高校实施会计电算化管理的探讨

【摘 要】 笔者结合高校实行电算会计管理的实际，分析高校实施会计电算化管理中存在的不足，提出了完善会计电算化管理的几点建议。
　　【关键词】 高校； 会计； 电算化管理
　　
　　会计电算化是指将计算机技术应用于会计工作领域，用会计软件指挥各种计算机替代手工或手工很难完成、甚至无法完成的会计工作的过程。计算机技术的发展，高校理财环境的变化，对财务管理工作提出了更高的要求，计算机技术在高校经济管理和财务管理中的运用越来越普及。目前，高校已基本实施会计电算化，并逐步向财务网络化、财务管理信息化迈进。但是，由于会计电算化管理在科目核算、项目辅助核算、往来款核算、固定资产核算、年末结转等方面存在着不足，一定程度上制约了高校财务管理信息化的进程。
　　
　　一、会计电算化管理系统的特点
　　
　　根据《事业单位会计准则》和《高等学校会计制度（试行）》，结合会计核算实际，高校适用的会计核算软件一般具有完整的会计核算功能，特点是以会计科目为中心，实现对部门（项目）经费、往来款项、固定资产等进行辅助核算和管理。
　　在会计电算化管理中，横向以传统手工会计核算模式下的科目核算为中心完成账务处理；纵向以“项目管理”为中心实现对部门经费、科研课题经费、专项经费、代管款项等经费的核算，实现对各类经费的管理、分析和控制。以科目核算为主线完成账务处理过程，以项目管理、往来款管理、固定资产管理等为辅助核算手段，为加强预算管理、往来款项管理、固定资产管理等财务管理方面提供更为准确、及时的信息。
　　
　　会计学近3年论文/d/file/p/2024/0424/fontbr />二、会计电算化管理系统的变化
　　
　　传统的手工会计管理模式，会计核算具体反映会计科目之间的关系。高校会计核算主要反映资产类会计科目、负债类会计科目、净资产类会计科目、收入类会计科目以及支出类会计科目之间的关系。
　　会计电算化管理模式，会计核算一方面反映会计科目之间的关系；另一方面也要反映各会计科目与项目、往来款项各科目与往来款项责任人、往来款项各科目与往来款项项目、固定资产各科目与项目等方面的关系。它们之间的关系如下：
　　项目辅助核算的会计科目余额累计
　　=所有项目余额累计；
　　应收款项会计科目余额累计=所有项目应收款项余额累计；
　　应收款项会计科目余额累计=所有应收款项责任人余额累计；
　　应付款项会计科目余额累计=所有项目应付款项余额累计；
　　应付款项会计科目余额累计=所有应付款项责任人余额累计；
　　固定资产会计科目余额=所有项目固定资产余额累计。
　　
　　三、会计电算化管理中存在的不足
　　
　　由于受传统会计管理模式的影响，高校使用会计电算化系统进行会计管理的经验欠缺，使得高校在会计电算化核算和管理中，在初始化处理、往来款管理、固定资产管理、年终结转处理、与其他管理系统信息共享等方面存在不足，在一定程度上制约了财务管理电算化的实施，影响了财务管理工作的效率。
　　
　　（一）初始化处理
　　传统手工会计管理，重会计科目核算，轻项目核算，难以提高管理水平。会计电算化系统初始化处理主要包括参数设置、科目余额、项目余额、往来款余额初始化等。在会计电算化初始化处理中，部分高校存在重参数设置，重科目余额与手工账务（或以往电算系统）科目余额核对相符，轻科目余额与项目余额勾稽、往来款科目余额（分责任人）与项目勾稽、固定资产会计科目余额与项目勾稽等问题，不能通过会计科目和项目核算实现二维核算或多维核算，不利于加强内部考核和管理，也不利于提高内部管理效率和水平。
　　
　　（二）往来款项管理
　　高校往来款管理，重责任到人。责任人设置主要以内部职工或学生为分户辅助核算对象。在电算会计核算方式下，通过编制记账凭证录入科目、金额和责任人信息这种简单的内部责任人分户核算的模式进行管理。该模式不利于往来款管理按部门（项目）责任考核，难以进行账龄分析，难以实现向实质责任人进行催款和核对，易形成呆账和长期挂账，资金使用效率低。
　　
　　（三）固定资产管理
　　固定资产管理，包括价值管理和实物管理，其载体分为总账、明细账、辅助账和卡片账。财务部门一般进行固定资产价值管理，资产部门和使用部门进行固定资产实物管理。在会计电算化管理方式下，财务部门通过编制记账凭证录入科目、批固定资产金额记账后形成固定资产总账和明细账，反映批固定资产价值，但不能反映单件固定资产价值和固定资产购置资金来源；资产部门填制固定资产卡片，通过卡片信息录入形成固定资产辅助账；使用部门使用固定资产，根据固定资产卡片信息形成本部门固定资产辅助账。财务、资产和使用部门没有实施定期账账核对、账实核对、账卡核对以及固定资产总价值和单件价值、总价值和分类价值、总价值和部门（项目）价值、实物总量与单件数量、实物总量和分类数量、实物总量和部门（项目）数量核对相符。这种管理模式，使得资产管理信息不准确，家底不清，难以实现资源共享，资产使用效率低下。
　　
　　（四）年终结转处理
　　高校事业结余包括经常性结余和专项资金结余两部分。经常性结余按规定提取福利基金和转入事业基金；专项资金结余，已完成的项目，应结清账务，并将结余资金先转入经常性结余，再转入事业基金；尚未完成项目的资金，结转到专项结余中继续使用。在会计电算化管理方式下，按收支科目进行年终结转，只能反映学校总结余，不能反映各部门（项目）结余，不利于对各部门（项目）进行绩效考核和分析。
　　
　　（五）信息共享性差
　　高校管理信息使用，涉及教务管理、工资管理、人事信息管理、固定资产管理、学生管理、收费管理等部门。为提高管理工作效率，各部门应利用网络技术在同一平台基础上实现信息共享。但长期以来，存在部门各自为阵，各使用一套管理软件，数据接口不开放，甚至财务管理部门内部会计核算管理、工资管理、固定资产管理、收费管理等系统都不能实现信息共享，造成重复劳动，效率低下。
　　
　　四、完善电算化会计管理的建议
　　
　　高校电算化会计管理中存在不足，有多方面的原因。重核算轻管理、重科目轻项目、重分配轻考核等传统管理思想，很大程度上制约了电算化会计管理。部分会计人员的专业知识和结构单一，计算机使用技能较低，财务管理中习惯通过重复劳动和简单劳动完成工作，制约了工作效率和管理效率；现行会计规章制度，对于电算化会计管理中如何设置会计科目、如何进行年终结算和结账等方面缺少相关规定，高校在进行电算会计核算中没有统一的处理方法，使会计信息的真实性和可比性受到影响，制约着高校会计电算化、网络化的发展进程。因此，需要采取多种措施，完善高校会计电算化管理。
　　
　　（一）准确处理初始化数据，为二维、多维核算奠定基础
　　高校会计电算化要实现由核算型向管理型转变，会计人员需要对本单位的会计工作进行研究和探讨，分析本单位财务管理的特点和需要，熟悉电算会计核算方法和程序，选用能满足单位决策分析和财务管理需要、通用性和灵活性强、具有综合管理功能的会计软件。清理、核对和结清原系统账务，形成电算化会计系统初始化基础数据，结合财务管理需要进行参数设置、科目余额、项目余额、往来款余额初始化等。电算会计数据初始化完成，应确保科目余额与原系统科目余额核对相符，科目余额与项目余额之间、往来款科目余额（分责任人）与项目之间、固定资产会计科目余额与项目之间等勾稽平衡，提供准确初始化数据，为实现会计科目和项目核算二维核算或多维核算奠定良好的基础。
　　
　　（二）加强往来款项管理，提高资金周转和使用效益
　财务利用电算会计系统进行会计核算和审核，应同时提供往来款项管理相关信息。编制记账凭证时一次录入科目、部门（项目）、债权债务确认时间、责任人、实质责任人、当笔经济业务还款情况、经济业务性质等相关信息，为往来款项管理提供准确信息，以做好账龄分析，及时向实际债务人进行催收和核对，及时清理往来款项，以提高资金周转和使用效益。
　　
　　（三）完善固定资产管理，实现家底清楚和动态控制
　　为提高管理工作效率，财务部门、资产部门、使用部门应利用校园网络技术，统一使用管理软件，在同一平台基础上实现数据和信息共享。在固定资产分类信息和部门信息共享的基础上，对经专家组已验收的资产，由使用部门在终端录入资产相关信息，形成资产部门待提交验收和登记数据；资产部门按权限进行实物验收和登记固定资产卡片，形成财务部门待入账数据；财务部门进行账务处理、价值核对、登记入账，形成固定资产总账和明细账。资产变更、调剂、报废、减少等数据和信息变动，程序相同。通过建立新型的资产管理体系，运用先进的管理手段，实现数据及时更新，对资产实行从形成、使用到处置全过程的实时管理和动态控制，定期进行资产盘点，适时进行资产价值和实物账账核对、账卡核对，保证账实相符，学校资产和部门资产、总资产和分类资产家底清楚。
　　
　　（四）年终结转分项目处理，有利于部门考核和分析
　　高校进行年终结转，在年终清理结算的基础上，应编制科目余额表和科目项目余额表。试算平衡后，各收支科目余额按规定的年终冲账办法，分项目办理结账转冲。经常性结余和专项资金结余按规定分项目结转分配，结清旧账，记入新账。年终结转分项目进行，既反映学校收支结余，也反映各部门（项目）收支结余；既反映学校结余分配，也反映各部门（项目）结余分配，有利于学校、部门收支执行情况分析，实施部门（项目）绩效考核和分析。
　　
　　（五）开放交流部门数据，实现管理信息共享
　　高校应根据管理需要，对各部门管理软件进行统一规划，避免部门管理软件和数据接口混乱，使数据信息在部门之间实现交流共享。电算化会计管理要充分利用校园网，建立一个相对开放、实时、快捷方便的双向信息交流系统，将往来款项、工资、公积金、部门创收、项目经费收支、学生交费、欠费情况等管理信息归集上网，设置网上查询系统，实现无纸化办公。为内部各单位之间信息交流提供便利，以提高会计信息收集、加工处理和综合利用速度，从广度和深度上扩展会计信息内容，提高会计信息的利用效率，避免校内各部门因信息获取滞后而造成的工作拖延和矛盾冲突，减少会计人员重复处理数据和传递信息的工作量，提高工作效率。
　　会计电算化和网络化是高校财务管理发展的必然要求。高校应采取多方面措施，确保会计电算化管理系统信息及时、准确、有效，以充分发挥会计电算化对高校经济活动的预测、决策、控制功能，促进高校财务管理信息化，促进高校健康发展。
　　
　　【参考文献】
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　　[2] 张春云，蒋敏如.关于高校会计电算化、网络化发展的思考.经济师，2006（3）.
　　[3] 高等学校会计制度讲座编写组.高等学校会计制度讲座[M].北京：中国人民大学出版社，1998.