物业专项维修资金管理加强思考

物业专项维修资金是物业管理的重要内容。本文分析义乌市物业专项维修资金管理的现状，分析存在的问题，提出改进措施包括：成立专业的物业专项维修资金管理机构，加强社会审计监督等。

物业专项维修资金是指专项用于建筑物内共有部分、共有设施设备保修期满后的维修、更新和改造的资金，因其专款专用这一性质又被业内人士称为住宅的“养老金”或“大病统筹”。维修资金往往数额大、涉及业主多，不便在费用实际发生之后再向各个业主分摊，因此，必须对维修资金的筹集、使用、管理和监督进行规范，从而保障房屋所有人的合法权益，保障和发挥建筑物的正常使用功能。
　　一、义乌市物业专项维修资金管理现状
　　（一）建章立制，政府主管部门重视并制定了相应管理办法。根据国家及浙江省的法律法规，结合当地实际，义乌市出台了《义乌市住宅区物业管理办法》，对物业专项维修资金的缴存、使用程序等进行了规定；2008年3月，义乌市建设局下发了《关于贯彻落实〈浙江省物业专项维修资金管理办法〉、〈浙江省住宅物业保修金管理办法〉的通知》，进一步规范了物业专项维修资金的管理和使用。
　　（二）物业专项维修资金的交存、使用增长迅速。截至2012年底，113个楼盘已建账到户，缴款户数为45 815户，共归集物业专项维修资金本金近2.0亿元，年均增长比例超过20%。随着时间的推移，越来越多的住宅小区过了保修期，需要动用该专项资金进行物业的维护、更新和改造，自2009年起，陆续有小区申请物业专项维修资金使用，至2012年底合计拨付资金超过400万元。拨付数据表明，随着房屋使用年份的增加，资金的使用量逐年增加。
　　（三）核算与管理制度良好。目前，义乌市建账到户楼盘每个户头上的本金、利息、使用分摊均可查询。资金账户为市财政局审批开设的专户，已经建立起良好的核算及管理制度。
　　1.健全账目，强化核算管理制度。为保证资金管理的准确性，严格做好资金的“三核对一公开”，即会计账、软件分户账、银行账定期核对，开发了义乌市住房专项维修资金管理系统软件对专户收缴的维修资金进行统一管理，在收缴环节按房号建账到户，使用时按小区分摊清册分户扣除。运用收付实现制会计核算方法进行独立核算，收缴资金采用财政统一监管票据。资金数据向各小区业委会和相关业主公开，以方便日常使用。
　　2.适当理财，确保资金保值增值。为确保物业专项维修资金的安全和保值增值，制定了《义乌市物业专项维修资金计息管理暂行规定》，截至2012年底，物业专项维修资金本息总额已达2.13亿元，除按规定设立应急备用金外，其余资金均转为定期和国债，努力使其保值增值。
　　3.加强监督，实行定期公示制度。一方面市财政局、市审计局定期对该资金的管理情况进行专项检查和审计。另一方面，实行向社会公示制度，每年将各小区物业专项维修资金情况、已预交部分物业专项维修资金的楼盘、资产负债表和资金存款情况进行详细列表说明，同时公布电话接受市民的监督和查询。
　　
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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr二、房屋专项维修资金管理和使用中存在的主要问题br />　　（一）收缴面不全，存在资金被开发商占用的现象。从总体上来看，维修资金的管理已经向专业化、机构化、规范化管理发展，建设主管部门对新建住宅小区在办理初始登记之前，就要求开发商一次性交纳物业专项维修资金。这使新建住宅小区的收缴率得到了保证，但笔者在实践中发现，办法实施前后交接期的许多楼盘，开发商向业主收取了物业专项维修资金，却没有按照要求将其建账到户、专款专用，做好保值增值，甚至存在挪用现象，损害了广大业主的切身利益，并可能引发一系列的社会矛盾。
　　（二）机构配置力量不足，很难适应日趋繁重的资金管理工作要求。虽然政策法规对资金管理的要求以及办法明确：设区的市、县应建立专门的管理机构，代为统一管理该项资金。但由于各种原因，各地在设立专门的物业专项维修资金管理机构上还存在较大的困难。相当多的城市虽然建立了专门的物业专项维修资金管理机构，但管理效果多半不理想，其营运管理的效率、效果及经验有待积累与完善。随着城市化进程的不断发展，将会出现越来越多的居住小区，专项维修资金的数额也越来越庞大，物业专项维修资金使用量也在逐年增加。另外，实际工作中，物业专项维修资金的管理人员往往由房产科或物业科工作人员兼职，缺乏专业知识，很难适应日趋繁重的资金管理工作要求。
　　（三）业主维权意识强烈而又盲目，对维修资金管理参与感较强，但缺乏相应的管理能力。随着《物业管理条例》、《物权法》的颁布实施，明确了小区业主的诸多权利，加上媒体在该法颁布实施前后的宣传，一时间业主的维权意识高涨。在笔者参与的几个小区业委会选举中，业主对选举进入业委会参与感较强，有很多热心于公益事业，不计报酬，道德素养高的业主被选入业委会，但令人忧虑的是，业委会成立以后，业主因维权意识过度，又对物业管理知识比较欠缺，认为政府代管物业专项维修资金是剥夺了业主委员会的权利，要求自主管理该资金。但资金管理需要专业的财务人员、核算软件、管理费用列支渠道、分摊计息方法等一系列流程，从实践来看，95%以上的业委会均未设专职人员值班工作，属于较为松散的组织，没有很多精力参与到日常管理，很有可能因管理不善导致资金流失或无法保值增值等。
　　（四）监管网络不健全，措施不到位。小区业主把维修资金交给开发商后，往往很少有人过问由谁来保管这笔钱，如何计息，监督意识不强。目前政府部门的监督点着重于缴存在维修资金专户的那部分资金，对于游离于专户之外，暂挂在开发商待付款的那部分资金，就脱离了政府的监管视线，无法保证不被开发商用作营运资金，既无安全保证，更谈不上保值增值。对于业委会自主管理的维修资金，监管部门还没有出台具体可行的措施，社会中介机构、开户银行、小区所在社区还没有发挥相应的社会化监督职能。
　　（五）物业服务企业动用维修资金难，导致业主与物业服务企业的矛盾日渐突出。法律法规层面上，从《物权法》到国务院、各省市的《物业管理条例》均有明确规定，使用维修资金，须经物业管理区域内专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主签字同意后方可实施。这一规定，不仅占用了物业企业大量的人力物力去挨家挨户上门签字，而且由于业主们思想认识不一致，结果导致动用维修资金难。如义乌市的东方国际村，因改造消防设施设备，花费在业主签字上的时间为三个月。
　　（六）小区经营性收入资金使用不规范，有扩大维修资金列支范围、违反维修资金列支程序现象。利用物业共用部位、共用设施设备进行经营产生的收益，应当归共同拥有该物业的业主所有，且应主要用于补充维修资金，但目前小区收益不存入业主大会账户的现象较为普遍，同时大多数也不进行账目公布。有的将收益用于补贴物业管理费，有的用于业委会活动经费，有的直接用于维修更新工程。经营性收入的使用方案大多直接由业委会说了算，没有征得相关业主的同意。例如，义乌市某小区业委会，2007年7月1日至2012年7月16日总收入537万元，支出405万元，根据街道财务清查小组清查的情况，该小区开支有“三多”——“白条子”多、慰问联欢多、旅游考察多。而小区内杂草丛生，污水横流，引起小区住户的不满。因业委会成员越权使用小区收入，该小区业主为维权与业委会成员发生暴力冲突。
　　三、加强房屋维修资金管理与使用的几点建议
　　（一）成立维修资金管理机构，从人力、物力、财力三方面保证机构正常运行。
　　1.《浙江省物业专项维修资金管理办法》明确提出了维修资金应由专门管理机构进行管理，明确了机构职能和具体管理办法，地方政府应高度重视维修资金的重要性，成立相应管理机构，安排人员到位、经费到位、办公软硬件设施到位，使资金管理工作正常开展。
　　2.加强人员培训和业务交流。根据资金管理性质，工作人员需要具备财会实务、理财、小区消控、电梯等设施设备管理能力，计算机软件操作能力，管理部门要做好人员培训工作。同时要做好省内外兄弟单位的业务交流工作，通过考察、参加培训班和研讨会的形式学习先进地区的经验和做法。
　　（二）多层面构建资金监管网络，加强维修资金的监管。加强维修资金的监管，要从政府监管、中介组织监管、业主大会内部监管三个层次着手，形成维修资金监管网络，实现政府行政功能和民间自治功能互补、政府管理力量和社会调节力量互动，政府调控和社会协同互联的目标。
　　1.政府监管作用最为关键。在三层次的监管体系中，政府监管无疑是最为关键的一环。
　　（1）制定、完善和实施有关维修资金归集、使用和管理的制度规则，并细化操作规则，进一步出台更加完善、便于操作的维修资金管理使用细则，提供业主大会可以参考的指导索引。首先，根据资金使用的额度分为三类，一类是备用金，用于物业管理区域内经常发生的未在物业服务合同中明确的小额度维修，只需召开一次业主大会确认其额度，授权业委会或造价审计机构进行审核，即可由服务企业向管理机构申请核销。第二类是大、中修及更新改造的单项工程，根据管理办法，由相关业主同意后，向管理机构申请使用。第三类是紧急维修金，用于危及房屋安全的重大隐患、相关部门要求整改的或者依据法律法规、强制性技术规范等必须维修、更新和改造的情形。相关业主、业主委员会或物业服务企业提请业主大会要求及时维修，业主大会不维修的，物业服务企业可以请求街道办事处责成业主大会限期实施，管理部门指导监督；业主大会逾期不实施的，物业服务企业可以代为组织实施，其费用可以从维修资金中列支。
　　（2）在适度监管模式下，政府监管部门通过现场和非现场的方式对维修资金的使用进行全面的监管，包括对维修资金的使用程序是否规范，使用范围是否合规，物业管理企业是否尽责，开户银行是否履行监管义务等定期进行检查，对任何主体存在的问题及时跟踪处理。
　　（3）建立信息披露制度，建立以现代信息技术为支撑的高效信息管理和服务平台，对全市所有小区的维修资金进行拉网式清理，解决历史遗留问题。对有拖欠维修金的开发商，在资质年审、项目开发时将按规定缴纳维修金作为前置条件，确保业主权益不受损害。对各小区的维修资金使用过程公开、信息透明，使监管部门实时掌握维修资金动态信息，并利用积累的数据进行统计分析，为趋势判断、应急机制启动和宏观调控服务。建立维修资金业主查询系统，使业主对自己账户的变化情况、资金收支明细了如指掌。
　　（4）加强监管机构内部建设，包括职能的界定，做到“到位、不缺位、不越位”；完善“市—区县—房地办”两级政府、三级管理的监管架构；监管业务流程再造，处理标准统一化；人员的调整充实，提高综合素质，完善绩效考核制度等。
　　2.强化中介组织的社会服务和监管作用。包揽式的监管与政府职能转变的大趋势是不相适应的，这意味着我们必须发挥谨慎性监管的作用，强调中介组织在监管体系中的重要作用。其作用表现在：一是随着广大业主的公共需求的全面快速增长，中介组织可以缓解公共服务不到位，公共产品短缺的矛盾，是政府监管的有益补充；二是通过审计、审价、咨询和法律等方面的专业服务，促使业委会规范运作和物业管理企业合规经营；三是为业主表达和参与维修资金管理提供多元化渠道，是促进业主达成共识的重要平台，同时有效减少因缺乏专业知识、经验而造成的不必要资金开支。在推进中介组织参与监管的过程中，要严格有关中介组织从事维修资金专业服务的资格认定，强化中介组织对政府监管部门的信息报告责任，加强中介组织的职业道德建设。
　　3.完善业主大会的决策、执行和监管内控机制。实践经验证明，无论政府监管和中介组织监管的体系和制度设计得多么完美，若业主大会内部没有建立完善的内控机制，是不可能有效地防范和控制维修资金的挪用和滥用风险的。
　　（1）完善业主大会自治制度，提高业主大会对维修资金的自我管理能力，在依法的基础上，完善业主公约、业主议事规则，进一步明确内部维修资金的使用程序，大事如年度维修方案、大额支出、资金增值开业主大会，2/3以上业主通过方能实施，小事如小额应急维修则开业主代表大会或业委会委员会议讨论决定。根据不同资金额度授予物业管理企业和业主大会相应的操作权限，方便操作的同时，规避因权利过大而带来的风险。
　　（2）完善“业主大会—物业公司—中介机构—开户银行”的制约机制，实行管办分离，业主大会分别以合同的形式，约定物业管理企业、中介机构、开户银行的管理责任。物业管理企业负责提供维修方案，维修工程的项目管理，按时将维修费用分摊到户，中介机构按照相关会计准则进行账务管理和工程审计，对业委会的违规支出要坚决制止，定期进行账目公布。开户银行根据不同支付类型，审核相关要件后，支付资金，把好资金流动的最后一关，同时，按时将年度结存单发放到业主手中。
　　（3）引导业主主动参与监督管理。通过舆论宣传增进业主对维修资金重要性的认识，形成买房后还要养房的消费概念，树立公共利益意识，做到主动、自觉地参与维修资金的使用管理和监督，正确行使维修资金使用的决策权、监督权。
　　（4）为解决维修资金使用难中的表决难问题，建议使用电子投票系统，拓展表决手段。业主大会投票表决的效率直接影响到维修资金使用的效率和成功率。电子投票系统可以让业主大会会议召开以电子投票系统为服务平台，让业主通过互联网、手机短信、固定电话、电子触摸屏等多种技术手段进行业主大会会议。电子投票，达到了提高行业服务水平、改变行业服务模式、实现业主的“自我管理、自我服务”的目的。