信息系统外包类型的成本分析及决策

【摘要】为了以低投入、低成本获得信息技术发展带来的优势，越来越多的企业选择信息系统外包。本文从外包的经济性质入手，分析了外包成本的产生及构成，找出影响外包成本的主要因素，并讨论企业应如何根据这些因素确定外包程度、选择外包类型。
　　
　　随着信息技术的发展，越来越多的企业开始利用信息技术为其生产经营服务，信息系统的建立与维护成为企业活动的一个重要组成部分，其重要性日益显著。但是，企业的资源是有限的，大部分企业特别是中小企业不具备独立开发与维护信息系统的能力，信息系统外包为企业提供了一种以有限能力和较低投入开发与使用信息系统的途径。
　　
　　一、外包的经济性质
　　
　　生产资料的获得有两种途径——市场与企业。假设经济运行处于下述理想状态：生产资料市场完全信息，不存在规模经济与学习效应，同行业企业管理水平、技术能力、员工素质、资本成本相同，这时，通过市场与自身两种方式获得生产资料的成本是相同的，不存在决策的选择问题。但现实并不如此：市场信息不对称造成交易成本的产生，即市场交易费用。规模经济与学习效应使生产成本受企业的规模及生产经验的影响；同时，企业选择自制的投资成本也是决策考虑的重要因素。
　　外包是企业通过将部分业务出包给其他单位，实现整合利用其外部最优秀的专业资源，从而达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境迅速应变能力的一种管理模式。外包是市场与企业的综合。一方面，在签订外包合约前，企业与外包商可以在开放的市场上相互选择；合约签订后，外包商也是独立于企业的生产经营个体，所以外包有市场性质。另一方面，虽然表面上是企业向外包商购买产品和服务，但企业对外包商的生产有监督权，对其生产经营活动有一定影响力，因此，外包又有企业性质。
　　
　　
　　论文检测天使-免费论文相似性查重http://www.jiancetianshi.com
二、外包的收益和成本
　　
　　外包具有市场的优点。它使企业可以利用外包商规模经济与学习效应的优势，以低于自身生产成本的价格取得产品或服务；外包使企业不进行大量初始投资而获得所需，可以将资源集中到自己的优势项目，发展核心竞争力；外包还可以将部分风险转嫁给外包商，从而降低企业经营风险。同时，外包具有企业优点——降低交易费用，通过外包，企业可以取得因交易成本过高而不可能直接由市场获得的产品或服务。
　　外包给企业带来收益的同时，也带来了相关的成本。外包具有市场性质，而市场信息是不对称的，这就决定了外包的交易成本；外包具有企业性质，为监督外包商的活动，企业要支付监督管理费用，同时要承担外包商违约的风险，这就是外包的代理成本。威廉姆森把交易成本规定为利用经济制度的成本，其本质相当于物理学中的“摩擦”这一定义，他将交易成本分为事前交易成本和事后交易成本。本文中的交易成本指事前交易成本，代理成本即事后交易成本。企业对这两种成本的支出应根据外包项目的实际情况进行选择，以使交易成本与代理成本之和达到最小。
　　
　　三、信息系统外包的成本分类
　　
　　从广义上讲，信息系统外包(IS Outsourcing)是指借助外部力量进行信息系统开发、建设的信息系统建设方式。详细说，就是企业在规定的服务水平基础上，将全部或部分支持生产经营的信息系统作业，以合同方式委托给专业性公司，由其在一定时期内稳定地管理并提供企业需要的信息技术服务的行为。企业通过外包，可以整合利用外部最优秀的信息技术资源，从而达到降低成本、提高资金利用效率、充分发挥自身核心竞争力和控制经营风险的目的。根据第二部分对成本的分类，信息系统外包的成本包括交易成本和代理成本。
　　
　　（一）交易成本
　　交易成本指的是准备并实施协商谈判所需的各种资源的使用包括，确定外包范围的成本，获取有关的市场价格信息及筛选外包商的成本，制定、谈判以及签订合约的成本。
　　１．确定外包项目的成本
　　在做信息系统外包决策前，企业首先要对自身的业务进行全面的了解，根据项目对企业生产经营的重要性确定外包的范围、质量要求及外包程度。
　　２．获取有关的市场价格信息及筛选外包商的成本
　　确定外包项目后，企业要对IT服务市场进行调查，并进行项目招标，权衡外包服务的价格、信誉、质量，对外包商进行综合评价。选择具有良好资质的外包商是外包项目成功实施的前提。
　　３．制定、谈判以及签订合约的成本
　　企业按既定的外包项目及其价格、质量方面的要求设计合约，与选定的外包商进行谈判，最终达成一致，签订合约。一份详细周密的合约是外包项目成功实施的保证。
　　
　　（二）代理成本
　　在外包项目实施过程中，由于企业与外包商信息不对称、利益不一致而导致了代理问题的产生，由此引发了监督成本和失控成本，合同变更和沟通成本，信息外泄的成本。
　　１．监督成本和失控成本
　　监督成本指为了避免在项目实施过程中，外包商为实现自己利益最大化不按合约行事而损害企业利益，企业对外包商的行为进行监督而花费的成本。失控成本指外包商违反合约而给企业带来的损失。
　　２．合同变更和沟通成本
　　企业对信息系统的要求不是一成不变的，它随着市场条件等外部环境及企业经营战略等内部环境的变化而调整。信息系统外包项目的变更需要企业与外包商进行协商，由此导致沟通成本以及合同变更成本的产生。
　　３．信息外泄的成本
　　企业将信息系统外包后，财务、市场、生产、技术等诸多信息都暴露给外包方，如果外包商将这些信息外泄给企业的竞争对手、客户、债权人等利益相关者，会给企业带来重大不利影响。信息外泄的成本是企业承担的由于信息外泄导致损失的风险。
　　
　　四、信息系统外包不同类型的成本分析
　　
　　根据外包的程度与范围，信息系统外包可以划分为软件外包、系统外包和业务外包。
　　
　　（一）软件外包
　　企业选择软件外包时，应用软件系统由外部公司开发，信息系统的硬件和网络的建设、使用及维护都由企业自行完成。具体又可分为三种类型：购买市场上的通用应用软件；购买通用的成套软件，同时要求供应商根据本企业的要求进行某些修改；要求外包商为本企业开发一个完整的能满足其业务需求的全新的信息系统。
　　由于购买一次完成，外包商的后续服务占整个外包项目的比重极小，这种外包类型的代理成本最小。但是，由于信息不完善，企业对软件的实际价值掌握不准确，交易成本较高。而且，企业需要投入一定的资金及技术力量建设与支持信息系统的运行，不能发挥外包的优势。此种类型外包的适用对象为，对信息系统要求基本固定的企业；自身有能力建设维护系统硬件的企业；规模较小，仅使用信息系统处理一般性业务的企业。
　　
　　（二）系统外包
　　企业选择系统外包时，向外包商购买信息系统的使用权，信息系统的建设、运行、维护由外包商负责，信息系统归外包商所有，双方通过合作协议规定各自的权利和义务，外包商将保证系统运行的稳定可靠，保证企业数据的安全。
　　选择这种类型的外包，企业需要进行市场调查，进行外包商的筛选，然后签订合作协议，这些交易成本的发生是为了保证日后信息系统的良好运行。协议签订后，企业在使用信息系统过程中会与外包商发生某些摩擦；企业对信息系统要求改变需要变更协议，这些会给企业造成代理成本。此类型外包的交易成本与代理成本呈负相关，企业应根据实际情况选择策略，使总成本最小。此类型外包的适用对象为，信息化程度较高的大中型企业，企业有一定的信息技术能力可评价外包商的服务，有其他外包商可供企业选择。
　　
　　（三）业务外包
　　企业选择业务外包是将特定的业务处理委托给外包商。一般企业需要与外包商签订一个长期的服务合约，约定由外包商完成与特定业务处理功能有关的信息系统建设，并承担特定的业务处理操作。

　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr />　此类型的外包使企业可以将业务的风险转移给外包商，但同时，如果外包商违约，带来的损失也是最大的。因此，企业首先要寻找信誉好、质量高的外包商，签订尽量详细周全的合约，投入较多的交易成本，以保证日后项目能顺利实施。在实施过程中，为防止外包商违约，企业也要支付大量的监督管理成本；外包商掌握企业的大量信息，增大了企业信息外泄带来的成本。可见，业务外包是三种外包类型中外包程度最大的，其交易成本与代理成本也是最高的。适用对象为，企业自身不具备利用信息系统完成业务的能力；业务对信息系统的要求不断变化，软件开发、系统建设持续实施；企业能对外包商充分了解，与外包商形成长期的伙伴关系，外包商持续经营且信誉良好。
　　
　　五、根据外包成本的影响因素选择外包类型
　　
　　企业在确定外包项目后，应选择合适的外包类型，以较低的外包成本获得较高的外包收益。外包成本受多种因素的影响。威廉姆森认为，交易成本的存在取决于三个因素：有限理性、机会主义和资产专用性。本文根据我国信息系统服务市场的现状，选取企业面临的以下六种因素对外包成本的影响进行分析，帮助企业选择合适的外包类型。
　　
　　（一）信息系统外包市场发展程度
　　企业在发展较健全的市场上可以获得较充分的信息、确定适当的价格及选择良好的供应商，从而降低外包的交易成本与代理成本。我国的信息服务业虽然起步较晚，但经过多年的快速发展，已形成市场化较高的通用软件市场，而外包服务市场相对不太成熟。因此，对于一般性业务，企业应选择购买应用软件；对于特殊性业务，也应根据企业信息技术实力对外包程度做出选择。
　　
　　（二）企业信息系统相关业务变化的频率
　　当企业相关业务对信息系统的要求不断变化时，企业会持续需要软件开发及系统建设服务，选择业务外包对企业是有利的。如果企业选择的外包程度较小，还要在人员培训上花费大量成本，以使员工适应不断变化的信息系统。
　　
　　（三）信息系统外包项目所需资产的专用性
　　资产专用性是指耐用人力资产或实物资产锁定于特定业务的程度，即资产对特定业务的专属程度。在交易成本理论中，资产专用性是交易的一个重要特性，资产专用性的高低将影响交易成本的变动。一方面因为专用性资产难以移作他用，外包商投入用于企业外包信息系统的投资，将抑制外包商的投机行为，降低代理成本；另一方面外包商会因投资成本增加而要求企业支付较高的费用，增加企业的外包成本。当企业信息系统需要专用资产时，应综合考虑外包费用、代理成本、自行投资建设信息系统的成本等因素，确定合适的外包程度。
　　
　　（四）信息系统外包项目绩效的不确定性
　　不确定性指企业对于运用信息系统处理业务的绩效无法预期的程度，它包括信息系统建设成本的不确定性及信息系统收益的不确定性两个方面。建设信息系统时，会发生各种不能充分预见的情况，例如材料价格波动、工资成本变化、技术革新等，因此，建设成本将受到较大的影响；信息系统的使用收益也不能充分预见，例如，应用该系统是否有助于企业业务质量的提高及业务成本的节约。系统外包由于对信息系统建设的价格早已在合同中做了规定，因此不确定性不受上述材料、工资、技术等因素的影响。业务外包将完成业务的价格固定，信息系统的成本与收益都不受不确定性影响。因此，如果建设成本的不确定性很大，应该考虑系统外包；如果信息系统使用收益的不确定性很大，应使用业务外包。但是，企业信息系统外包的不确定性越高，外包合同越不完善，企业与外包商间的伙伴质量也越低，企业同时应考虑交易成本与代理成本的增加。
　　
　　（五）信息系统外包项目结果的可评价性
　　可评价性指企业衡量外包商信息服务与系统输出品质所遭遇的困难程度，企业应有足够的能力对外包项目的实施结果做出评价。外包程度不同，评价的难度与内容也不同。选择软件外包的企业，不仅要了解软件的用途，还要能够对相应的硬件建设做出可行性评价；选择系统外包的企业，应能够评价信息系统的质量；选择业务外包的企业，需要评价外包商业务完成的质量。
　　
　　（六）信息系统外包项目的重要性
　　为降低可能发生的外包商违约及信息外泄对企业造成的伤害，外包程度应随信息系统相关业务的重要性而提高或降低。当企业应用信息系统处理核心业务及财务、市场等机密性高的业务时，应根据企业的信息技术能力，尽量自行完成或选择程度较低的外包；当应用信息系统处理的是辅助性业务时，企业应根据成本与收益确定外包程度。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr />