中央广播电视大学2008-2009学年度第二学期"开放专科"期末考试
办公室管理 试题
2009年7月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1 分，共10分)
1．办公室布置要注意( )
A．上司单独用的办公桌椅靠墙放 B．一般办公室桌椅最好面对面放置
C．打字、复印间离上司办公室近些 D．各种沟通、保密
2．在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的( )
A．接通电源可立即复印操作 B．选定复印纸后要抖松消除静电
C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．复印完毕应取下复印品和原稿
3．文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的( )
A. 善于同他人合作，密切配合，步调一致
B．应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同
C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则
D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任
4．为了防止办公室出现"瓶颈现象"，下列做法中，哪项工作应该改进( )
A. 合理设计办公室的工作流程
B．尽可能定量控制办公室工作
C. 重复性的工作尽量由机器完成
D. 工作人员工作尽可能专门化、单一化
5．文员在收取邮件时，不正确的做法是( )
A．邮件有污损当面指出，并在邮件上注明："邮件收到即如此"
B．文员每天的开箱次数应和邮局投递次数一致，尽可能与送达时间相合拍
C. 文员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱里的邮件
D. 为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情
6. 下列接受名片时唯一正确的做法是( )
A. 接受名片时要用双手 B．大声念出名片上的头衔
C. 接过名片马上放入兜内 D. 传递名片将正面朝向自己
7．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的( )
A．协助签到 B．分发资料
C. 作会议记录时离开会议室接听电话 D．暂时保管与会者的物品
8．以下关于说话的要领中，哪--项不适宜( )
A．语句要简短
B．由过程先说
C. 利用重复的效果
D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言
9．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应( )
A. 通知上司家人把衣服送达 B. 自己到上司家里去拿
C. 让上司自己去家里更换 D．去买新的服装
10．接受忠告的反应应该是( )
A. 弄清对方的用意 B．尽量分清责任
C．应辩解说："那是因为......" D. 切勿感情用事
二、判断题(正确打"√"，错误打"X"。每小题1分，共10分)
( )1．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是"样样事必躬亲"。
( )2．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
( )3．两个电话铃同时响时，文员要同时对两个电话讲话．
( )4．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。
( )5．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。
( )6．当上司要求文员协助私人事务时．就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
( )7．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。
( )8．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
( )9．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。
( )10．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。
三、简答题(每小题10分，共20分)
1．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的?
2．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?
四、设计题(每小题15分，共30分)
1'办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单，你若是小李应如何设计?
2．总经理要与A公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做?
五、案例分析题(每小题15分，共30分)
1．某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话，他一手操持电话，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在"收件人"处签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读到写有："亲爱的......"一封信时，他意识到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应该由上司回信。他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片递给他，让他打印一个寄往美国的信封，小邹按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。
你认为小邹处理邮件是否正确，为什么?请讲出理由并说明正确的做法。
2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：
(1)方舟利亚公司2008年2月份经理会议记录；
(2)方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函；
(3)市物价局关于物价检查的通知；
(4)方舟利亚公司2008年销售计划；
(5)方舟利亚公司2008年4月份经理会议记录;
(6)市工商局关于年检工作的通知；
(?)澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给方舟利亚公司的复函；
(8)方舟利亚公司2008年6月份经理会议记录；
(9)方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会谈纪要；
(10)市税务局关于税务自查的通知；
(11)方舟利亚公司2008年8月份经理会议记录；
(12)方舟利亚公司2008年销售工作总结；
试卷代号：2180
中央广播电视大学2008-2009学年度第二学期"开放专科"期末考试
办公室管理 试题答案及评分标准
(供参考)
2009年7月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)
1．D 2．A 3．B 4．D 5．D
6．A 7．C 8．B 9．A 10．D
二、判断题{正确打"√"，错误打"X"。每小题1分，共10分)
1．X 2．√ 3．X 4．X 5．√
6．√ 7．X 8．√ 9．X 10．X
三、简答题(每小题10分，共20分)
1．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的?
合适的话题：
(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。(1分)
(2)一般人喜闻乐见的话题。(1分)
(3)显示地方或民族色彩的话题。(1分)
(4)比较高雅的话题，如中外名著、展览会等。(1分)
(5)积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。(1分)
不合适的话题：
(1)应当忌讳的话题。(1分)
(2)令人不快的话题。过于敏感的话题。(1分)
(3)自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。(1分)
(4)庸俗的、色情的话题。(1分)
(5)不宜谈论的保密的话题。(1分)
2．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?
有电子提示系统和人工提示系统(2分)
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员 应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。(3分)
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表(1分)
使用提示性备忘录(1分)
准备约会表(1分)
准备特殊提示卡(1分)
准备交往提示文件(1分)。
四、设计题(每小题15分，共30分)
1．办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单，你若是小李应如何设计?
2．总经理要与A公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做?
首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认；(2分)
其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。(2分)
第三，决定时间、地点时，要注意：
(一)星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时、不要安排约会；(3分)
(二)地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等； (3分)
(三)如对约会地点没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。 (3分)
(四)约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。(2分)
五、案例分析题(每小题15分，共30分)
1．(题略)
(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字；(3分)
(2)首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封(3分)
(3)不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，(3分)
(4)拆错信，应在信封上写上"误拆"，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他(她)道歉。(3分)
(5)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄给美国的信件信封地址位置写错了。(3分)
2．(题略)
案卷一：(3分)
(1)方舟利亚公司2008年2月份经理会议记录；
(5)方舟利亚公司2008年4月份经理会议记录；
(8)方舟利亚公司2008年6月份经理会议记录；
(11)方舟利亚公司2008年8月份经理会议记录；
标题：方舟利亚公司2008年经理会议记录(1分)
案卷二：(2分)
(4)方舟利亚公司2008年销售计划；
(12)方舟利亚公司2008年销售工作总结；
标题：方舟利亚公司2008年销售工作计划、总结(1分)
案卷三：(3分)
(3)市物价局关于物价检查的通知；
(6)市工商局关于年检工作的通知；
(10)市税务局关于税务自查的通知；
标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知(1分)
案卷四：(3分)
(2)方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函；
(7)澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给方舟利亚公司的复函；
(9)方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会谈纪要；
标题：方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函件、会谈纪要(1分)
(评判第四大题和第五大题第一小题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给与分数，不要拘泥本答案的文字表述)
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