物业管理在国外已不是新鲜事物，在我国却起步较晚。由于社会和市场对物业管理的急需，诸多物业管理公司纷纷设立。作为新兴发展起来的公司，物业公司的起点相对也较高，不仅大部分公司都采取了现代化的管理模式，一些大型的物业公司，更是通过了严格的质量体系认证，建立了一套标准化管理规章制度。但是另一方面，我们也不难看到，随着有关物业管理方面的民事诉讼的增多，暴露出了一些新的问题，如：管理规章制度在法律方面存在一定的欠缺。本文将从民事诉讼的角度出发，同时结合部分管理费纠纷案例分析，对此问题进行一个初步的探讨。
一、建立完善的业主档案资料
业主资料的重要性，对物业公司来说是不言而喻的，但是在实际工作中，特别是在前期物业管理工作中，大部分物业公司的业主资料直接来源于房地产开发商，因此很不完善。从法律意义上来讲，如何健全业档案资料呢？笔者认为，着重要注意如下几项资料的核实和登记：
1、业主为自然人的，注意其业主及家庭各成员身份证件资料、工作单位资料的核实和登记。从开发商手中接管相应资料的，一定要注意业主相关资料的完整性，如果内容不完整的，应在接管之际及时要求开发商配合，将资料补充完整。
2、业主为公司法人的，注意公司营业执照各项登记内容、公司财务帐号及法人身份证件资料的核实和登记。
3、业主将住房出租的，在注意业主资料登记的同时，还要注意租住人身份证件及工作单位资料或者是公司营业执照、财务帐号及公司法人身份资料的核实和登记。
以上各项证件资料，注意尽量要核实，并应尽量取得原始件的复印件。从服务的角度出发，这些资料的取得，不仅对物业公司全面的了解业主，以便为业主提供人性化的服务，提升物业公司的管理水平和服务质量有着重要意义，同时站在法律角度来说，还有着特殊的意义。
如：某物业公司接手了某小区的前期物业管理，在业主委员会选聘了新的物业管理公司后，对该小区部分购买了住房但一直没有入住、也没有交纳物业管理费的业主，依法向人民法院提出起诉。人民法院要求该公司补充业主除住址外的详细资料。由于接手该物业时，开发商只向该物业公司提供了简单的业主姓名及房间号资料，而物业公司在管理过程中对此没有引起足够的注意，后来在履行合同过程中又与开发商引发一系列纠纷，开发商对物业公司的诉讼根本不予以配合，导致该物业公司不能提供相应资料，因此人民法院驳回了该公司的起诉。
二、规范前期物业管理合同
1、签订前期物业管理合同时，注意要对物业管理费开始收取时间作明确约定。
《物业管理条例》颁布实施后，为了规范物业管理行业，国家建设部发布了前期物业管理合同和物业管理合同的格式范本，有不少物业公司签订合同时直接选用了格式合同，笔者以为，各个物业的具体情况并不相同，合同还是应该根据实际情况对范本的部分条款进行补充完善。例如，在签订前期物业管理合同时，就应特别注意对物业管理费开始收取的时间作一个明确的约定。特别是物业管理费由开发商承担转到由业主承担，这个时间的划分应该有明确的约定。在实际中，这个时间往往是由开发商单方面下发一个入伙通知书给物业公司，物业公司以此为依据开始收取物业管理费，这在现实中引发了诸多纠纷。笔者以为，从法律角度出发，对这个时间的划分，应有三方签字的书面认可手续，在入伙通知书中既要有开发商签字和盖章，同时也要有业主的签字认可，及办理入伙手续的物业公司的签字盖章，这样就是一个较好的方式。
如：在某物业公司提起诉讼，要求某业主交纳欠交的物业管理费时，该业主认为自己并未办理入伙手续，作为证据的入伙通知书只是开发商与物业公司的约定。由于是前期物业管理，该业主也没有与物业公司签订直接的物业管理服务协议，物业公司不能提供其他证据证明业主与物业公司之间管理关系的成立，因此物业公司的诉讼请求最终没有得到法院的支持。
2、前期物业管理结束，业主委员会选聘了新的物业管理公司的，注意交接工作中法律手续的连续性完整性。
在实际中，不少物业公司撤出小区的物业管理时，都有一个时间过程，短则一二个月，长则半年不等，在这个期间，物业公司实际上仍在履行服务合同，但是往往与开发商，特别是业主委员会之间，只有一个口头协议，或者虽然有一个书面协议，但是在超过了协议的约定时间后就不再根据实际情况进行补充。笔者认为，在完成前期物业管理后，最终撤出管理的小区时，物业公司一定要和业主委员会对此时间有一个明确的书面约定。
如：某物业公司撤出某小区的物业管理，与业主委员会的最初协议约定时间是在2004年1月，但是由于业主委员会选聘新物业公司工作的延迟，正式退出小区是在6月以后，在该物业公司提起诉讼，要求某业主交纳物业管理费，法院要求该物业公司提供在2004年1月后的证据，该物业公司提供了补充协议及撤管公告，补充协议是2004年3月签订，约定撤出时间为2004年5月，撤管公告是2004年6月物业公司正式撤管时贴出的，法院对补充协议予以采信，而对物业公司单方面贴出的撤管公告不予采信。最终法院支持了该物业公司收取至2004年5月的物业管理费。
三、在实际管理工作中，注意采用相关法律形式
在实际管理工作中，特别是在办理一些手续的过程中，物业公司同样应该注意采取一些法律形式，例如：
1、在前期物业管理工作中，业主来物业公司拿钥匙看房，笔者建议物业公司采取由业主签字的书面登记手续。在业主的租住人来看房时，笔者建议由看房人提供由业主签字的相关书面许可证明后，方可进行，以避免一些纠纷的产生。
2、在催缴物业管理费过程中，注意采取书面的催缴形式，如发出催缴通知书等等。
3、注意做好相关值班记录及值班资料的保存，如空调运行的维修登记，货物出行的登记，来客来访的登记，业主领取邮件报刊的登记等等。
总之，完善管理制度，提高物业管理服务水平，对物业公司来说，是一个逐渐的过程。笔者参与了数十起物业管理费纠纷诉讼，更感觉到，诉讼是一种解决纠纷，维护物业公司合法利益的有效的方式。因为法院审理此类案件大多是采取简易程序，审理时间短，只要物业公司有充分的法律依据，一般说来物业公司都能胜诉，所以，从法律的角度来不断完善管理制度，不仅是一项物业公司长期而重要的工作，也是物业公司法律顾问的一项重要工作内容。
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