对高校档案管理人员能力培养的若干思考

　  [摘要]随着社会知识经济的增长，档案工作也变得越来越重要，高校档案管理人员作为档案管理人员中的重要部分，必须跟上时代的要求和高校发展的需要，努力提升自己本身的素质修养。档案工作的核心“关键在人”，档案管理人员的关键又是工作能力。笔者作为高校的一名档案管理人员，结合多年的工作经验，从档案管理人员的知识要求，政治、道德素质要求，以及结合当今社会信息化发展对高效管理人员提出的新的要求，探讨当今高校管理人员能力培养问题。
　　[关键词]高校　档案管理　能力
　　
　　档案工作是一项比较复杂繁琐的管理工作。它记录了人类社会的活动，是人类文明的重要组成部分，也是世界文化遗产的重要部分。高等学校的只是发展速度，人才培养速度，科技研发速度都日新月异，高校档案作为这些重要内容的重要环节，关系着高等教育工作的发展，关系到社会的前进，是国家档案事业的重要部分。
　　
　　一、概述高校档案的内容　　
　　高校档案不是一个单独的个体，它是我国档案事业的重要组成部分，高校参加或者举行各类的教学活动、科研活动、以及学校的党政管理而形成的对学校单位和社会有保存价值的文件、图像、视频等等不同的历史记录都要依托档案管理而保存下来。高校档案在数量具有庞大的数目在内容里具有繁复的种类。一般为了便于管理和查找，根据保存对象内容的不同， 把高校档案分为以下几个类型：
　　(一)人事档案类。高校的人员众多，学校档案管理中一项重要的内容就是人事档案的管理。它以个人为单位，在人事管理中记录了高校人员的工作历史，记述其道德品质、工作能力、工作业绩等表现，是集中保存起来的真实记录。
　　(二)文件史料档案。每所高校都有它独一的创建和发展的历史，而这些过程需要文字和图像等相关记录。比如学校的教务工作科研活动，教师的业绩，学校的历史，创建的过程，发展的记载等等。
　　(三)学生档案类。高校档案里最重要的部分就是学生档案。每所大学里的学生在校期间的学习生活以及参加的社会实践活动在这里都留下了真实的记录，是学生自身情况的最真实的记载，也是学生步入社会参加工作以后供各级工作单位组织、选拔、人员任用的重要依据，是人生中的重要履历记录。
　　(四)实物档案类。高校在自身的发展过程中会产生大量有关学校实况的记录，比如奖状奖杯、印章、物件、奖牌、锦旗等等不同形式的物体。中这些不同的实物可以经过分类，归入实物档案内。
　　
　　
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二、高校档案管理人员的知识能力培养要求　　
　　(一)精于档案管理专业知识档案。工作看似简单，但实际上具有很强的专业性和技术性。一个合格的档案管理人员不仅仅要钻研透自己本专业的知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作的能力，比如“科技档案管理学”、“图书情报学”、“目录学”、“图书分类学”、“档案保护学”及“档案文献编篡学”、“档案法”等都是学习的重点内容。这些内容都是相互联系相互贯通的的，是构成档案管理体系的重要理论知识。
　　(二)档案管理人员必须具备广博的知识。档案管理需要进行分类处理，而分类处理是以档案的内容进行区分的，档案内容来自各方面，如果没有广播的知识，根本无法看懂里面的内容，对于分类和管理就无从谈起了。此外，作为一名管理人员，相关的文字编辑是少不了的工作内容，因此，管理人员还要具备一定的语言基础和写作能力，并用有一定基础的书写进行编录，否则，编写的内容和文字无法理解和辨认，档案管理的效果和意义也就大打折扣。
　　(三)档案管理人员要有良好的沟通能力。档案管理部门是一个集中很多内容的部门，同时也是一个严密性较强的部门。这就需要档案管理人员有善于沟通和处理事物的能力，既要管理好档案，让其在合法的范围内各取所需又要保证档案的严密，一个合格的档案管理人员首先就要学会怎么和各种各样的人沟通，这是工作中非常重要的一个部分，档案管理部门来来往往的人形形色色，没有好的沟通能力是很难胜任这份工作的。
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　　三、高校档案管理人员的政治、道德素质要求　　
　　(一)具有较高的政治素养。高校档案管理人员管理的是包含着广泛内容的各种各样的档案，这其中有高校的科研活动资料、教学的计划以及内容、人事变动记录、学校和各单位之间的交流等等。因此，档案管理人员必须坚定自己的政治立场，关心国家大事，关心社会动态，关心学校的发展，以自己的能力去维护好档案的管理，确保档案的安全，努力提高自己的思想政治觉悟，努力学习政治理论知识，拥有良好的人生观和价值观。
　　(二)较强的服务意识。高校本身就是一个比较大的机构，而高校的管理工作就是这个大机构的后备军团，给一线的工作人员提供服务。档案管理工作不同于其他服务部门的服务工作，首先它的服务对象就存在着很大的区别，它为有较高素质的教师和有较高文化的高校学生服务，在短时期内，它所创造出来的服务价值不明显，服务效果也没有直观的表现，但是，它提供的服务是一个高校面对社会、面对人民群众一个最主要的窗口。作为一个高校档案的管理人员，每天需要接待来自五湖四海的各种人群，他们的素质不同，查阅的资料内容也广，因此很难做到一个百分之百的满意度，还有可能因为某些事物的处理而引来查阅者的不满和指责。再者，现在的高校档案管理工作条件远远没有达到一个与社会发展同步的程度，许多具体的编写工作还要管理人员进行手写，装订档案之类的工作更是要亲力亲为，难免会有一些枯燥无味，档案工作的重要性还需要人们的进一步重视和理解。而高校的档案的管理人员必须甘做背后的无名英雄，在服务态度上要主动热情，在工作态度上，要尽职负责，在待人接物上，要文雅和气，保持礼貌和谦逊的态度，主动为有需要的人士服务，让有需要的人满意而归。这是作为一个高校档案管理人员的职业道德的基本要求。
　　(三)要具备严谨细致的工作作风。档案管理工作集政治性、科学性为一体，同时还有较强的服务性，同时还是一项复杂繁琐的工作。保持严谨的工作作风是做好这份工作的基本条件之一，在工作过程中，需要细致，细心。在很多的管理环节里面，只要有一点纰漏就会给其他管理环节带来很大的不便，给利用的人造成许多不必要的麻烦，甚至因为档案的紧急需要而发生大范围的查找或者返工，一旦因为管理人员的不小心造成的档案的遗失，更是会给个人或者单位带来不可估量的损失。
　　
　　四、信息化对高校档案管理人员素质的新要求　　
　　随着社会逐渐步入信息化时代，传统的档案管理方式已经逐渐的跟不上社会发展的需要，在管理模式和管理人员的要求上已经提出了更高的要求，原有的档案管理受到了现代化信息管理模式的冲击和挑战。因此一个档案管理人员的工作能力和素质也面临着新的要求和变革，需要对自己的能力的培养有一个全新的面貌。
　　(一)要求档案管理人员具备相当的外语水平。随着我国改革开放，各国之间的交流与日俱增，文化之间的传输也变得频繁起来，不同的语种，不同的语言编写的文献资料随着社会的进步在档案管理里面占有的比例逐渐增高。作为一个档案管理人员，应该提升自己的外语水平，在利用网络资源和查阅外文资料的时候可以利用到这些知识，还有进行整理档案的时候，也需要有外语知识作为基础，否则，无法利用相关的资源为用户提供满意的服务。
　　(二)培养档案管理人员的创新能力。社会需要不断的进步就需要不断地改革和创新。当今的时代是信息高速发展的时代，知识的更新换代一日千里。因此，高校档案管理人员需要树立起全新的学习观念，从各方面提升和培养自己的能力，不断的学习新的技术，掌握更多的专业知识，利用现代化的技术手段对高校档案进行有效的管理，把传统的档案管理与现代化管理理论相结合，更好的为人民服务。
　　总之，高校档案管理工作是一个长期而充满挑战的项目，需要各部门的支持，需要人们引起足够的重视。高校档案管理人员必须时刻注意自己能力的培养，以最好的工作技能，服务态度，高度的责任感投入进去，为我国的档案管理事业的发展做出贡献。
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