浅议干部人事档案工作存在的问题与对策

        人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。这项工作是组织人事管理工作的重要组成部分，并直接为贯彻党的干部路线、方针、政策，选贤举能、知人善任服务，是干部人事管理中一项必不可少的基础性工作。它在加强领导班子和干部队伍建设，培养和造就大批德才兼备的社会主义现代化建设人才的伟大事业中，起着基础和连接点的作用。笔者多年从事档案管理工作，在工作中感到，当前在干部人事档案工作中还存在若干问题。
        首先，对干部人事档案的重视程度不够。由于历史的原因，以往的人事档案主要收集的是一个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，而现在各项工作重心转移，组织人事政审工作相对减少，有些人就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”。而另一种是受许多新建私营企业、公司用人不建档的影响，存在着“要不要人事档案无所谓”的错误认识。这表明一些人对人事档案工作缺乏了解，特别是一些领导对人事档案工作不予重视，而有些档案管理人员也放松了对自己的要求，使档案管理流于形式，仅仅充当起“保管员”的角色。
        其次，人事档案收集工作缺乏力度。集中表现在收集归档工作制度不健全，执行不严格。少数管档部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则，内容不具体、不全面。即使建立了制度，也在不同程度上存在执行不严格的现象，收集归档工作被动、不及时。同时，收集归档的材料不全面、不准确。虽然《干部人事档案材料收集归档规定》文件中对人事档案的范围做了规定，但当前的人事档案材料在全面准确地反映一个人的全貌方面还是欠缺的。有的单位一些材料还没有收集上来或收集得不齐全，一些归档的材料还不够真实和准确。在内容和形式上存在着雷同现象，一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，多使用套话，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。
        另外，很多单位人事档案利用率较低。利用工作是衡量人事档案工作质量的一个标准。从现在一些单位的情况看，人事档案的利用范围很有限。现在人事档案只在政审、调升工资、职务变动等工作中用来了解人员的基本情况，而知人善用、选贤举能的作用并未发挥出来，难以满足对综合信息和对信息进行分析的需求。
        多年从事档案管理工作，新时期人事工作面临许多新问题，同时也给人事档案工作提出了更高的要求。为适应改革发展新形势，更好地做好人事档案工作，特提出以下对策。
        首先，档案管理人员要提高对人事档案工作重要性的认识。人事档案人员应该不断地加强自身学习，增强工作自觉性。同时注意宣传提高专业人员的档案意识，提高对人事档案工作重要性的认识。实践证明，人事档案在考察了解、选拔使用干部中起着重要的依据作用，同时还可为人才资源开发提供大量信息和数据。因此人事档案工作在现阶段还应进一步加强。
        第二，在工作中应进一步加强收集工作，完善档案内容。人事档案材料的收集工作是人事档案工作的基础，是人事档案积累信息的过程，是人事档案工作的重要环节。因此，必须下功夫、花大力气认真做好。要建立健全收集归档制度，要采取定期收集和不定期收集相结合的方式，将收集的应归档材料全部收集归档。定期收集可以根据本单位的中心工作提出收集工作计划，对应收集的材料做到心中有数。积极主动抓重点，按计划逐项收集。不定期收集也就是零星收集，采取这种方法时要注意了解各方面情况，及时掌握信息，随时收集。如成果获奖、学历培训、政审鉴定等材料都可以不定期收集。同时在工作中要不断完善档案内容，提高档案价值。《干部人事档案材料收集归档规定》是人事档案收集归档工作的依据性文件。按照这一规定，人事部门应在德、能、勤、绩四个方面开展收集工作，全面收集材料。并且应在形成档案材料时就使它准确、充实，能真正反映一个人的情况、面貌和特点。例如考核鉴定材料形成时，就要注意将被考核人的全面情况反映出来，要对人才素质、现实表现客观地做出评价。还要定期补充记录登记，如对干部任免、工资变动、出国情况等。定期补充目的是使档案简单明了地反映干部的某一方面的情况。另外，还可以将科技人才的论着论文目录、培训进修登记、年终考核登记等补充进档案，使档案内容更直观更便于利用。
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        第三，要在充分发挥人事档案的作用，使人事档案利用得更充分。注意拓宽服务范围，为人事改革提供信息。除了在政审、调资、晋升时提供人事档案以外，档案部门在当前人事工作改革中要根据结构性调整、人员配置等中心任务，积极提供人事档案信息，如为机构人员调整、定岗定员工作提供人员现状情况、综合信息、统计信息等。在制订人员规划和预测时提供人员预测情况、分析信息等，为领导和决策者当好参谋。编制必要的检索工具，便于查找和利用。人事档案管理部门应建立几种有效的检索工具，如把所管理的人事档案中人员情况按年龄、职务、学历、职称、专业等来分类编制不同的检索工具，便于查找和利用。实行计算机管理信息，提高工作水平。现在，人事部门普遍使用计算机人事信息管理系统，不但提高了查找信息的速度，而且能对所管理人员的情况进行研究，做出统计分析，开展高层次的信息服务，对人事档案利用工作的改革和发展起到了促进作用。
        总之，今后我们还要在工作中进一步探索利用现代化手段管理人事档案和人才信息的方法，实现人事档案工作的科学化、现代化管理服务，为开发利用人事档案和人才信息贡献力量。
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