如何加强高校基建档案管理

  　高校基建档案是高等学校在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据。近十几年来，我国的高等教育发展较快，随着国家对教育事业的重视，国家对教育的投入逐年递增，高校的基本建设进入了高速发展时期。此外，高校的合并与重组，是20世纪末、21世纪初，我国高等教育发展体制改革的重要举措，就连一些著名高校也加入了合并的行列。从1999年到2004年期间，合并调整后的高校数目达到416所，原有612所高校合并组建为250所，数量之大，空前少有。高校建设离不开基建档案。随着高校基本建设的高速发展，高校基建档案管理工作如何在新的平台上发挥应有的作用，是摆在高校管理层和档案工作者面前的新课题，这已成为高校基建部门和高校档案部门工作的重要组成部分。
　　
　　1我国高校基建档案管理的现状
　　1.1档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。
　　1.2制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是，许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。
　　1.3归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步整理。
　　1.4档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。
　　
　　2完善高校基建档案管理的对策
　　2.1更新观念，重视高校基建档案管理。首先，进一步增强档案部门的服务意识。档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。但基建档案的利用率却不是很高，其中，很大的一个原因就是基础工作薄弱，被动服务，直接制约了档案利用工作的开展。档案部门工作人员社会竞争意识不强，参与意识淡薄，档案利用工作仅仅停留在等待利用者上门查询，停留在收集保管档案上，缺乏主动性，从而使利用工作相对滞后。其次，广泛宣传营造良好的外部环境。使得大家能主动配合工作取得高校基建档案管理的良性循环。
　　2.2制定和实施符合高校特点的基建档案管理制度和保障措施
　　2.2.1完善日常的高校基建档案管理制度，是做好基建档案管理的基础。首先，要制定详尽合理的基建档案归档方法。以往，各个高校的基建档案归档范围都是根据建设部门的《城建档案管理规定》实施细则来规定，认为这样做，收集的材料比较齐全，但收集的材料太多，因此，高校的基建档案管理者应从本校的实际出发制定基建档案归档范围，这样，既减少了归档收集时的工作强度，又使档案能在利用范围内较齐全规范。其次，实行部门立卷制度是做好高校基建档案管理的关键之一，可以提高部门归档意识，扩大档案宣传力度，增强立卷部门的责任感，整理的案卷质量也较高。除了部门立卷之外，进行立卷改革也相当重要，把档案实体由传统的以“卷”为单位改为以“件”为单位进行归档，这样做，更为灵活简便。最后，制定基建档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建档案管理的被动局面，从而主动有效地指导、监督基建档案及时规范归档，将工作变被动为主动。
　　2.2.2建立特殊时期的高校基建档案管理办法。除了日常的高校基建档案管理，还有一些特殊时期（如学校的合并时期）的基建档案管理也应加以考虑。学校在合并期间的基建档案管理应从思想上重视，制度上保证。国家对合并过程中的档案管理有明确规定，要求“坚持集中统管原则，确保安全保密”。遵循基建档案实体和人财物“相对集中管理”的办法，对于相邻学校的合并，应当创造条件实现基建档案实体的相对集中和人财物的高度融合；对于远距离合并的学校，可以从实际出发，按相对集中的思路进行融合。具体做法可视情况而定，但在运行机制上应实现规范统一。
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　　2.2.3保障制度（措施）的制定和实施。重大制度的落实，还需有配套的相关保障制度或措施，才能发挥其应有的作用，保障制度的制定和实施，同样离不开领导的支持。一是经费保障制度。二是将档案管理纳入部门考核，是一种变压力为动力的可行办法。三是高校档案馆参加高校基建项目的验收。高素质工作人员是良好的工作质量的基本保证，基建档案管理人员的素质是高校基建档案管理的关键点之一。
　　高校的部门立卷制度给档案工作带来了一定的成效，在进行高校基建档案部门立卷时，一定要确定基建档案管理工作的兼职档案员。在学校的基建部门设立一位基建档案管理兼职档案员，并建立起一个高效的基建档案管理工作网络。要确保基建档案兼职档案员具有一定稳定性和一定的基建档案工作时间。因为，基建档案与别的档案部门不同，它的难度之一，是涉及的部门和人员较多，只有确立一位尽职的基建档案兼职档案员，才能确保高校基建档案得到规范的管理。配备的兼职档案员应具有较高的思想道德品质、扎实深厚的文化素养、严谨的思维能力和熟练的专业技能。此外，基建档案员还应具有一定的稳定性。学校还应该为档案员提供学习培训的机会，不断提高档案员的理论和业务水平。
　　
　　3加大基建档案的数字化建设步伐
　　首先，文档信息化给档案事业带来了新的变化。随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，文档信息化已成为近年来我国档案界的“热点”话题。由于计算机网络通信技术的迅速发展与普及，文档信息的存储、加工、传播及利用也发生了前所未有的变化，文档信息化给档案事业带来了深刻的变化，文档信息化带来了新的档案形式。在以往的档案形式中，档案的载体和信息都是一体的，信息并未获得独立的地位。而电子革命使档案在本质上取得了独立的地位，给我们带来了新的管理方式。传统档案管理是一种物理管理，而电子档案是一种逻辑管理。高校应加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大、存贮安全等优点，能提高工作效率和质量，把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为高校档案中的重要组成部分的基建档案管理，也应顺应时代的需求，向信息化、数字化管理快步迈进。
　　其次，合理有序地进行基建档案管理信息化。保障相应的硬件，如电脑、打印机、传真机、扫描仪、服务器等是进行高校基建档案信息化管理的前提。目前的高校档案部门往往有这些硬件设施，但数量和质量不太符合档案管理需求，经常发生电脑不够用或是服务器容量太小等情况，影响档案的信息化管理和档案的利用。因此，在配备硬件设施时，应有超前意识和预见性，配备合适的档案信息管理软件和计算机专业技术人员。
　　高校基建档案对于高校发展有着重要的意义。首先，高校基建档案在高校建设中可反复多次利用，是提高设计质量及经济效益的最佳途径。其次，基建档案是高校建设管理中的历史凭证，在维护学校权益和学校建设方面的作用无可替代。最后，基建档案在高校建设中具有增值作用。通过对基建档案的利用，在各种生产实践和经济活动中可以直接或间接地起到增值作用，随着时间的流逝其历史参考价值会越来越大。对高校基建档案存在的问题进行研究，得出切实可行的对策，提高基建档案管理水平，使高校基建档案的管理与时俱进，是摆在每个档案工作者面前的十分必要和迫在眉睫的任务。
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