办公室管理试题
2011年1月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分。共10分)
1。传真机最好用来传送以下(A)类邮件?
A.一般的图纸 B.机密文件
C.很长的文件 D.感谢信
2.文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。(B)
A，准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条
B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方
C。办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理
D.下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3，对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用的(C)方法。
A.进言 B，受意
C。变通 D挡驾
4.为了防止办公室出现"瓶颈现象"，下列做法中，哪项工作应该改进(A)
A。工作人员工作尽可能专门化、单一化
B.尽可能定量控制办公室工作
C.重复性的工作尽量由机器完成
D.合理设计办公室的工作流程
5.文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是(D)
A.文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方
B.了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由
C.有时需要文员编织一些"美丽的谎言"以应付那些上司不想接待的人
D.来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司
6.在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用(D)
A."顷悉，，、"际此" B."谨启"、"钧启"
C."台鉴，，、"惠鉴，， D."台安，，、"钧安"
7。按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM-}--120CM，应该是(A)
A，个人区 B.社交区
C.亲密区 D。公众区
8.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。(C)
A.口字型 B.教室型
C.圆桌型 D. U字型
9。上司决定参加某个会议时，文员不应该(D)
A.和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便
B.除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料
C。如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间
D只在便笺上写好会议名称
10.值班人员不应该做以下哪类事情(A)
A，签发文件 B.分发会议通知
C.询问情况 D.传达指示
二、判断题(正确打"丫"，错误打"X"。每小题1分.共10分)
11。办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。(X)
12.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(√)
13，文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。(√)
14，请示与报告可以合并使用，如"关于XXXX问题的请示报告"。(X)
15.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。(√)
16.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。(X)
17.如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。(X)
18。女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。(√)
19.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁人抽屉。(X)
20.列人保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。(√)
三、简答题(每小题10分，共20分)
21.简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式?
答：要点:
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。(3分)
可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。( 3分)
有两种形式:
(1)议决性会议纪要。( 2分)
(2)周知性会议纪要。( 2分)
22.请简单说明提高会议效率的一些基本做法?
答：遵循法律法规( 1分)
合理确定会议目标(1分)
确定必要的与会者(1分)
减少会议数量(1分)
缩小会议规模( 1分)
缩短会议时间( 2分)
控制会议经费( I分)
分析会议成本( 1分)
四、设计题（每小题15分，共30分)
23.本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?
答：(l)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者; (3分)
（2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜;（3分)
（3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合;（2分)
(4)主持人负责引导、组织，可不做记录;(2分)
（5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;（ I分)
（6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短;( 2分)
（7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。( 2分)
24.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办?要考虑哪些因素?
答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;（3分)
（2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物;（3分)
（3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品;（3分)
（4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下;（3分)
（5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（ 3分)
五、案例分析题(每小题15分.共30分)
25.请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任:"未在冰箱使用说明书上写明:冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。"此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?
答：1 )信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。(5分)
（2)有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。（5分)
（3)文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5分)
26.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题:
(1)市教委关于2008年招生工作的通知;
(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要;
(3)北京广播电视大学2008年招生工作计划;
(4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示(呈市教委);
(5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复;
(6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定;
(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知;
(8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知;
(9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告;
(10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告;
(11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告;
(12)北京广播电视大学2008年度工作总结;
答：.案卷一:(2分)
（1)市教委关于2008年招生工作的通知;
（2)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示(呈市教委);
(5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复;
标题:市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复((2分)
案卷二:(2分)
(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要;
(6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定;
(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知;
(8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知;
标题:北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 (2分)
案卷三:(2分)
(3)北京广播电视大学2008年招生工作计划;
(12)北京广播电视大学2008年度工作总结;
标题:北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结(2分)
案卷四:(1分)
(9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告;
(10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告;
(11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告;
标题:北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告 (2分)
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