从几类案件的败诉看企业档案的重要性

　　摘要：文章通过对企业几类案件的败诉原因分析，从诉讼证据的角度，阐述企业档案的重要性。
　　关键词：诉讼；举证；企业档案
　　
　　在当今经济社会，随着法律法规的不断健全和全民法律意识的不断提高，寄希望于通过法律诉讼途径来维护自己的合法权益、或讨一个公正的说法，已经是一种司空见惯的大众化行为。作为社会经济运行的活跃主体一企业，不论是否情愿，同样也不可避免地或主动地、或被动地参与到诉讼中来。而我们都知道，进行诉讼的一个基本法律要求是“谁主张。谁举证”。实际上，诉讼中所谓的举证概念，通俗地讲就是或用证据为自己维权或抗辩。对于企业来说，最主要的证据通常又来源于企业发展过程中形成的档案，尤其在涉及劳动争议的诉讼案件，“举证责任倒置”的分配原则又几乎将企业的举证责任推向了极限。因此，说企业档案的使命关乎企业的生死存亡，绝不是危言耸听。
　　所谓企业档案是指企业多年在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是企业一份完整的、宝贵的无形资产。从证据的角度说，它具有真实性、客观性、历史性的特点。企业档案主要包括：行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案、产品档案、设备仪器档案、基建档案、会计档案、人事档案等方面的内容。企业能否在日常工作中注意各种文件材料的形成、积累，并按一定的要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，直接决定着处于诉讼中企业的败诉与否。下面笔者仅从企业常见的几类诉讼案件作一粗浅归类分析，以期唤起有关各方能从法律的角度意识到企业档案的重要性。并供同仁商榷。
　　
　　1　劳动争议案件
　　
　　由于企业劳动人事档案的缺失或不规范，使得企业在劳动争议案件的仲裁或诉讼中，常常因举证不能而处于每案必败的尴尬境地。
　　随着2008年《劳动合同法》、《劳动争议调解仲裁法》两大倾向于保护劳动者的法律实施，企业疲于被动应诉的劳动争议案件数也随之呈现出大跨度、井喷式的增加。这里固然有劳动争议案件在仲裁阶段不收费、法院诉讼阶段仅收10元的低廉案件授理费的法律规定，降低了劳动者状告企业的门槛，但企业劳动人事档案的缺失或不规范，使得企业在“举证责任倒置”诉讼证据规则的约束下，因举证不能，纷纷导致败诉。例如：在确认某劳动者在企业工作年限的诉讼中，由于企业将劳动者当年自己填写的参加工作时间等个人信息的原始档案遗失，尽管企业明知该劳动者夸大了其在企业的工作年限，但法院最终还是按照劳动者提出的在企业的工作年限予以判决，并判决向劳动者支付巨额的经济补偿金。再如因辞退、除名、解除劳动合同及工资报酬、保险、福利待遇给付等过程中档案资料的缺失或不完善，也常常使企业难逃败诉的命运。并且更为严重的是，一旦有一件案件败诉，类似的群体性案件会急剧上升，少则几人到几十人。多则成百上千，将这种劳动争议案件演变为影响社会稳定的政治事件，可能会将一个企业置于死地。
　　
　　2　合同争议案件
　　
　　企业与外界进行经济交往中签署的各类合同，尤其是随后根据实际情况增加的补充、变更协议的遗失，使得企业在合同的履行过程中一旦发生争议，如协商不成而被推向被告席位时，败诉的结局则在所难免，甚至于承受巨额的经济损失。例如：某施工企业在与发包方签订一座长达13 km的跨海大桥的施工合同后，由于将调整决算价格的重要补充协议遗失，因而在后期讨要工程欠款的诉讼中，本应因价格因素的调差而应得的8 000万元工程款付之东流。
　　
　　3　知识产权案件
　　
　　企业自主创新核心技术原始档案的泄密或遗失，对企业来说，可能是灾难性的打击。
　　近年来，掌握了企业技术的高级技术人员发生跳槽、泄密事件在我国已十分普遍。这无疑是企业发展的一个重大隐患。而且时时威胁着企业的发展。更为严重的是多数企业的自主创新核心技术原始档案往往散落在企业的技术人员手里，一旦这些原始的档案遗失，或随着技术人员的流动而被转移到竞争对手企业手里，企业不仅无法继续保证其对该核心技术的独自占有，更有甚者，由于原始档案的遗失，反被作为侵犯知识产权的被告，遭到竞争对手的起诉，企业要么花费巨额代价以换取该项技术的使用。要么从此无缘该项技术。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr />　　4　土地、资源界定案件
　　　
　　企业土地、矿藏资源等所有权的档案，尤其是距今年已久远的原始界定档案，对于企业来说，它既是企业无形资产的一部分，又是有形资产的可靠证明，对企业的产权交易、土地矿藏纠纷起着凭证和证据作用，在维护企业合法权益方面的原始性、准确性、权威性是其他任何东西所无法替代的。
　　一个企业的诞生，首先要有经营场所，而作为具有长远规划的企业，必然涉及到征用地的问题。自然会产生征用地档案。在当今寸土成金、资源稀缺的年代。征用地档案是企业在土地征购、租赁等行为活动中形成的具有保存价值的最重要的文件材料。其中包括土地调查、土地登记、确认土地所有权和使用权等文件材料。以及核发的土地证书、买卖契约、协议等，是准确记载企业所征土地位置、界址、数量、权限等基本情况的原始文件材料。而对于开采矿藏等资源性企业来说，与周边乡镇村民之间频繁发生的土地、矿藏纠纷案例，大部分都是因为早期基础档案管理不规范，没有相应的目录，或者干脆是遗失，最终企业苦于有理无据，只能接受败诉的现实。
　　
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综上所述，应当说，企业面临的越来越多的纠纷案例的败诉，已经引起了企业领导对档案管理工作的高度重视，同时企业过去一些遗留的问题现在也被摆上了桌面，档案也开始凸现出了它的重要性，而以往档案管理中存在的诸多问题，也促使企业本身加快了对档案管理工作的规范，从而对档案管理提出了更高的管理标准。试想，作为一个企业。如果连最基础的历史资料都不加以重视，进行规范化地管理，那企业的损失岂能用数字来计算。针对档案管理中存在的问题和不足，引用某企业领导的一句话：早知档案如此值钱，何不当初管好理顺。
　　古人云：“亡羊补牢，未为晚矣”。作为企业的领导，如果能从现在开始，建章立制，营造良好的建档环境。充分认识开展企业建档工作的重要性和必要性。让企业的每一位员工真正明白：档案不是包袱，是财富。企业档案的原始性，不可替代的证据作用，对企业的发展具有不可估量的经济和社会效益。做好建档工作不仅是权利，也是义务，是企业自身发展的客观需要，是长期受益之事而非权宜之计，是企业强化基础管理、应对诉讼风险、维护自身权益的客观要求。
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