教学评估与院系教学档案管理的PDCA方法

摘要：教学档案在教学评估中具有十分重要的作用，高校必须加强对教学档案的管理。从近几年的新建本科院校自评情况 看，各院系在资料的准备上，经常发生这样的情况，即需要的资料找不到，无关资料却不少。本文着重探讨如何收集和保存好日常教 学资料，如何让教学资料的管理更合理、更规范，让教学工作评估在规范、齐全的教学档案支持下井然有序.
    关键词：教学评估；档案资料；PDCA；档案分类 
    2002年6月，教育部将本科教学工 作合格评估、优秀评估、随机性水平评估 合并为本科教学工作水平评估。2004年 10月，教育部“高等教育评估中心”正式 成立。此后，各高等院校每五年都要接受 一次教学工作评估，并将评估结果向社 会公布。实践证明，教学工作水平评估是 保证教学质量行之有效的手段，提高教 学质量是高等学校生存和发展的生命 线。因此，各地教育行政部门和高等学校 都十分重视教学评估工作，加大教学基 本建设投入，建立建全教学管理制度，深 化教学改革，完善质量监控体系等。为了 做好迎评工作，学校将工作重心下移，并 将责、权、利更多地下放到院系，为此，院 系要管理的教学资料将越来越多。从近 几年的新建本科院校自评情况看，各院 系在资料的准备上，经常发生这样的情 况，即需要的资料找不到，无关资料却不 少。如何收集和保存好日常教学资料，如 何让教学资料的管理更合理、更规范，让 教学工作评估在规范、齐全的教学档案 支持下井然有序？笔者从院系教学管理 特点入手，结合评估指标，引入了一套适 合院系教学档案收集整理的新方法，即 “过程方法”，供同行参考.
    一、院系的教学管理模式 在管理理论中，过程方法是相对于 目标管理的方法而言的。目标管理的方 法只作宏观目标的制约，不求微观过程 的管理。而过程方法既要宏观目标的制 约（如质量方针、质量目标），又要微观过 程的管理[1]。随着高校办学规模的扩大和 工作重心的下移，根据学校和院系教学 工作特点，很多高校对院系采取了目标 管理的模式，而院系是教学的基层单位， 与教师和学生的关系相当紧密，很大程 度上取决于系部的专业设计与教学过 程，所以院系的内部管理采用的往往是 过程方法的管理.
    
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二、院系教学工作资料收集 PDCA方法 1．过程方法与“PDCA” 在ISO9001：2000的2.4中有这样的 定义：“系统地识别和管理组织所应用的 过程，特别是这些过程之间的相互作用， 称之为‘过程方法’。”它是ISO9001的精 髓之一，通过识别和管理众多相互关联 的活动，分清各过程的职责，找出过程的 输入和输出（不能重叠）管理质量。GB/T1 9001-2000中提出“‘PDCA’的方法可适 用于所有过程”[2]。何为“PDCA”方法？简 略说，“PDCA”包含四个环节：P—策划： 根据顾客的要求和组织的方针，为提供 结果建立必要的目标和过程；D—实施： 实施过程；C—检查：根据方针、目标和产 品要求，对过程和产品进行监视和测量， 并报告结果；A—处置：采取措施，以持续 改进过程业绩[3]。PDCA是一个循环，在不 断的循环中保证产品的质量。对于把 ISO9000引入教育，目前存有争议[4]，本 文避开ISO9000对教学质量的影响问 题，专对教学工作资料的收集、归类作进 一步的探讨.
    院系的教学质量管理就是一个以教 学工作为中心，管理众多与教学相互关 联的活动的过程方法管理，其教学资料 的收集、整理工作便是一个寻找各过程间输入与输出的相关性问题，并对每个 过程产生的材料进行整理、归类的过程.
    借用过程方法来整理、归类零散的教学 资料，借用PDCA方法对教学过程资料进 行分类收集，这就是笔者进行院系教学 工作资料收集整理的思路.
    2．院系教学工作过程划分 院系教学工作可视为一个大过程， 大过程中又包含着小过程，而每一个小 过程都有各自的PDCA循环。过程划分 不能太大，也不能太小。过程太大了，资 料的查找困难；过程太小了，档案编码太 繁，难记、难归类。因此，找准“过程”，是 院系教学工作资料管理的关键。根据教 学工作的特点，院系教学工作可分为： （P—策划）学科、专业办学规划；（D—实 施）师资队伍、办学条件、学生资源；（C— 检查）教学工作检查及结果；（A—处置） 表彰、处分及改进措施。策划，是质量目 标环节，是院系办学的指导性规划；实 施，分出三个子过程，涵盖了院系所有的 日常教学工作内容，是教学工作资料收 集的重点；检查，是质量监控机制的重要 一环，也是支撑教学质量的关键资料；处 置，是改进教学工作业绩的重要环节；表 彰和处分是为了引导制定改进措施，持 续改善过程业绩。策划、实施、检查、处置 四个环节，包揽了所有的与教学工作有 关的各过程.
    3．院系教学工作档案分类 由于评估，档案资料显得更为重要[5]， 因为院系教学工作相关资料是学校教学 工作水平评估的重要支撑之一，更是专 业办学水平评估支撑，资料收集整理的 好坏，直接影响学校评估结论。有关高校教学档案分类的文章不少[6]，但笔者认为， 这些归类方法，不能很好地反映出“以评 促建，以评促改、以评促管、评建结合、重 在建设”的思路。系部的建设过程，是一 个不断发展的过程，也是一个PDCA循 环的过程，在院系档案的分类上也应该 能较好地体现这一个过程。按照PDCA 环节来收集、整理教学工作档案，体现了 一种动态的循环，有利于资料的利用和 动态了解院系的教学工作状况。结合评 估指标对教学资料的要求，笔者用PDCA 方法对院系教学工作资料进行归类、编 号，并说明档案立卷办法，以利院系教学 资料完整收集，合理归类.
    类目说明：一级类目：P策划、D实 施、C检查、A处置；二级类目：以1位阿 拉伯数标识（如1，2，3……）；三级类目： 以2位阿拉伯数标识（如01，02，03……）.
    具体如下： P：策划 1规划学科办学规划、专业培养 方案、系部发展规划等 2实施实现方案的各种教学管理 制度、措施和办法、院系教学工作年度计 划、会议记录等 3检查各种检查、评价制度、措施 等 4处置各种奖励、处罚办法、修 订、完善各种方案、制度的记录、会议记 录等 立卷说明：所有的策划除修订、完善 方案记录、会议记录外，装订成册（册内 按四个环节排序），并保留一份不装订， 作为下面的“实施”过程中的“策划”.
    D：实施 1师资队伍 01资格年度培养计划、师资结构 （含实验教学队伍）、培训情况、年度总 结、学历学位复印件等.
    02科研年度科研（含教研、教改） 计划、各种项目批复及立项书、专业科研 进校经费、各种教学改革资料等.
    03授课教学任务及工作量统计、 课程教学计划、课程开出率、停课、调课 情况、教学方法与手段改革、评课、评教 结果等.
    04师德履行岗位情况材料、教书 育人典型材料、教师的年终考核、社会、 学生对教师师德方面的反映等。2办学条件 01专业与课程专业建设、课程建 设、教研室建设、课程教学大纲等，相关 会议记录.
    02实验与实践实验室建设、实验 项目建设、专业教学设备值统计，实验设 备管理（申购、建账、使用、维修、报废等） 及设备资料管理，实习、实训基地建设及 设备情况等.
    03教材与使用选用教材情况及分 析，自编教材情况，专业文献资料统计 等.
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr />   3学生资源 01生源学生来源及统计及分析 02成绩考试考核办法、课程成绩 相关资料（试卷审核、试卷分析、成绩册、 参考问案）、计算机过级、英语统考.
    03能力与素质各种竞赛、论文发 表、思想道德修养、身体素质等.
    04毕业与就业毕业论文、学位获 得、就业情况统计以及用人单位对毕业 生的评价等，毕业生获得的荣誉.
    立卷说明：实施过程以事件为主线， 查找该事件的政策性文件，分年度（师 资、科研、设备）或学年（实验项目、实习 实训、学生成绩、毕业论文）收集实施过 程中的所有资料.
    C：检查 学校的各种教学检查、评估的反馈 意见和结果、院系的各种检查、评价记录 及结果，相关会议记录.
    立卷
说明：检查，一般为综合检查， 检查的内容涵盖师资队伍、办学条件、学 生资源三个内容，按事件立卷时，可将检 查资料中相关内容复印装入卷中.
    A：处置 各种表彰和处分记录，总结、改进材 料.
    1师资教师获得的各种奖励或处 分情况，对年度师资培养计划的总结分 析及改进说明.
    2办学专业、课程、教研室、实验 室、实验项目、自编教材等的获奖统计及 证明材料。对年度各种计划的总结分析 及改进说明.
    3学生学生获得的各种奖励或处 分情况，对年度学生工作计划的总结分 析及改进说明.
    立卷说明：表彰、获奖及处分原件资料采用分类装袋，不宜装订，留有一套复 印件，分别装入事件卷中。总结分析及改 进材料按事件分别立薄卷，便于对照查 阅.
    以上的分类一级类目四个，为PDCA 四个环节；二级类目中只包含师资队伍、 办学条件、学生资源三个内容；三级类目 在D环节中出现，每个二级类目中不多 于4个三级类目，三级类目的内容是二 级类目的细目，简洁，易记。立卷时应特 别注意事件的PDCA环节，如发现事件缺 少环节，则应分析是工作中出现遗漏还 是事件归类太细，遵照这一原则，配合学 校的档案立卷办法，教学工作档案收集 整理将会完整而无遗漏.
    三、结语 教学工作资料收集整理的目的是为 了更好地利用资料，院系教学资料收集 归档工作不管是否评估，都应该做实、做 好。引入PDCA方法归类院系教学工作 档案，只要将教学工作中的PDCA环节资 料收集完整，必定是科学、合理、规范的 档案材料。在日常教学中，院领导可以根 据环节查阅资料，及时了解院系建设状 态；在各种教学评估中，只需按照相应的 评估要求，归类装盒，方便快捷，评估完 成，资料归位。这样，院系的管理者会有 更多的时间和精力思考院系教育教学改 革和发展问题，更好地制定各种激励机 制，实现院系的持续稳定的发展.
    笔者相信，PDCA方法引入高校院系 教学资料管理中，是切实可行的.
    参考文献： [1]周明圣主编.教育系统质量管理体系 [M].北京：中国计划出版社，2003：24.
    [2]国家质量技术监督局.质理管理体系 标准[S].2000：13-29.
    [3]中国标准研究中心.GB/T19001-2000 质量管理体系[S].
    [4]张伟远，等.两岸三地开放大学:课 程质量保证之比较研究[J].现代远程 教育研究，2004（2）：9-15.
    [5]王琳.从教育教学评估看高校档案 价值的体现[J].北京档案，2004（5）：35.
    [6]张小燕.高等学校院系基层教学档案 的体系及制作[J].山西档案，2004 （5）：38-40.
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