企业防范物资采购风险之我见

　　摘要：物资采购主要是指对满足生产为目的的主要材料，辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动。其基本使命就是以尽可能便宜的价格，得到完全符合企业生产所需的生产物资。物资采购是企业经营的一个核心环节，是企业获取利润的重要来源。而企业物资采购又往往是企业经营管理中薄弱的一环，也最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍近求远、以次充好、收受回扣等等；也最容易造成积压浪费。这就要求企业首先从内部管理上寻找一种防范物资采购风险的方法。为提高企业经济效益和可持续发展提供有力保证。
　　关键词：物资；采购；风险
　　
　　一、企业物资采购风险分析
　　
　　企业物资采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险，具体说来，如采购计划不准导致物资不能满足生产或造成积压、供应商交货不及时、提供货物不符合合同要求、供应商与业务人员之间存在暗中勾结等。
　　企业物资采购主要存在的风险：
　　(一)价格风险。一是由于供应商与相关业务人员在投标前相互串通，透露标底，使企业采购蒙受损失。二是当采购人员对价格预测失误而进行批量采购，造成价格风险。
　　(二)采购质量风险。一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致企业不能正常生产，给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面的损害。另一方面供应商提供的物资以次充好，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。
　　(三)计划风险。因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划编制不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。
　　(四)合同风险：一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某以些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱。
　　(五)验收风险。在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不合规定要求等等。
　　(六)存量风险。一是采购量不能及时满足生产之需要，生产中断造成损失而引发的风险。二是盲目进货，造成积压，大量资金沉淀于库存中，降低了资金周转率，形成存储风险。

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二、企业防范物资采购风险的主要对策
　　
　　(一)建立与完善责任风险控制。首先，应建立与完善内部控制制度与程序，加强对职工尤其是采购业务人员的教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力。其次，加强对采购人员的管理和培训工作。随着企业采购模式的不断进步，物资供应部门需要大量的既懂招投标、合同、法律、市场调查，又懂材料、设备等行业知识的复合型人才，只有不断加强对物资采购人员的培训，提高其业务素质，才能根本上避免人为因素造成的采购风险。
　　(二)加强对物资采购招标监督。
　　一是检查物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。采购经办部门和人员是否对供应商进行调查，选择合格供应商。是否每年对供应商进行一次复审评定。二是加强签约监督。由企业法律事务机构检查合同条款是否符合有关政策、法律，并加盖合同专用章；通过成立供应商管理评审小组，对那些不讲效益、舍近求远、进人情货等非正常情况进行严格审定。
　　(三)加强对物资采购全过程、全方位的监督。全过程的是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同，质量验收三个关键控制点的监督，以保证不弄虚作假。内部监督、财务审计、制度考核三管齐下。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部干扰。这里我们要做好以下几个方面的工作：
　　1、为了避免因物资采购计划编制不科学，规格、型号、数量不准确，造成物资采购积压，应该按照控制制度要求建立物资采购计划分级审核体系，审查企业采购部门物料采购计划的编制依据是否科学：是否存在大计划、人情计划等不符合实际的情况等避免出现积压浪费现象。
　　2、企业要降低质量、交期、价格、售后服务等方面的采购风险，晟关键的是建立起供应商管理体系。首先，应对供应商的品牌、资质、销售业绩、仓储能力等进行详细的调查，有可能派人到对方进行现场考察，以做出整体评价。成立一个由采购、企管、技术部门组成的供应商评选小组，对供应商的质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、售后服务等进行评选。其次，对供应商的产品进行小批量的试用，根据合作情况，逐步加大采购的力度。第三，对供应商进行年度考核，对合作很好的供应商，与其建立长期战略合作伙伴关系。为避免采购物资质量风险。按照采购物资使用安全进行分类，重点对在井下使用的物资进行二次检验。
　　3、做好合同鉴订管理。一是审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。二是审查经济合同当事人意思表示是否真实。三是审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。四是审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象；提请当事人对缺少的必备条款予以补充；对显失公平的内容予以修改；对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。
　　4、做好对合同台帐的管理。当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，设立专人建立合同台帐、做好合同登记，运用科学管理手段，随时掌握合同履行的进展情况，也是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。
　　5、加强对物资采购合同执行中的管理。一是依据合同的内容和交货期情况，是否及时做好物资到货验收工作和原始记录。二是做好物资验收工作，到货物资型号、规格、数量是否与合同相符，是否三证齐全等，严格依据国家标准验收。发现与合同所订产品不符或有数量、质量问题应及时记录，并反馈给供应商及时处理。若不及时处理，不仅企业的合法权益得不到保护，而且有可能使合同风险严重化。
　　6、建立物资采购过程绩效考核制度。许多风险归根到底是人为风险，企业应根据物资采购各个不同过程，建立各个环节的续效考核制度，把采购任务和各项相关指标和责任转化分解，明确规定出库存指标和工作标准，分解，落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，层层把关，调动积极性。以尽量避免采购风险的发生。
　　内部控制不仅体现在制度和程序上，关键是如何控制物资采购各个关键点，只有不断加强对物资采购各环节人员的管理，建立部门之间相互制衡的机制、关键岗位轮岗和定期检查制度，才能使制度发挥其应有的控制作用，把企业物资采购风险降到最低，提高企业的物资采购效益，保证生产的顺利进行。
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