会计信息化中的内部管理控制

　　摘 要:企业要实现既定的管理目标,必须建立一套完整的内部控制制度。 文章对会计信息化中的内部管理控制进行了分析,阐述了内部管理控制中的组织机构设置、 职责划分、操作管理、档案管理、设备管理、日常控制等内容。
　　关键词:企业 会计信息化 内部管理控制
　　中图分类号:F275.2 文献标识码:A
　　文章编号:1004-4914(2007)11-149-02
　　
　　 企业为实现既定的管理目标,必须建立一套完整的内部控制制度。内部控制关系到企业 财 产物资的安全完整、关系到会计对企业经济活动反映的正确性和可靠性。在建立了会计信息 化会计系统后,企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于使用了计算机,会 计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,减少了因疏忽大 意及计算失误造成的差错,同时降低了财会人员的劳动强度。但是,会计信息化也为企业的 内 部控制带来了许多前所未有的新问题、新挑战,对企业内部控制制度造成了一定的冲击。由 于 会计信息化系统的特性,建立一整套适合电算化会计系统的内部管理控制制度就显得尤 为重要。
　　 会计信息化系统缺乏交易处理痕迹。手工会计系统中严格的凭证制度,在会计信息化系 统中逐渐减少或消失,凭证所起到的较强的控制功能弱化,部分交易几乎没有“痕迹”,给 控制带来一定的难度。
　　 内部控制的程序化使得内部控制具有对计算机依赖性并增加了差错反复发生的可能性。 电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。会计信息化系统许多应用程 序中包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序,如程序发生差 错或不起作用,由于人们依赖性以及程序运行的重复性,使得失效控制长期不被发现,从而 使系统在某些特定方面发生错误或违规行为的可能性较大。
　　 计算机在会计工作中的普遍应用,使得管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会 计信息的依赖越来越大,这些会计信息的产生只有在严格的控制下,才能保证其可靠性和准 确性。同时也只有在严格的控制下,才能预防和减少计算机犯罪的可能性。
　　 随着远程通信技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,业务事项可以在远离企 业的某个终端计算机上瞬间完成数据处理工作,原先应由会计人员处理的有关业务事项,现 在可能由其他业务人员在终端计算机上一次完成;原先应由几个部门按预定的步骤完成的业 务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此,要保证企业财产物资的安全完整 、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标,企业内部会计信 息化控制制度的建立和完善就显得更为重要。
　　 会计信息化的内部管理控制制度,从建立和运行过程来看,可分为对系统开发和实施的 系统发展控制、对会计信息化系统各个部门的管理控制、对会计信息化系统日常运行过程的 日常控制。
　　 具体到企业的会计信息化内部控制制度,以加强和完善对会计信息化涉及的各个部门和 人员的管理和控制为主,系统开发和实施的系统发展控制,在商品化会计软件进行,不在企 业内部控制管理范畴中。
　　 内部管理控制包括组织机构的设置、责任划分、操作管理、档案管理、设备管理及日常 控制等等。
　　
　　 一、组织机构设置
　　
　　 企业实现了会计信息化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系 统的要求。企业可以按会计数据的不同形态,划分为数据收集输入、数据处理和会计信息分 析等部门;也可以按会计岗位和工作职责划分为会计信息化主管、软件操作、审核记账、电 算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模,符合企业 总体经营目标,并应按精简合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。
　　
　　 会计学近3年论文/d/file/p/2024/0424/FONTbr二、职责划分
　　
　　 内部控制的关键就在于不相容职务的分离,会计信息化系统与手工会计系统一样,对每 一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几 个人或几个部门承担。在会计信息化系统中,数据维护管理与审核;数据录入与审核记账; 系统操作与档案管理等职务必须分离。企业为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分 原则的内部控制制度,同时,还应建立起职务轮换制度。
　　
　　 三、操作管理
　　
　　 企业用于会计信息化系统的计算机必须专用,企业应对计算机的使用建立一整套管理制 度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。企业对用于会计信息化 系统计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机 时间安排等。此外,会计软件也应该有完备的操作日志文件。
　　
　　 四、档案管理
　　
　　 会计信息化系统有关的资料应及时存档,企业要建立起完善的档案制度,加强档案管 理 。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、 完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外,还应定期对所有档案进行 备份的措施,并保管好这些备份。为防止档案被破坏,企业应制定出档案被破坏的事件发生 时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等 及时恢复到最近状态的功能。
　　
　　 五、设备管理
　　
　　 对于用于会计信息化系统的各种硬件设备,应当建立一套完备的管理制度以保证设备的 完好,保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的防火、防雷击 、防静电、温度、湿度等的控制,也包括对使用环境的控制,如防止计算机病毒的感染、防 盗等。