用简单方法做复杂事务——谈改进编辑工作数法

【内容提要】基于电脑和网络技术，在不增加经费和设备的情况下，利用WINDOWS办公系统实现报刊编辑部部分管理现代化、部分工作无纸化，减少重复劳动，提高工作效率。栏目策划是学报发展方向之一，编辑应努力做好这项工作。

【摘 要 题】编辑学

【关 键 词】报刊编辑/电脑应用/office办公系统/栏目策划

【正 文】
    很多文章谈到如何利用计算机和网络技术做好学报编辑工作这个问题，总体感觉是理论性太强而实用性甚小，因为按它们的提法去做，需要增加相当的经费以购买硬件和软件，同时还需一定的培训时间，对于大部分经费紧张、人员较少或电脑操作能力较弱的报刊编辑部来说，无疑是水中望月。如何利用现有条件改进工作成了笔者常常思考和向同事、同行请教的问题。经过近三年的摸索与实践，笔者掌握了一些技巧，现供大家参考。

    　　　　一、来稿管理

    充分利用网络电子邮件系统，在刊物和相关网页上公布编辑部电子信箱。经常查看电子信箱，并在线完成初审。从文件名可以大致看出该来稿是否为本刊取稿范围。如肯定不采用的文章，立即回复“谢谢支持我刊不刊发此类文章请投它刊”和单位落款（利用输入法的手工造字功能，三四键即可完成）。如果觉得这样不够礼貌，另一种做法是写好规范的退稿信放在“常用文档”中，在回信时，打开文档，复制到电子邮件系统中去，这也很省时省事。
    下一步是把进入初审的文稿下载到相应文件夹，可名为“200504初审”，有的准备延期待用的，则可另建文件夹“200601初审”。同时，要将作者的电子邮箱地址拷下粘贴在正文特定位置。有些文稿可能缺少一些内容或格式不符，则可回信“请照附件论文格式修改五日内重发”和单位落款，将“论文格式”样本放在附件中同时发去供作者参照。将修改过准备二审的文稿移到“200504二审”文件夹。

    　　　　
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二、审校管理

    责任编辑在电脑上完成初审初校后，对于需要外审的文稿，则删除有关作者的信息，再通过电子邮件发给外审人员，要求提出审稿意见和回复期限，若超过期限，则要送另一外审人员。对于改动较大的或需要修改的文稿，责任编辑要将它发给作者，再视作者的修改情况定夺。外审文稿则要再次发给外审人员审察。由于网络速度快，这些看似复杂的事情并不会费太多时间。当然，在电脑上建立自己的“外审人员库”（EXCEL）是有必要的，它的主要内容项有“姓名”“单位”“邮编”“EMAIL”“电话”“职称”“专业”。同时，要建一个“文章数据总库”（EXCEL），它的主要内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“邮编”“稿费”（设置成￥00.00格式）“备注”。
    之后将文稿全部打印出来，编好排版序号，再根据“文章数据总库”，制一个“2005年第四期拟用表”，内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“初审”“外审”“二审”“三审”。这才将文稿和表格送二审和三审。通常要多准备一些文稿，以防个别文稿通不过复审，更主要的是防正式排版后才发现不够页码。对于没通过复审的文稿，则要给作者发一封退稿信。
    这些工作完成后，让印刷厂根据审定的文稿排版印出校样。我们还是主张人工纸质校对，因为在排版文档中校对大量文稿是很累人的，工作效率、质量比较低，至于转版，更是不好完成。初校完成后，要将其他内容补上，如“目录”“编者按”“征稿启事”等。对于排不上的文稿，则要与作者联系，共商解决办法，最好是让他同意在下一期发表，这样可省却再审之事。初校还有很多事要做，如文章图书分类号、文章编号、版式等。二校主要看印刷厂是否将初校改正，整体是否完备。三校则是最后把关，责任编辑、二审、三审在校样上签名以示可以付印。三校样则作为档案保存。
    刊物印刷完毕后，应要求印刷厂将排版文档转为纯文本文档，再将两种文档拷回编辑部，用途之一是通过电子邮件系统发给合作网站，另一用途是编辑部存档以备用。编辑部用途可能有以下几种：1、利用电脑工具中的“字数统计”，得出本学报排一版、两版、三版、四版、五版的字数，这样编辑稿件时增删多少字数就心中有数，减少转版数。2、备建设学报编辑部网页时用。现在很多学校都有自己的网站，学报是高等院校的重要组成部分，等条件成熟，学报也可上网，这样就多了一条传播途径。3、有些作者和读者也要求提供电子版文章。

    　　　　三、稿费和刊物发放

    由于人员因素，编辑要兼做编务工作，主要是稿费和刊物发放。
    根据“文章数据总库”，在EXCEL中制作“2005年第四期外单位作者稿费审批表”（内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“邮编”“稿费”“备注”，“备注”栏输入“邮汇”）和“2005年第四期本单位作者稿费审批表”（“编号”“姓名”“题目”“稿费”“备注”，其中“备注”为作者领款签名用）。当然，在表中要有稿费总额、审批、会计、复核、经办等人签字的地方，以及编辑部落款、日期。需要说明的是，操作人员要熟悉EXCEL的主要功能，如合计、排序、筛选、制表，否则，本文的技巧很难派上用途。
    假如您的外稿很多，那么这些稿费的寄发是一件很痛苦的事，邮局要求每笔汇款都填写完整清楚，若手工填写二十张，不仅费时，而且有时难免出错，关系到钱的问题，性质有时是很严重的。众所周知，邮局经常更换汇款单格式，所以花钱去买汇款单打印软件不是明智的行为。况且单位不一定会同意报销这样的开支。如果您掌握了以下方法，则可以不变应万变。现将最新的邮局汇款单填写技巧介绍如下。
    在WORD中按实物汇款单大小制作一个“汇款单”表格，核心部分如：《作者》            《邮编》
《单位》
厦门教育学院学报编辑部    361004        《稿酬》
厦门槟榔西里199号                       05年四期

　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0424/fontbr />   （说明：为使内容打印在汇款单相应位置，需要在此表格基础上在四周增加一些空框和调整表格。表格线在实际运用中隐藏，否则会在汇款单上打印出来。有《》标记的项是邮件合并项，要注意字体大小和字间距）
    具体操作步骤：1、打开WORD“汇款单”表格。2、点“工具”。3、点“邮件合并”。4、点“创建”。5、点“邮件标签”。6、点“更改文档类型”。7、点“获取数据”，文件类型框要选择为“MS EXCEL工作簿”，找到“文章数据总库”。8、点“查询选项”，选择“单位”为“不包含”“本单位名”与“编号”“含”“0504”。9、在WORD中点“合并至新文档”。10、逐一打印到实物汇款单。这样就得到2005年第四期外单位作者的稿费汇款单。
    若需要制作稿费收据和存根，则可用同样的方法，先在WORD中制表，如：                  厦门教育学院学报稿酬存根              《编号》
作者:     《作者》      单位:        《单位》
题目:     《题目》                          期数:        05年四期
稿酬:     《稿酬大写》元整《稿酬》          备注:        《备注》
主管:      张三         经办:         李四                2005—12—20
                   厦门教育学院学报稿酬单(代收据)        《编号》
作者:       《作者》      单位:       《单位》
题目:      《题目》                          期数:         05年四期
稿酬:     《稿酬大写》元整《稿酬》          备注:        《备注》
主管:      张三         经办:          李四                2005—12—20
 
    （说明：相对于上表，此表设计更为容易，用户可以任意设置栏目和内容及字体大小。表格线在实际运用中隐藏。有《》标记的项是邮件合并项。《稿酬大写》可由EXCEL自动完成，步骤是：在“文章数据总库”中，复制“稿酬”另设“稿酬大写”一项，然后通过EXCEL的“设置单元格格式”“数字”“特殊”“中文大写数字”命令组将该项设置为大写格式。）
    其余具体操作步骤与打印汇款单十步类似。为节约纸张，打印时要将A4或B5纸张裁成两半。打印后按序装订，骑缝盖财务章，再上下裁开，代收据交财务人员领出稿费。将汇款收据贴在相应存根背面。为减少工作量，外单位作者稿酬可将其汇费计入。
    至于样刊发寄，如果不是由印刷单位负责而由编辑部自己做，省事的方法是将数据库中的“邮编”“单位”“作者”三项内容复制出来，调整字体间距，打印在纸上，然后裁出，再贴在信封上。如果要考虑美观因素，则可参照打印汇款单的方法，先制作一个信封表格，再与数据库合并成新文档，直接打印在信封上，条件是您的打印机宽幅要足够大。

    　　　　四、常用文档管理

    前文讲到将退稿信放于“常用文档”文件夹中，其实在工作中，还有一些文档会常用到，如一些作者要求学报编辑部出示的“用稿证明”和“稿费证明”，还有外审信、刊发通知、稿酬审批表。因为这些文档每次使用时的内容是大同小异的，若每次都输入一遍，纯粹是重复劳动。所以，保存这些文档是必要的。此外，可将平时上网下载来的一些文件集在一起，如出版法、著作权法、学报管理条例、出版资格考试条例、本单位制定的学报管理规定等，真正做到“有法可依”，行之成文时引用较为方便。现在网络上还有一些有关学报编辑的文章，可以下载存档，以供不时学习借鉴。

    　　　　五、策划管理

    学报策划包括整体策划和栏目策划。为适应网上阅读，学报应分两栏排版。这里着重讲栏目策划。考虑到单位和学报性质，我刊将“教育教学研究”作为常设栏目，并占大半篇幅。但同类刊物很多，我刊创刊很晚，很难走在教研前沿。
    笔者于2002年古代文学硕士毕业后从事学报编辑工作，伊始不知从何入手，恰好编辑部有各地寄来的学报和一些编辑方面的书籍，经过一段时间的学习，觉得大多数学报没有很明显的特色。在《内蒙古师范大学学报》一组关于胡适的文章启发下，笔者觉得自己找到了门路。经过进一步的思考，拟了一份报告，申请开辟“古代文学研究”专栏。因为这毕竟是自己的研究领域，有一定的知识积累，有一定的师友群，这既有利于编辑工作，也有利于自己专业学习。与专栏配合，在封二封三刊发今人所作的古体诗词，在内容与形式上同正文相辉映。
    这份报告要求：1、增加费用预算。该栏目以三万字的篇幅计，每期需稿费3000元（学者稿酬标准：100元每千字）。2、为编辑提供一年一次的参加全国性学术会议的费用。参加学术会议有利于关注学术动态，与专家学者交流，对做好学术专栏有很好的促进作用。此项费用不由报刊编辑部差旅费支出。没多久，这份报告得到了校领导的批复同意。
    笔者很快付诸实施，先请两位导师组两期，同时自己也跟全国各地的学者联系。从效果看，自己联系的文章总体质量不高，主要原因是对方不了解本刊和笔者，很难得到好文章。所以进一步尝试委托约稿制，做法是请一位专家作为我刊的特约撰稿人，主题、其他撰稿人、交稿时间都由他定，并由他完成初审（外审）。这样的组稿不仅质量好，而且效率高，还可省去外审程序，当然，为尊重特约撰稿人，编辑部应事先声明约稿费或审稿费一并计入稿费。
    此项措施是建立在编辑与特约撰稿人的相互信任和良好交往基础之上。要取得对方信任，编辑自身要不断加强专业学习，使自身也向“学者化”方向发展，这样才有起码的专业修养与学者交流。另一种组稿方法是申请参加学术会议，将学报赠送给与会代表。在会议期间，编辑应争分夺秒审读论文，之后与作者见面，介绍组稿意图，除了特殊情况，作者都会同意赐稿。条件允许的话，可争取做一个简短发言。一般说来，一次学术会议，可达到两种目的：一是至少可组一期稿，二是部分学者认识了我刊和编辑，扩大潜在稿源。
    双管齐下，栏目运作情况良好。我刊古代文学研究专栏从2003年 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一期起，共刊发了十个专题数十篇高质量文章，同意为我刊撰稿的学者越来越多，编辑计划一般排至后四期。与此相应地要建立学者库，也可以与前文提到的“外审人员库”合二为一。逢教师节和春节，给各位学者寄一份贺卡或发一封邮件以示编辑的良好祝愿。长久坚持下去，良好影响肯定会显露出来。
    社会的进步使得“剪刀加糨糊”变成了“键盘鼠标加网络”，在我们未知的空间或不久的将来，肯定还有许多新鲜的事物促使学报编辑工作发生变化。我们应适应社会信息化的潮流，放眼于全局，着手于点滴，真正地务实地不断改进工作技能。

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