浅谈境外机构会计档案的归档管理

　摘要：境外机构档案管理工作越来越受到各级领导的重视，结合中原油田境外机构档案工作，依据境外机构会计档案的特点、背景，论述了会计档案的移交和管理。
　　关键字：境外机构 会计档案 归档
　　
　　会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。随着中原油田境外机构数量不断的增加，会计档案业务和管理工作越来越重要，做好境外机构的归档整理和管理，就能更好地发挥会计档案在企业经营活动中的作用。
　　
　　一、境外机构会计档案的移交归档
　　
　　根据“走出去战略”， 中原油田在非洲、中东等地进行了积极的市场开拓，先后申请注册成立了十几个公司。这些境外机构在业务活动中形成了大量的会计档案，这些档案如何移交归档，我们进行了如下探索。
　　1.移交。境外机构会计档案的前期装订、整理工作依据《会计档案管理办法》执行。境内与境外在移交时间方面有差异。在境内，当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。而在境外，境外机构从事经营管理活动必须遵守所在国法律规定，会计档案一年期满后，受各种条件限制，不可能立刻运回境内保存，只能先寄存在各个境外机构。通常情况是境外机构项目结束时，由会计部门人员将档案运回国内。例如2009年4月，ZPEB埃塞俄比亚公司项目完工后，会计部门人员把2007-2009年会计档案61卷运回国内。另外一种情况是境外机构路途遥远，项目运作周期较长，会计部门人员会把一定期限形成的会计档案一起运回国内。例如2009年11月，会计部门人员把ZPEB苏丹公司2004-2007年会计档案801卷运回国内交档案部门保存。
　　2.分类。首先，区分各境外机构，对已接收的会计档案进行再次核对，清除凭证中的订书钉、曲别针等金属物，确保每个境外机构的档案齐全完整。其次，对每个境外机构会计核算单位内的档案按年度—类型分类。会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告和综合四大类。
　　3.装盒。档案部门接收的会计档案一律装盒保管。装盒前把年度、题名、保管期限、卷号填写完整。中原油田境外机构的会计档案，“回归”国内，是没有“外衣”的，这就要求会计部门装盒。境内的会计凭证是特定的格式，比B5还要窄一些。境外的会计凭证都是国际标准A4大小，所以境内凭证盒不适合境外的会计凭证，只能装在账本盒中。 境外会计凭证装在账本盒中，按要求填写题名、年度、期限、卷号,凭证号写在账本盒背脊中的目录号下，这样案卷排列一目了然，有利于查阅。其中，会计凭证案卷题名的格式为：单位+时间+凭证名称+（凭证号），如苏丹公司2007年1月现金凭证（1-39号）。账本的案卷题名格式为：单位+时间+账本名称，如尼日利亚公司2008年现金日记账，对于几类明细账合订一本的案卷，要罗列出所有类别的名称。报表的案卷题名格式为：单位+时间+报表名称。综合类案卷题名格式为：单位+时间+文件材料名称。
　　4.档号。中原油田的会计档案为一级类目，下设若干二级类目。会计档案档号由“一级类目号+二级类目号+单位代号+年度号+案卷顺序号”组成。一级类目号是一位数，用英文字母“I”表示；二级类目是两位数，凭证为01，账本为02，报表为03，综合为04；单位代号和年度号都为两位数，年度号取年度后两位数；案卷顺序号为三位数，在二级类目内分年度和单位各自流水编号。如境外机构苏丹公司的2008年一月份会计报表，档号为I030108001（I是一级类目，是会计档案；03为二级类目，是报表的代号；01是单位代号，苏丹公司为01；08是年度号，是2008年的后两位；001是顺序号，也是流水编号）；埃塞俄比亚公司的2009年总账、现金账和三栏式明细账，档号为I020209001（I是一级类目，是会计档案；02为二级类目，是账本的代号；02是埃塞俄比亚公司的单位代号；09是2009年的后两位；001是顺序号，也是流水编号）。
　　
　　
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二、境外机构会计档案的管理
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　　1.各级领导的高度重视是有效提高境外机构会计档案管理的根本保证。2010年中国石化集团公司办公厅召开了两次全系统档案工作的视频会议。会议传达了党组领导同志的重要批示，体现了集团公司党组对档案工作的重视和肯定，对档案工作提出了更高要求，指出了明确方向，极大地振奋了档案队伍，为提高境外机构档案管理工作提供了保证。
　　2.制定相适应的境外机构档案管理规定，使境外机构有法可依，有章可循。中石化集团公司下发了《中国石油化工集团公司驻外机构档案管理规定（试行）》的通知，对境外会计档案的立卷归档、保管、统计、利用、安全和保密制度做出了具体规定，严防境外机构会计档案的损毁、散失和泄密。根据会计档案的特点及境外机构背景，制定出行之有效的、符合境外会计档案实际的档案管理制度，使境外会计档案有法可依，有章可循。
　　3.针对境外机构的特殊性，保证会计档案的完整。境外机构的会计档案要全部归档，财会管理部门或经办人员必须按规定将应归档的会计档案全部移交到档案管理部门，保证档案的齐全完整。如果会计档案残缺不全，将会大大降低会计档案的保存和利用价值。
　　4.统一管理，协调配合。中原油田的境外机构，都是由中原石油勘探局对外经济贸易总公司管理，产生的档案是中原油田档案管理处下属的涉外档案室统一管理。涉外档案室要对会计部门进行相关业务指导、检查和监督，境外机构会计部门要做好涉外档案室的协调配合工作，高质量完成境外机构会计档案工作。
　　5.重视和加强会计档案的查阅和利用。有效保存和管理境外机构会计档案的最终目的是为了利用。因此，必须重视和加强会计档案的利用。查阅和利用会计档案要遵守有关规定，依法进行。移交档案部门的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

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