浅谈人事档案管理工作中的问题及对策

                             作者：张道成 张玉娥 刘艳霞

　　摘要：在人们的工作生活中，档案扮演着重要的角色，但是很多人误认为人事档案没用，出现了忽视人事档案管理的现象，影响了档案管理工作。因此，笔者就人事档案管理工作的问题及对策谈几点看法。
　　关键词：人事档案；管理；问题；对策
　　
　　近几年来，随着黄河水管体制体制改革的不断深化和深入，黄河水管体制单位档案管理人员也在变动，出现了忽视人事档案管理、档案管理人员缺乏等现象，从而影响了档案管理工作。为此，笔者就当前黄河系统人事档案管理工作存在的问题与建议谈几点粗浅的看法，以供大家商榷。
　　
　　一、人事档案管理工作的重要性
　　
　　人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对人事档案的管理，及时研究解决人事档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，把人事档案管理工作列入重要议事日程，落实工作目标，从而积极推动基层人事档案管理工作的开展，以提高人事档案工作的管理水平，为治黄管理工作提供更好的保障和服务。
　　在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面：对职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为流动人员提供身份认定和办理社会保险：为员工代办申报职称：根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等等。
　　
　　
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二、目前人事档案管理主要存在的问题
　　
　　(一)对人事档案的重视程度不够。一种是思想认识陈旧片面。由于历史的原因，以往的人事档案主要收集的是一个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，而现在各项工作重心转移，组织人事政审工作相对减少一些，人们就认为人事档案“没什么用了”；另一种是受许多新建私营企业、公司用人不建档案的影响，存在着“要不要人事档案无所谓”的错误认识。以上两种轻视人事档案工作的思想都表明了一些人对人事档案工作缺乏了解，对在人才资源开发中人事档案的作用缺乏认识。在实际工作中一些领导对人事档案工作不予重视，特别是在人事工作改革不断深入的今天，只重视人事的其它工作而忽视人事档案工作已无法适应现在的管理需求。
　　
　　(二)档案管理不规范。一是收集归档工作制度不健全，执行不严格。少数管档部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度。即使建立了制度也在不同程度上存在执行不严格现象，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面、不准确。虽然《干部人事档案材料收集归档规定》文件中对人事档案收集归档的范围作了规定，但当前的人事档案材料在全面准确地反映一个人的全貌方面还是欠缺的。首先有的单位一些材料还没有收集上来或收集得不齐全，如干部的考核材料支农扶贫、反映人的能力水平的材料等。其次一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案是记载一个人的经历和德才表现的材料，它的内容应该是真实、准确的，而现在人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。
　　
　　(三)档案室硬件环境设施不齐全。对人事档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整沽、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr />　　(四)管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，新手占的比例比较大，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。个别管理人员在接、转调山、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，严重影响了档案的保密性。
　　
　　(五)档案管理手段落后。目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
　　
　　三、人事档案管理的对策与思考
　　
　　(一)提高认识，加强领导。人事档案是做好档案工作的基本条件之一，借助人事档案了解一个人在各个时期的表现。历史地全面的看待人事档案，把人事档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，对加强人事档案管理制订了一系列法规政策，体现了对人事档案工作的重视。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导。
　　
　　(二)收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着水管体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。特别是企事业分开后，企事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：一是管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。二是各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。三是认真整理，保证人事档案质量。要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。
　　
　　(三)加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开。
　　
　　(四)加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而实际情况是，大部分管档专兼职干部70％是新手，业务不熟。建议：一是由组织部门，每2—3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。二是配置专(兼)职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一，内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。
　　
　　(五)建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。要利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，必须建立适合治黄工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，也可把它设计为人力资源管理系统的一个子系统，从而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，提高人事档案工作的科学管理水平，为治黄工作提供保障和服务。
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