“开放存取”机制在高校档案管理中的应用

　　开放存取(Open Access，OA)的概念产生于20世纪90年代，是指通过公共网络可以免费获取所需的文献，允许任何用户读取、下载、拷贝、分发、打印、检索以及获取在线全文信息，支持爬行器收获并建立本地索引，支持用于法律允许的其他目的(不包括商业、法律、技术贸易壁垒方面的应用)，惟一的限制是复制与发行。开放存取运动主要是伴随着网络的发展，在学术、出版、图书馆、文献等领域大规模兴起，特别是搜索引擎、ebook、博客等新技术的出现，所带动的一种全新的信息交流方式。
　　开放存取运动目前已经越来越被学术界所接受和重视，学术界特别是信息资源领域对开放存取模式的研究日趋深入。档案是一种重要的信息资源，因此，从整个信息资源的角度，对开放存取机制进行深入的研究具有重要的意义。在此，笔者以所从事工作的实际情况出发，探讨一下在高校档案工作中，高校档案资源如何实现“开放存取”的服务机制。
　　
　　一、“开放存取”机制在高校档案管理中的含义
　　
　　在讨论“开放存取”机制在高校档案管理中的含义之前，首先我们来分析一下高校档案信息资源的性质和特点。
　　高校档案信息资源作为学校全部信息资源的重要组成部分，在辅助一线教学科研、支持学校行政后勤等部门顺利办公，以及记录学校历史、宣传树立学校形象等方面，发挥着重要作用，对学校的正常运转、改革发展具有不可替代的作用。档案信息的重要性也越来越被广大的学生、教职员工所了解，并且，由于高校档案内容的特殊性以及惟一性，在社会上也有着重要的影响，越来越得到社会的关注和重视。
　　高校内部以及社会越来越多样化、个性化、专业化的需求对高校档案管理模式也提出了更高的要求，这也是广大高校档案工作者所不断思考、探索的一个问题。特别是随着互联网的迅猛发展，互联网式的利用模式已经渗透到了社会生活的方方面面，这就对传统的档案利用模式产生了巨大冲击，一向被认为成熟、安全的“部门归档”以及“调阅式”的档案利用模式开始动摇。虽然这种方式仍然占据着高校档案部门的主流，但是与此相关的各种问题和矛盾已经开始显现，如档案收集难以实现前端控制、存储成本不断上升、利用效率偏低、有偿服务屡遭争议等，随之产生了一系列的衍生问题，如利用门槛相对偏高降低了利用者的利用兴趣；保存成本的上升与档案部门可支配资源短缺的矛盾，影响了档案工作者的工作热情，诸如此类的问题已经对档案人员形成不小的困扰。另一个显而易见的问题就是，由于档案自身所遵循的原则以及档案部门的特殊性，完全照搬互联网模式或者数字图书馆模式是不可行的，也是不可靠的。此外，由于利用者、成本费用、质量控制等各方面的原因，高校档案资源的开放存取机制，不同于其他信息文献领域。
　　基于上述情况，开放存取在高校档案管理实践中包括三层含义：一是指有条件地将档案信息向学校所有学生和教职工以及社会公众开放，降低利用门槛，减少权限障碍，从而提高检索效率和利用效果；二是降低获得档案信息的难度，提高工作效率；三是通过OA资源库的建设，在理论以及实践中，提高高校档案信息价值开发力度，使档案价值全面得以实现。可以看出，上述含义是对“开放存取”定义的一种修正，使之更符合高校档案的实际。这样的修正在高校档案工作实践中具有实际意义。
　　
　　
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二、“开放存取”机制在高校档案工作中的应用范围
　　
　　笔者认为，“开放存取”机制在高校档案馆中的实现和具体应用范围，主要包括以下三个方面。
　　
　　（一）环境建设
　　如前所述，“开放存取”机制是基于网络环境产生和运作的，“开放存取”机制在高校档案馆中的应用主要是基于数字化校园和高校数字档案馆的建设。数字化校园是利用计算机技术、网络技术、通讯技术以及科学规范的管理对教学、科研、管理和生活服务有关的所有信息资源进行整合、集成和全面的数字化，最终实现教育信息化、决策科学化和管理规范化的现代大学。高校数字档案馆是数字校园的重要组成部分，它的概念与理论上的虚拟档案馆不同。从硬件上说，它在网络硬件的物理连接上属于校园网的一部分, 档案馆需要建立一个相对安全系数比较高的内部局域网,有自己的专用服务器，局域网通过一个核心交换机连接到校园网主交换机上,实现档案馆网络与校园网的互联。从软件上说，档案馆内部网络一般包括两大项内容，一个是档案馆办公系统，一个是档案管理系统，这是高校数字档案馆的两大支柱，同时，所有档案实现数字化，是高校数字档案馆的前提和基础。档案数字化有自身的特点，具有层次化、级别化的特点，特别是在网络环境中，对于防火墙、密钥、后门等安全机制以及管理方法提出了较高要求。
　　
　　（二）资源管理
　　开放存取的资源管理，这里主要是指利用科学方法，将不同类型、来源分散、异构、海量的档案信息资源经过编目、整序，编辑，形成可以通过网络利用的有效数据的过程。简而言之，就是将零散档案信息数据化的过程。
　　1、编目
　　在网络环境中的档案编目，不同于传统的档案手工编目，需要编制适合网络信息资源描述和组织的著录格式，目前这一工作大多通过扩充传统的机读目录格式来实现。
　　2、整序
　　高校档案资源需要得到永久性的保存和利用。在开放存取模式下要实现这个目标,档案部门必须能够快速、准确获得正确、完整的档案资源。但是由于网络环境带有一定的不稳定性，如果处理不好，会给档案管理带来很大的问题，甚至造成档案的缺失和伪误。为此，有必要在网络上为学校档案资源进行整序、标识。如可以采用数字对象标识符(Digital ObjectIdentifier，DOI)与档案分类号相结合的方式，以保证档案管理者和档案用户可以按照需要获得指定的档案信息资源。
　　3、编辑
　　在网络环境和开放存取机制下的档案信息编辑，主要是利用元数据对档案信息资源进行组织管理。元数据是关于数据的数据，是用于帮助识别、描述、限定和定位资源的数据。利用元数据可以提高开放存取档案信息资源的检索效率。为了实现这一目的，高校档案部门要制定相关的OA标准，规定归档者要提供相应标准和规范的元数据，同时通过编辑、转换，实现即时存储和提供多种格式的元数据。目前，关于档案元数据的规范已有很多研究成果，可供高校档案部门进行借鉴和参考。
　　
　　（三）提供利用
　　开放利用机制的最终目的，是为了向公众提供所需要的全部信息资源。但是与其他领域的开放存取机制不同，档案信息具有机密性、内部性和分散性的特点，无论档案的提供者还是档案的利用者，都存在着特定条件，如特定的人群、特定的环境等等。因此，在提供方便快捷的准搜索引擎式的服务时，还有一些理论和实践问题，需要得到解决。
　　1、高校档案数据库与高校电子资源库的关系
　　目前，大部分高校都建设或购买了相当数量的电子资源库，这些资源库作为整体知识库的一部分，开放程度是不一样的。相对于纯学术性的资源库，高校中非学术性的资源库（包括高校档案数据库）保持着不透明的状态。国外某些大学对高校档案数据库是否可以开放，人为控制到何种程度，已经进行了卓有成效的研究。笔者认为，只要能够在法律上对版权、费用等问题进行了清楚的界定，高校档案数据库中所保存的档案信息中的学术性信息，应该可以纳入学校电子资源库或者知识库中。
　　2、高校档案数据的开放存取方式
　　目前，高校档案数据库中的档案信息的开放存取方式主要有这样几种形式：
　　（1）网页链接
　　即通过校园网或者高校档案部门自己的主页，提供开放存取档案信息的链接入口，由高校档案部门自行决定需要提供开放存取的档案资源，包括目录、全文以及相关链接，用户可以登陆相关网页，通过点击来浏览相关档案信息。
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　　高校档案馆根据需要，建立相关专题库，通过收集分类系统搜集校内所有开放存取的档案资源，并将它们整合、组织，形成专题档案数据库。如学生成绩库、学历学位认证库、工资工龄库等等。高校档案馆充分利用数字校园中各种信息数据库的建设，将所有校内开放存取的档案资源进行全方位的综合、整理和揭示，用户则直接访问相关的高校档案数据库。当然，这需要安全性、政策支持、科学管理等方面的保证，对高校档案馆的自身建设也是一个巨大挑战。
　　（3）通过馆藏目录获取高校档案信息
　　机读档案馆藏目录，是高校档案馆最重要的数字化资源之一，也是最常用的检索工具之一。利用机读档案馆藏目录，可以实现所有馆藏档案资源的检索，这也是高校档案工作者和档案利用者所熟悉和普遍使用的一种方式。此外，可以通过增加相关字段等方法，使高校档案资源转化成为开放存取的网络资源。在这方面，档案工作者可以充分借鉴图书馆的一些成熟经验。
　　（4）通过集成、挖掘技术开发高校档案信息资源
　　传统的简单调阅、浅层次的档案利用显然不能满足学校和社会对高校档案资源的利用需求。因此，将高校档案信息资源纳入开放存取机制，利用开放存取机制，全方位，深层次的开发高校档案信息资源；利用先进技术、先进软件，实现高校档案数据库资源行政化和学术化的有机统一，可以达到扩大利用面、优化利用效果、全面实现档案信息价值的目的。
　　
　　三、高校档案部门实现“开放存取”存在的问题与对策
　　
　　开放存取运动能够优化高校档案管理，提高利用效率和效果,但这不意味着可以一蹴而就，在实际工作中，还会遇到这样和那样的问题，需要解决和思考。
　　
　　（一）开放环境下档案的信息安全
　　随着网络与人们生活的日益密切，人们似乎可以从网络上找到任何想要找到的东西，在给人极大方便的同时，也给人带来了不安全感。高校档案是在高校各项工作中自然形成的，档案的公开，会动摇一些人对档案在传统认识上的安全心理。
　　因此，开放存取运动在高校档案界开展，有赖于逐渐建立一种开放的理念,能够得到学校各个职能部门的认同,解除人们戒备心理。高校档案人员要大力宣传开放存取的理念,通过各种形式和场合，灌输、渗透这种方式的优点和好处,使学校有关领导、教职工和广大学生了解到档案是一种可以利用的信息资源,不仅吸引高校一线的教学、科研工作者成为高校档案开放存取的利用者（取者）,还能够主动成为高校档案资源的提供者（存者）,从而推动高校档案开放存取的健康良性发展。当然，将这种模式完全纳入现行的高校档案管理体制还有一定的难度，值得认真思考和研究。
　　
　　（二）成本和费用
　　开放存取机制，是建立在网络的基础上，任何人都不能低估它的运行成本。理论上讲，高校档案部门可以从高校档案资源的开放存取机制中收取适当的费用，但在实际中是否可行，是否符合国家有关部门的政策法规精神，目前还不能确定。这个问题如何处理，直接影响开放存取机制在高校档案部门的运行。
　　在目前开放存取运动的实际操作中，通常会采用“作者付费、用者免费”的模式，例如OA期刊，但是这些费用通常会计入科研成本中。高校提供档案信息服务，不完全适合这种成本分担的模式，但是可以从中得到借鉴。高校档案部门可以通过协议、与第三方中介合作等方式，建立或者拓宽成本补偿机制，兼顾国家、学校、相关部门以及个人的合理利益，达到“双赢”甚至“多赢”。
　　
　　（三）高校档案信息资源优化建设
　　基于目前高校管理体制，档案部门还不能完全实现档案文件的前端控制，加上高校档案产生的自然属性等问题的存在，对档案数据进行规范化建设存在很大难度。然而，高校档案信息资源的质量直接关系到开放存取的发展前景,高校档案开放存取机制的顺利建立，需要齐全、完整、准确、高质量的档案资源。因此，高校档案部门要大力提高档案收集的齐全完整率，这是开放存取机制的起点和重要基础。同时，高校档案部门需要制定有效的档案开放存取质量控制策略。通过加强档案的鉴定环节，完善档案的审核制度，规范编目著录，不断优化高校档案信息资源。
　　
　　（四）硬件建设和相关技术的研究
　　高校档案开放存取机制的建立，需要购买硬件设施，配备相关软件,搭建符合条件的基础网络平台，特别是电子档案的存储介质、存储环境、存储设备，都与高校档案的信息安全问题息息相关。
　　开放存取的相关技术主要是以OAI 为核心的技术开发及应用研究,包括数据传输、数据永久性保存、数据挖掘、开发智能检索系统、建立知识库等。OAI (Open Archives Initi ative ,“开放文档先导”),实际上是解决不同资源库互操作问题的一种方案,是基于HTTP上简单的信息传播机制。进一步完善OAI 的网络信息传播模式有利于更好地实现网络环境下的资源共享。高校档案部门也要结合自身，加大对相关技术发展的关注和研究。
　　高校信息资源的整合，对于所有高校未来的发展，具有重大的意义。高校档案部门应该依靠学校有关的技术力量和政策优势，充分发挥技术整合、资源共享的原则，建立适合于自身的开放存取机制，为高校档案工作的发展，创造出一片新天地。

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