试探权变管理理论在医院档案管理中的应用

　  摘要：概述权变管理理论的本质和医院档案管理基本理论的内涵，结合当前医院档案管理的实际，指出在医院档案管理中应用权变管理理论的可行性与必要性，并探讨如何在医院档案管理中应用权变管理思想，以实现医院档案管理与时俱进的时代要求。
　　关键词：权变管理理论 医院档案管理 应用
　　
　　1 权变管理理论概述
　　权变管理理论是20世纪70年代在美国形成的一种管理理论。这一理论的核心是力图研究组织的各子系统内部和各子系统之间的相互联系，以及组织和其所处的环境之间的联系。它强调在管理中要根据组织所处的内外部环境随机应变，针对不同的具体条件寻求不同的最合适的管理模式、方案和方法[1]。美国尼布拉加斯大学教授卢桑斯（F.Luthans）认为权变管理理论的特征在于把环境对管理的作用具体化，并使管理理论与管理实践紧密联系起来。权变理论以系统观点为理论依据，主要从系统观的角度考虑问题。其理论实质上是一种因地制宜的管理理论[2]。
　　2 档案管理基本理论概述
　　档案管理基本理论的主要内容包括两个方面，一是对档案管理工作的总体理论认识与剖析。目前中国档案界将档案管理工作分为“八项内容”与“两个方面”，并将其看作是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统。其中“八项内容”实质上是档案管理学的内容，而“两大方面”即“实体管理”与“信息内容的开发利用”。实体管理是“手段”、“基础”，内容信息的开发利用是“目的”“方向”，同时它可以解释档案管理基本方法的“二元”现象，即实体管理与内容信息的开发利用分别采取了两种理论性质不同的基本方法：前者以历史主义为主，后者则是多种方法同时并用，并且以逻辑主义方法为主。
　　档案管理基本理论另一方面的内容是对档案管理基本方法的探讨。档案管理基本方法是历史主义的方法，它始终是档案管理的灵魂。由于档案是历史的原始记录且形成于各个具体的社会组织与个人的社会实践活动之中，人们保存使用档案的目的也在于考证历史、保持历史事实的本来面目，所以其实体管理一般只采用历史主义的分法或以历史主义分法为主；而档案的信息则有多向成类性且人们对其的需求也是多种多样的，所以对档案信息的分类则是多种方法同时并用。一般以逻辑主义方法为主，并铺以历史主义的方法[3]。
　　3 医院档案管理运用权变管理思想的可行性与必要性
　　3.1 医院档案管理工作的特点为实现权变管理提供了操作平台
　　医院档案管理是现代医院管理中的一个重要组成部分，它记载了一个医院历史发展的过程，从不同的角度客观地反应各个不同历史时期、不同背景条件下的重要工作、人物和事件，是医院在工作活动中形成的具有参考利用价值的文件、簿册、图表、录音、录像等各种门类和各种载体的宝贵财富[4]。对这一信息资源进行有效和系统的管理，可以极大提升医院领导决策科学化程度和医院现代化管理建设水平。一般情况下，医院设有综合档案室，主要管理党政文书档案、人事档案、会计档案以及基建档案等，病案由于其特殊性，一般由病案室专门保管，本文对此不做探讨。根据档案管理基本理论，档案管理是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统，并且不断和外部环境发生能量和要素的交换，这样，档案管理工作的系统性就必然要跟医院这个大系统的发展变化保持协调一致，也只有这样，档案才能发挥其辅助科学决策的功能。而审时度势、因地制宜正是权变管理思想的本质所在，因此，可以说医院档案管理的特点为实现权变管理提供了操作平台。
　　3.2 解决当前医院档案管理中出现的问题需采用权变管理思想
　　在以业务为中心的医院管理中，如何提高医疗技术水平和改善医疗环境是医院管理的重点，档案管理往往被忽视，近年来由于开展档案目标管理评审，档案管理工作已成为医院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表现在以下几个方面。
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　　3.2.1 档案分散管理，缺乏系统性
　　在医院的发展和建设中，各级医院都制定了符合自身实际、较为健全的管理制度和工作人员的管理职责，但涉及医院档案管理的制度、职责并不十分完善，造成部分归档的文件材料至今仍散存在科室和个人手中，已立卷归档的材料不够规范，借阅制度不够健全，缺乏必要的考核和监督，阻碍了医院档案管理的发展[5]。加上档案载体复杂，业务部门无法长久保管。由于对档案法认识和执行不够，未能认清档案管理在医疗事业发展建设中举足轻重的作用，一些部门单纯强调工作特殊性，不考虑完整归档的长远意义，因而妨碍了档案尽快地统一到院档案室管理。还有一些部门或个别人员未真正认识到：一些重大会议的照片、录音、录像等史料，形象、客观、真实地反映出全院当时的历史面貌和历史活动，具有极重要的认证和参考作用。这种现状如不解决，其对考察历史造成的损失将无法估量[6]。
　　3.2.2 档案管理制度不健全，管理水平低下
　　在医院管理中没有涉及档案管理的相关制度和职责，没有检查考核措施，未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展。在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构都做了比较详尽的规划，而对档案管理、设备投入等考虑较少或完全没有纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务水平同步发展，档案管理水平滞后势必影响医院管理水平的提高，影响基础设施的修缮和医疗技术的发展。
　　3.3 培育优秀医院文化需要对医院档案实行权变管理
　　医院文化是医院的精神所在，是办院宗旨的重要体现。医院文化是由医院几代人在办院实践中逐步积淀而形成的。档案中对一代又一代的办院人的精神文化都有了真实的历史记载，对于医院精神文化的传承与积淀起着重要的作用。只有通过档案的真实与完整的记录，才能将一代代的医院精神文化传承下去，不断积累沉淀，从而形成厚实而丰富多彩的医院文化[7]。在积累的过程中，需要档案管理人员对档案进行系统的整理和归纳，不断扩大档案的种类和外延，为培育医院优秀文化提供丰富的素材。
　　4 权变管理在医院档案管理中应用的新思路
　　4.1 权变管理在医院档案管理的工作模式中的应用
　　医院不同时期的各项档案一直在不同的管理部门内部保存，随着医院的变迁、机构调整，个别档案不可避免地要出现遗失或损毁，就很难保证档案的完整性，这种档案管理现状极不适应建设现代化医院的需要，而且对开发利用档案资料也十分不利。只有对各类档案进行系统的管理，才能保证其完整性。根据权变管理系统观的理念，可将医院综合档案室独立出来，作为一个职能部门，对医院各类档案集中管理，并配置档案管理专业人员对档案进行系统的管理。这样不仅可以保证档案的完整性，也极大提高医院档案管理的水平。
　　4.2 权变管理对医院档案管理外部环境动态适应中的应用
　　档案信息化管理是信息时代档案工作的主题。国家档案局在2002年11月发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，并指出档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展[8]。在这个过程中，需要档案管理人员运用权变管理的工作思路，时刻关注不断变化的外部政策、技术等环境因素，并将其融入到档案管理的日常工作中去，使档案管理工作真正达到与时俱进的时代要求。

　　参考文献：
　　[1]周三多.管理学[M].北京：高等教育出版社，2000年.30-31.
　　[2]王健群.试探“权变管理理论”在师专图书馆管理中的应用[J].情报杂志，1998(11):100.
　　[3]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2005年.290-293.
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　　[4]张秀玲.现代医院档案管理体会[J].经营管理，2010(1)：87.
　　[5]姜月仙.新形式下医院档案管理现状分析与对策[J].医学信息，2010(1):96-97.
　　[6]王凡，李金梅，魏海建.加强医院档案管理的探讨[J].中国临床研究，2010(3):258-259.
　　[7]苏艳梅.浅谈档案管理在医院管理中的重要地位与作用[J].临床医药实践，2010(1):106-108.
　　[8]林清.加强医院档案信息化管理工作的探讨[J].医学信息，2010（11）:3958-3959.

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