对企业重组档案管理的思考

　　【摘 要】企业重组通过对企业自身拥有的各种要素资源的再调整和再组合，提高企业自身的运行效率，同时还实现社会资源在不同企业间的优化组合，提高经济整体运行效率。随着各经济体角色的转变，企业重组成为企业发展的必然趋势，企业重组可以创新企业管理模式，提高企业管理效力。然而企业档案管理也给企业带来了一定的弊端，形成了一些新的问题。本文针对企业重组档案管理的利弊进行了分析。
　　【关键词】企业重组 档案管理
　　
　　一、企业重组档案管理中出现的问题
　　
　　１.企业重组期间文书立卷、归档的问题
　　造成这一问题的主要原因：一是合并期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于合并中的大事，档案工作顾及不上。
　　合并企业在合并前已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心作保证，基本不会出现散失等问题。关键是合并期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书，由于合并前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。
　　2.档案的集中管理问题
　　按照规定，机关各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。而实际情况是，合并企业的原组成企业大都处在不同的位置，距离有远有近，由于各方面的原因，很难集中到一处，大多实行分公司管理的模式。在这种情况下，合并企业面临着办公设备配备、科研资金扶持等一系列棘手的问题，档案工作因其效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之合并前原组成企业档案管理层次水平不同、人员素质不一等，这些共同成为合并后档案难以集中管理的重要因素。
　　3.档案网络建设问题
　　企业合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案工作领导和档案人员随合并后归属岗位的变化而发生了变化，合并前的各企业经多年努力建设的档案网络随之解体，新的档案网络在建设中因合并后分厂区办公、管理上的分散性、兼职档案员与档案馆（室）综合管理人员之间联系困难等因素，使档案网络建设存在沟通欠畅等一系列实际问题。造成这一问题的主要原因，客观上看，在于厂址不集中所致；主观上看，仍在于档案工作没有被提上议事日程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视等因素造成。
　　4.档案排序、管理重新理顺问题
　　合并企业大多由两个或两个以上规模相当，类别相近的企业并建而成，由于原各厂建立的时间或早或晚，隶属关系不一，合并后档案全宗由原各厂区的一个全宗成为合并后若干全宗，而各厂的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，另外，合并企业档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题严重制约着合并企业档案管理工作的开展。为此，笔者以为合并企业的档案工作要走出困境，对症下药，采取有效的解决措施。
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二、合并企业档案管理应把握的几个问题
　　
　　1.强化档案意识，规范档案管理
　　前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，合并企业应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。合并企业应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并厂前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并厂前各厂和公司档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。
　　2.建立健全档案管理工作制度，依法治档
　　江泽民总书记指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任。”因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合并企业搞好档案工作的关键。在这方面，一是要用制度去规范档案工作，如，建立健全各部门档案管理工作责任制，实行分工负责；制定《党政档案管理规范》、《科研档案管理规范》等，指导档案工作。二是要用制度去保障档案工作，如，通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，将档案工作纳入企业各部门的日常工作，确保档案工作有序开展。
　　3.合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设
　　不言而喻，人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。没有人，档案工作的各个方面均无从谈起。因此，建设一支忠诚事业，业务精良，结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。对此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。
　　4.确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢
　　根据变化了的新形势，制定新的工作目标和发展战略，使档案工作围绕新目标有的放矢地开展。这里，之所以强调企业合并后档案工作要实现目标化，一方面是明确了档案工作目标，即明确了档案工作的发展总方向，一则可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，二则可以通过局部优化，使日常具体工作的开展有利于促进总目标的实现；另一方面，明确了档案工作目标，便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的主动性，增强竞争性。为此，企业合并后要根据确定的新目标，进一步加强自身造血功能，完善各种配套管理措施，并要注重调查研究，不断总结并完善档案工作中一些根本性的问题，促进档案工作的开展。
　　当今时代，机遇和挑战并存，若不能及时把握机遇，发展的希望便会失之交臂。因此，企业合并后档案工作应面对改革的新形势，立足合并后的现实状况，采取有效措施，促进档案工作新的发展。
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