浅谈高等学校实习档案管理工作

　　实践教学对培养学生动手能力和分析问题、解决问题的能力,尤其是创新能力和创业精神非常重要。通过实践,学生可以感受理论和实践的距离,从而增加学习理论的兴趣,巩固理论学习成果,而且可以探寻到从理论到实践应有的理智感,摸索到科学的方法,并进一步培养起不屈不挠、顽强拼搏、正确对待成功与失败良好的非智力品质。由此可见实践教学的重要性。而实习档案又是教学档案的一个重要组成部分,是学校实践教学改革、实践教学研究、实践教学管理、实践教学发展的宝贵财富和信息资源中心。所以,搞好实习档案的管理工作也是至关重要的。
　　一、高校实习档案的基本内容
　　高等学校的实习管理工作与档案工作尽管是两项不同性质的工作,但对高等学校的教学管理而言,这两项工作的联系却十分密切。实习管理工作中涉及和形成的各种信息材料,包括年度实习实践计划表、年度实习实践总览表、学期实习工作安排意见、教育实习工作条例、教育实习花名册、实习指导教师工作日志、实习指导教师工作量统计表、各院系的实习总结、优秀实习师生表彰文件、教育教学实习工作管理办法、实习经费使用暂行标准、各专业实习成绩登记表、每学期对实习基地进行投入建设的原始材料、各实习基地情况的有关资料等等,经过一定程序,相当大的一部分会转化成教学档案,成为实习档案工作的管理对象,是进行实习管理、促进实践性教学、提高实习质量的信息资源。
　　
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二、提高档案意识,加强实习档案的归档工作
　　所谓档案意识是指人们对档案这一社会现象全面、完整的认识,它包括对档案的作用、价值、意义等问题的正确了解和判断。我国高等学校培养的档案专业人才数量少,还不能满足社会的需要,因此,我校实习档案的管理人员往往并非专业的管理人才,也没有受过档案管理工作的培训,一般是实习实践管理人员同时也兼有实习档案的管理任务。在实际工作中,由于缺乏档案意识,很可能造成某些实习档案材料的遗失和空缺。比如,有些学生要求回家实习的申请,只有一页纸,如不及时归档,稍有疏忽就会丢失;有些实习照片拿去办展板后,不及时收回,也会遗失;有些院系实习结束后,忘了写实习总结,如不及时催收,会造成实习材料的空缺。诸如此类等等,都会破坏实习档案材料的完整性和系统性,给实习档案工作造成不可弥补的损失。因此,档案管理人员一定要提高档案意识,以高度负责的工作态度从点点滴滴做起,把每一份实习资料及时归档,以免造成资料流失。
　　在平时的工作中,积极主动地去搜集档案材料,丰富实习档案的内容也是十分重要的。高等学校的实习工作可分为师范类和非师范类两种。师范类实习一般坚持就近的原则,收集实习档案材料相对比较容易和方便,只要档案管理人员多捕捉有关实习工作的信息,勤下实习点,就能够获得丰富的实习资料,如建立新的实习基地举行的挂牌仪式,实习开始前召开的实习动员会,学校统一组织的中期实习检查,实习结束前各实习学校召开的实习总结会,还有实习生为实习学校举办的各类活动:英语竞赛、书法比赛、演讲比赛,以及一些有意义的主题班会等等,都能够从中获取很多有价值的文字和照片资料。
　　非师范专业的实习专业多,分布广,区内、区外,甚至国外都有实习点,如我校外国语学院日语专业的学生,毕业实习就在日本进行。非师范专业的实习单位有工矿企业、行政机关、报社电台、旅行社、宾馆酒店等等。实习科的工作人员要想直接获得这些专业的实习档案材料比较困难,主要依靠各院系及实习生提供。这样一来,做好各院系及实习生的工作,使他们提高档案意识,重视实习档案就变得非常重要了。只有做到这一点,才能使各院系有用的实习档案材料不被遗失,并及时送交实习科归档,保证实习档案材料的完整性和系统性。
　　实习档案管理人员也应依据国家教委颁布的《高校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,制定出适应本部门自身情况的规章制度,明确档案材料的收集范围和内容,把具体任务归纳到有关人员的岗位职责中。制度一经颁布,就要狠抓落实,按章办事,促使档案人员规范自我,约束自我。只有利用制度来规范行为,指导工作,才能尽可能减少人为因素造成的档案材料流失,档案工作被动的局面,才能充分发挥档案工作人员的主观能动性,增强对档案工作的责任感。

　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr />　　三、档案管理人员应加强学习,提高素质
　　高校的根本任务是培养高素质的合格人才,教学工作是高等学校中心工作,学校教学质量的提高,离不开高效的行政管理。高校档案管理人员通过档案的收集、整理、分类、编目、统计、保管、检索、编研等工作,对行政管理起了至关重要的作用。当今社会对高校档案人员的业务要求已越来越高,档案管理人员提高自身素质,应做到以下几个方面:
　　(1)要掌握新的工作方法。以前的档案工作,技能比较简单,以手工操作为主,随着以计算机为主体的现代化办公系统的不断完善,从根本上改变了档案管理的方式和进程。这就要求档案管理人员必须熟练掌握计算机技术。
　　(2)随着信息技术的迅猛发展,计算机网络的开通,使得档案室不再是一个有限的空间,而是一个超越时空的网络系统。这种变化,要求高校档案人员必须掌握娴熟的专业技能。
　　(3)知识经济时代对高校档案人员知识结构的要求已发生了重大变化。知识经济以不断创新的知识为发展基础,是典型的知识密集型经济,高校既是知识的宝库,又是人才的摇篮,决定了高校档案人员必须具备比较完备的知识结构。因此,高校档案管理人员必须加强政治学习、加强专业技能和计算机知识的学习,提高自身素质,提高工作效率,只有这样才能适应当今社会发展的需要,才能胜任本职工作。
　　四、增强服务意识,发挥实习档案的作用
　　高校实习档案一种信息资源,既服务于教学、科研,又服务于社会。这就要求档案工作要具有一定的社会效益和经济效益,体现自身价值,实现开发作用,适应新的形势。档案工作的存在和发展,是由档案的作用决定的。要发挥档案的重要作用,满足当今社会发展的需要,必须通过档案服务工作才能实现。服务质量的好坏取决于档案管理人员的档案意识和专业技术水平。档案保存的最终目的是利用,因此实习档案管理人员必须提高服务意识,除做好实习档案的收集、整理、鉴定、统计、编目、保管等基础工作外,还应改善各种服务手段,如档案阅读服务、档案外借服务、制发档案复本服务、制发档案证明服务、档案目录信息服务、档案咨询服务等,把“死档案”变成“活档案”,大力开发利用实习档案信息资源,提高利用效率,充分发挥它在教育教学改革工作中应有的作用,使它真正做到服务于教学、科研,服务于社会。
　　
　　参考文献:
　　[1]金鑫.高校档案工作如何在创新中谋求新发展[J].档案管理,2005(5)。
　　[2]杨丛丽.试论创新高校档案信息服务工作[J].兰台世界,2006(1)。
　　[3]秦永芳,吴琼.当代大学生媒介素养的缺失及培养[J].广西师范大学学报(哲学社会科学版),2009,(2)。

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