体现如下
    (l)档案管理信息化可以有效改善档案管理工作;(2)决策的及时正确管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，(3)档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。
　　3档案管理信息化建设的制约因素
    《中华人民共和国档案法》实施以来，广大档案工作者依据《档案法》，依法治档，取得了很大的成绩，随着信息化技术的不断提高，其在档案管理中的建设的也遇到了不少的阻碍。
    (1)员工素质偏低，待遇较差，阻碍了先进伎术在档案管理中的运用。对档案管理人员的专业技能也要求既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才，而目前我国的档案管理人员中，尤其在基层档案馆，极度缺乏能系统掌握档案管理、信息技术的复合型人才，这使得人员素质成为制约先进枝术应用的重要因素。
   (2)档案信息系统的安全问题成为档案晋理信息化建设顺利发展的重要因素。档案信良的系统女全主要体现在电子文件和电子档案数据的安全、档案信息在网络利用中的安全、电子档案ax:体介质的安全等方面，已可能受到人为因素或存储介质的影响而产生一系列问题，直接影响着企业信息化和企业档案信息化的进程。
    (3)如今条件下的档案信息的开发利用不足极大的阻碍了档案信息价值的发挥。现代科技与生产的发展导致了档案信息的爆炸式增长，同时由干档案信息一般具有累加性，这些原因形成了现在海量的档案信息数据。但目前我国对档案信息的利用大多还处在初级阶段只是进行简单的查询检素，未对档案信息进行深层次的开发利用，因此档案信息所承载的资源还需要进一步挖掘。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr />    (4)在档案管理的信息化建设上，领导重视不够。在当今以经济建设为中心的新时期，各级领导对档案信息化建设的工作重视不够，档案意识淡薄，不像对待经济建设那样下力气去抓档案信息化建设工作。
　　4档案管理信息化建设的具体途径
    (1)调整档案管理人员的知识结构，下大力气提高员工素质。在当前状况下，我国各档案管理机构可以通过引进与培养和结合的方式调整档案管理人员的知识结构对急需人才和高端人才加以引进，对现有管理人才通过培训、在岗自学等方式进行培养，建众一支掌握档案管理和信息技术，知识结构合理的复合型档案管理人才队伍，能够适应档案管理的发展需要，有效解决档案信息开发利用不足等间题。
    (2)确保档案信息的安全性和完整性口信息安全管理是企业档案管理信息化工作的核心要素。档案信息的安全包括档案管理系统软硬件自身的安全，还包括档案信息传播的安全，即信息不被许可的人知晓、获得。
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第一，安全管理制度应从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手，以维护计算机系统的物理安全。硬件方面的问题可以通过技术于段来解决，在选择、设计档案管理系统时要充分考虑到系统的安奈性把它作为一个重要的指标:第二，大中型企业的档案信息化管理应使用仅供内部人员工作使用的封闭式网络建网时就应实行物理隔离，以保证网络的基本安全。还可通过数据库加密、用户分类、数据备份等手段保护计算机数据安全第气，在企业档案信息化建设中针对档案信.息系统实施等级保护的方法，通过企业物流、信息流运动中的重要性、完整性保密性及这此属性消失之后可能造成的损失，确定其应有的安全等级和信息安全要求，然后根据划分的信息安全要求确定信息系统是否在安全允许范围内运行，防止未受权者进行违规操作。
    (3)重视档案业务流程的重组。档案管理信息化建设是在网络环境下，通过计算机技术和现代网络技术在档案管理中的广泛应用，改变原有的手工作业管理模式为自动化集成管理的工作方式，在这一变革中，档案业务流程的重组有其必要性:
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第一，档案信息收集、管理方式的改变。数据处理在文件处理阶段就可完成，公文处理与档案管理有机结合，实现文档一体化可以自动完成各类档案资料的统计工作，绘出各类统计报表第二，档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现白动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务第三，档案指导、编研下作从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境，传统档案组织机构、业务流程，管理体系越来越不适应档案管理信息化的趋势，所以有必要从管理理念到组织机构，从业务内容到业务流程进行有效重组，以适应变革的要求
    
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综上所述，在新的环境下，档案人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管，更多的还要了解用户的需求，扩大服务内容，利用信息技术全方位地向公司展示员工资源真正实现档案管理的信息化。 
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