由于货币资金是企业资产中流动性最强、控制风险最高的一种资产,加之货币资金也是最容易被贪污、偷窃或挪用的资产。因此,加强货币资金的管理和控制是至关重要的。
1 资金的管理的原则
1.1 严格职责分工 即将涉及货币资金不相容的职责分由不同的人员担任,形成严密的内部牵制制度,以减少和降低货币资金管理上舞弊的可能性。
1.2 实行交易分开 即将现金支出业务和现金收入业务分开进行处理,防止将现金收入真接用于现金支出的坐支行为。
1.3 实施内部稽核 即设置内部稽核单位和人员,建立内部稽核制度,以加强对货币资金管理的监督,及时发现货币资金管理中存在的问题,以及时改进对货币资金的管理控制。
1.4 实施定期轮岗制度 即对涉及货币资金管理和控制的业务人员实行定期轮换岗位。通过轮换岗位,减少货币资
金管理和控制中产生舞弊的可能性,并及时发现有关人员的舞弊行为。
2 资金的企业内部控制
根据以上原则,制定相应的货币资金控制制度,建立健全货币资金的内部控制,确保经营管理活动合法而有效。
2.1 货币资金内部控制目标及环境
2.1.1 货币资金内部控制目标 内部控制目标是企业管理当局建立健全内部控制的根本出发点。货币资金内部控制目标有四个:①货币资金的安全性。通过良好的内部控制,确保企业库存现金安全,预防被盗窃、诈骗和挪用。②货币资金的完整性。即检查企业收到的货币是否已全部入账,预防私设“小金库”等侵占企业收入的违法行为出现。③货币资金的合法性。检查货币资金取得、使用是否符合国家财经法规,手续是否齐备。④货币资金的效益性。即合理调度货币资金,使其发挥最大的效益。
2.1.2 货币资金内部控制环境 所谓货币资金内部控制环境是对企业货币资金内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称。控制环境的好坏直接决定着企业内部控制能否实施或实施的效果,影响着特定控制的有效性。货币资金内部控制环境主要包括以下因素:①管理决策者。管理决策者是货币资金内部控制环境中的决定性因素,特点是在推行企业领导人个人负责制的情况下,管理决策者的领导风格、管理方式、知识水平、法制意识、道德观念都直接影响货币资金内部控制执行的结果。因此,管理决策者本人应加强自身的约束,同时,通过民主集中制,党政联席会议制度加强对其的监督。②员工的职业道德和业务素质。在内部控制的每个环节中,各岗位都处于相互牵制和制约之中,如果任何一个岗位的工作出现疏忽大意,均可以导致某项控制失效。比如,空白支票、印章应分别让不同的人保管,如果保管印章的会计警惕性不高,出门不关抽屉,将使保管空白支票的出纳有机可乘,由此造成出纳携款潜逃的案件也屡见不鲜。③内部审计。内部审计是企业自我评价的一种活动。内部审计可协助管理当局监督控制措施和程序的有效性,能及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节。内部审计力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。
影响货币资金内部控制的环境因素还很多,如组织结构、管理控制方法、授权和分配责任的方法等。要加强企业内部控制,就必须改善其控制环境。
2.2 货币资金内部控制设计
2.2.1 货币资金完整性控制。货币资金完整性控制的范围包括各种收入及欠款回收。具体地说,是单位特别会计期间发生的货币资金收支业务是否均已按规定计入有关账户。通过检查销售、采购业务或应收账款、应付账款的收回和归还情况,或余额截止日后入账的收入和支出,查找未入账的货币资金。其控制方法一般有以下几种:①发票、收据控制。发票、收据控制是利用发票,收据编号的连续性,核对收到的货币资金与发票、收据金额是否一致,以确保收到的货币资金全部入账的一种完整性控制手段。发票分类很多,例如增值税发票、运输发票,因为这两种发票涉及国家税收,且有国家税务机关负责监督检查,因此涉及这两种发票的货币资金收入一般较完整。但目前餐饮服务业等发票及收据管理较混乱,给控制设计增加了难度。如企业违规开具“大头小尾”,“小头大尾”的发票;多给、不给客户餐饮发票;空白收据、发票到处可买;自制收据;收据不连号或无号,或以白条代替收据等。因此,对于发票、收据必须加强其印、收、发、存的管理,建账核算。在此基础上,利用这类发票的连续编号,设计一岗位,负责其存根联与入账的记账联定期或不定期抽查核对工作,及时发现其中的错弊。②银行对账单控制。银行对账单控制是利用银行对账清单与企业银行存款日记账进行核对,以确保银行存款存在性与完整性的一种控制方法。通过编制银行存款余额调节表,可以发现未达账项,分析其原因,发现其是否存在错弊。③物料平衡控制。物料平衡控制是利用物质不灭定律,复核主要原材料在生产、销售过程中,量上是否平衡,以确保生产资金完整性的一种控制方法。这种控制方法主要适用于生产、加工行业。④业务量控制。业务量控制是根据某项业务量的大小,来复核其货币资金完整性的一种控制方法。比如,旅馆可以按客房记录的业务量,汽车运输可以按合理记录的业务量,复核其货币资金的收入。⑤往来账核对控制。往来账核对控制是通过定期与对方核对往来账余额,及时发现挪用、贪污企业货币资金等违法行为,以评价清欠货币资金是否及时入账或货币资金还欠是否真实的一种控制方法。特别注意对于已作坏账处理的应收账款,了解是否有收回款项不入账的情况。 2.2.2 货币资金安全性控制。货币资金安全性控制的范围包括:现金、银行存款、其他货币资金。由于应收、应付票据的变现能力较强,故也将其纳入货币资金控制范围内。货币资金安全性控制方法一般有以下几种:①账实盘点控制。账实盘点控制是通过定期或不定期对货币资金进行盘点,以确保企业资产安全的一种常见的控制方法。如编制银行存款余额调节表。账实盘点按盘点的时间分为定期盘点和不定期盘点,但不定期盘点的控制效果通常较定期盘点好。不定期盘点的主要特点就是突击性强,会给货币资金相关岗位产生一种无形的,无时无刻,无不存在的压力。②库存限额控制。库存限额控制是利用核定企业每日货币资金余额,超过库存限额的货币资金送存银行或汇交某一银行账户,从而降低货币资金安全性控制风险的一种方法。利用此方法还能高度集中货币资金,统筹使用,特别适用于货币资金短缺的企业。③实物隔离控制。实物隔离控制是采取妥善措施确保除实物保管之外的人员不得接触实物的控制方法。比如,现金只能由出纳保管,银行承兑汇票只能由一人专管,否则将导致责任不清,不法分子很可能混水摸鱼,侵占货币资金。同时,还应采取选择合格的保险箱,选择安全的场所等保障措施,以确保货币资金实物安全。④岗位分离控制。岗位分离控制是将不相容岗位分别由不同的人负责,以达到相互牵制,相互监督的作用的一种控制方法。比如,货币资金收支与记账分离(即出纳不得登记日记账);货币资金收支与编制记账凭证分离(即出纳不得编制记账凭证);空白支票与印章保管分离,银行对账单取回,余额调节表编制与复核分离等等。在具体运用中,应结合本单位实际情况,根据成本与效益原则设计各控制岗位。
2.2.3 货币资金合法性控制。货币资金合法性控制针对的是货币资金的收入与支付。合法性控制一般都采用加大监督检查力度的方法:如对于业务量少,单笔金额小的单位,记账凭证可一人复核;对于业务量大,单笔金额大的单位,记账凭证应由两个人复核,即增设复核会计,科长再复核。又如,通过加大内部审计监督力度还可以发现一些不合法的货币资金收付;通过公布举报电话、网站,从公众中取得不合法收、付的线索。另外,可以对货币资金的支付实行严格的授权审批制度,重点控制大笔金额货币资金支付。
合法性控制风险一般较大,通常涉及企业决策管理者本人,因此国家会利用政府机关、社会力量对企业进行审计、监督、检查。
2.2.4 货币资金效益性控制。货币资金效益性控制是服从企业财富最大化的财务管理目标,通过运用各种筹资、投资手段,合理、高效地持有和使用货币资金的控制方法。企业可制定货币资金收支中长期计划,在合理预测一定时期货币资金存量的情况下,通过实施一些推迟货币资金支付的采购政策和加速货币回笼的销售政策,还可以通过收回投资等方法,解决货币支出的缺口,但同时应权衡采取以上措施所付出的代价、成本或机会成本,选择一项最优的解决方案;同样,可以通过加快货币资金支付的采购政策(可降低采购成本)、一定的赊销政策(可提高售价或扩大销售量)、或参与各种投资,以降低货币资金储量,但同时权衡以上各种措施的政策收益,以及考虑今后中、长期的货币资金状况,选择最优方案,最大限度地发挥其经济效益。要实现以上目的,要求企业在进行筹资、投资决策时,对各种方案进行综合分析,并要求参与分析、决策的人员不得少于三人。
3 小结
健全的货币资金内部控制制度的建立,更有利于企业货币资金管理和控制,使会计人员自觉遵守内部控制制度,杜绝贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪行为的发生。
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