满足公众休闲与档案利用的对策

　　档案的休闲利用是指人们在基本需求得到满足的前提下，利用自由时间去档案馆查询档案以满足个人的兴趣和爱好，达到休息、消遣的目的，并且使自己的素质得到提高的活动。因此，档案的休闲利用具有利用需求的不确定性①、利用行为自主性②以及利用时间业余性和利用目的消遣性等特点。档案休闲利用者的群体包括各行各业、不同年龄段有空闲时间的用户，利用档案更多的是在好奇心、求知欲和业余爱好等需求驱动下，主动利用档案的行为；而且基本是在每天8小时以外的业余时间和双休日或节假日里进行的。
　　
　　一、档案休闲利用的障碍
　　
　　根据档案休闲利用的特点，我国目前档案管理工作中存在一些问题，不利于档案的休闲利用。
　　1、馆藏内容单一，结构不完善
　　目前各级综合性档案馆是我国公共档案馆的主体，主要保存各级党委、政府以及其他机构的档案，而政府职能又具有相似性，因此档案馆馆藏主要是政府的政策性、综合性、法规性的文书档案。馆藏档案的结构、组成与内容都较为单一，有关公众生产生活的历史记录比较少，这样的馆藏结构很难适应档案馆为利用者提供休闲服务的要求。
　　2、利用工作滞后，检索途径单一
　　在我国档案利用的模式一般是以原件提供利用为主，要求档案利用者亲自到档案馆提出利用申请，然后登记查阅。由于我国的档案整理主要是以全宗为单位进行的，所以当利用者要获取关于某一领域、某一主题的档案时，限于目前档案馆检索工具比较的简单，可能不得不花上大量的时间，若主题不明确将会更加困难。
　　3、形象定位不明确，公众服务意识薄弱
　　档案馆虽是大众性文化事业机构，但大多设在政府机关内部，防卫严密；而且大多数档案馆的作息时间沿袭行政部门的工作时间，依然是“早8晚5”，双休日、节假日照常休息③。这就造成档案休闲利用上的时间矛盾，不能在公众休闲时间提供档案的利用服务。这与其文化事业机构的定位还存在一定的差距。
　　
　　
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二、档案休闲利用的对策
　　
　　为满足休闲时代背景下人们对档案休闲利用的需求，档案馆应从以下几个方面着手。
　　1、优化馆藏结构，建立覆盖民生、覆盖人民群众的档案资源体系
　　具有地域文化特色的、丰富的馆藏档案资源，是档案馆提供休闲服务的基础，要改变过去“重物轻人、重事轻人”的档案价值观念，做好档案的收集与鉴定工作。
　　（1）收集
　　首先严格控制档案文件进馆的比例。我国档案文件的进馆率一直偏高，达到归档文件的50%以上，在接收档案时，应严格控制档案文件进馆比例，并逐步与国际常规接轨，我国可保持在5%~15%之间，即只接收价值较大的永久档案。其次，注重公众和社会需要，扩大档案文献的收集范围。有重点有选择地收集社会各行各业的各种类型的档案文献、以社会公众为主体的档案文献以及反映地方历史风貌与人文景观等方面的档案。注重历史细节记录、口述史料、地方特色档案以及民间存世档案史料等的收集。如目前要以关心民生为着力点，围绕解决群众最关心的知青、劳模、工资改革、拆迁等问题，做好档案资源的收集和开发利用工作。第三，增加有利于网络环境下提供给利用者休闲利用的以录音、录像、磁带、数码照片等为载体的档案。
　　（2）鉴定
　　鉴定是优化馆藏结构的重要工作，也是档案休闲利用的基础。档案馆必须站在为祖国、为社会的未来记忆挑选档案的角度，进行鉴定战略规划④，借鉴国外档案管理及电子文件管理的经验，研究“自上而下”、从“前端”进行系统控制的宏观鉴定战略的可行性，充分发挥档案局的组织协调能力，对机关进行总体的鉴定业务规划，提高档案馆馆藏档案的综合水平（联系性、易检索、易利用），为档案馆休闲文化功能的发挥提供基础条件。
　　（3）整合资源，建设区域档案信息资源库
　　丰富的馆藏资源，是档案休闲利用的根本保障。应该根据档案事业的发展战略，统一规划，以省档案馆为节点，建设区域档案信息资源库，以此为基础构筑全国档案信息资源总库，为档案的休闲利用奠定坚实的基础。目前浙江、安徽、广东、上海、山东、深圳等地积极进行了档案资源整合，实行各类档案的相对集中管理，大量与公众切身利益相关的，如房地产、婚姻、知青、改制企业、土地承包、林权制度改革、农村税费改革、城市低保、农民工、劳模、移民、拆迁、社保、复退军人等相关民生档案被及时地从各个形成部门接收到国家综合档案馆，为公众服务⑤。
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　　2、充分利用现代信息技术，拓展档案休闲利用的范围
　　档案的休闲利用是面向用户的，检索工具编制的深度和广度将直接影响用户需求的满足程度，从长远来看，是关系到巩固用户群的问题。首先，必须改变原有的主要依靠案卷目录“一本账”的局面，逐步形成一个实用的档案检索工具体系，使利用者能够从不同角度、不同方式、不同层次进行检索，满足利用者查找档案信息“全、准、快”和对利用途径求易的需求。为了方便社会公众快速查找需要的政府公开信息，上海市档案馆主办的“上海档案信息网”以政府部门的职能分工为基础，以市民日常生活中经常会遇到的有关信息查询问题为切入点，构建了一个以使用方便为主要特点的政府公开信息类目查询系统——政府公开信息查询实用类目分类体系，使社会公众能够通过互联网从纷繁复杂的政府公开信息中快速找到所需信息。⑥其次，充分利用以计算机技术、网络技术为主的现代信息技术，对全国范围内的档案资源进行有机整合，建设全国性的档案目录中心和不同类型、满足不同层次需求的档案数据库⑦，形成一个休闲档案资源共享平台，使档案利用者能够跨越时空对所需档案、资料进行查询利用，把封闭的档案服务拓展成开放性、社会化的服务，进一步扩大档案馆在公众文化休闲机构中的影响力。2007年11月4日，中国 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一历史档案馆“全文数字化清代档案文献数据库”一期建设成果通过专家评审，入库档案实现了“字字可查、句句可检”⑧。第三，建立高效的网络档案检索系统，能够准确地揭示档案信息和精确存址。通过网络档案检索系统能够使公众了解档案馆的基本信息，如各个部门机构的开放时间、是否可以通过网上预约登记，是否可以进行网上传输和在线利用等。上海档案信息网已实现馆藏档案及资料、政府公开信息、已公开现行文件的网上查档。进入上海档案信息网的网上数据库系统，可以根据需要检索档案目录，实现网上预约调卷；已建成的上海市档案目录中心能够准确地揭示档案文献所存放的地址。⑨
　　3、塑造“以人为本”服务公众的开放形象，实现档案利用的社会化
　　档案馆的形象是指公众对于档案馆的总体评价，是档案馆的组织要素和组织行为在公众中产生的总体形象。根据第十四届国际档案大会关于“档案在休闲社会中作用”的论述，档案馆应遵循三条原则，即档案将对所有人开放；档案馆服务质量的高低取决于档案利用人次的多少；档案馆在信息社会中的角色和任务应更为宽广。为此档案馆应该采取多种形式、不同措施提供多层次的社会化服务，塑造“以人为本”服务公众的开放形象。例如在档案馆选址造型、结构设计、平面布局、内外环境等方面就应体现出浓郁的公共文化设施特征，努力营造开放、舒适、休闲的档案馆空间环境，拉近档案馆与公众之间的感情。美国国家档案馆建在华盛顿特区中心，是国会大厦、白宫、最高法院、国会图书馆、华盛顿纪念塔、林肯纪念堂等著名建筑的组成部分；日本国立公文书馆（即日本国家档案馆）设在美丽的北之丸公园内，近邻皇宫，是日本东京文化建筑群体的组成部分；优越的区位增加了档案馆的文化品位。上海外滩档案馆设有文化氛围浓郁的开放式服务区，建有大规模展厅，为利用者提供了休闲娱乐的场所。档案馆还可以通过建立“公众开放日”、举办档案展览、开设档案网站等，最大限度地消除休闲利用者利用档案的障碍，使档案利用进一步贴近社会公众，让利用者切身感受到利用档案的方便、快捷与舒适。
　　
　　注释：
　　①②傅荣校、郭佩素：《从普遍利用到休闲利用——对档案馆与公众关系的考察》，《档案管理》，2005年第6期。
　　③魏莉：《档案馆文化形象的塑造》，《档案管理》，2001年第5期。
　　④曹宇：《从档案馆文化休闲功能看我国档案鉴定的转向》，《北京档案》，2004年第6期。
　　⑤⑧中国档案资讯网：/d/file/p/2024/0424/
　　⑥⑨上海档案信息网：/d/file/p/2024/0424/
　　⑦陆小妹：《网络环境下档案价值变化对利用工作的影响》，《北京档案》，2006年第6期。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr />