中央广播电视大学2004-2005学年度第一学期"开放专科"期末考试
现代文员专业 办公室管理 试题
2005年1月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)
1．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的( )。
A. 接通电源可立即复印操作 B．选定复印纸后要抖松消除静电
C. 选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．复印完毕应取下复印品和原稿
2，以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的( )。
A. 现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里
B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 ．
C. 标准的零用现金单据有一个签名
D．不允许任何人从零用现金基金里借钱
3．文员按照"优先顺序"处理工作，以下哪一项是不适宜的( )。
A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类
B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类
C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率
D．可以按照文员自己的习惯进行工作
4．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的( )。
A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见
B．必要时可形成文字材料，照本宣科
C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记
5．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的( )。
A. 考虑打电话的时间是否合适
B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话
C. 有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些"美丽的谎言"
D．对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事
6．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的( )。
A．应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜
B．白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水
C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内
D．文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意
7．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的( )
A. 与人联系要记下对方姓名(同时告知你的姓名)，需再打电话弄清疑点应找同一人
B．首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求
C. 如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话
D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明
8．文员协助举行宴会时，不用考虑( )。
A. 宴会的形式与气氛 B．交通是否方便
C. 有无停车场 D．有无休息室
9．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜( )。
A．语句要简短
B．由过程先说
C. 利用重复的效果
D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言
10．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是( )。
A. 骑边章 B．封存章
C. 骑缝章 D．证见章
二、判断题(正确打"√"，错误打"X"。每小题1分，共10分)
1．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。 ( )
2．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。 ( )
3．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。 ． ( )
4．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 ( )
5．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。 ( )
6．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。 ( )
7．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。 ( )
8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。 ( )
9．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打"黑领结"，便表示穿无尾正式礼服。 ( )
10．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。 ( )
三、简答题(每小题10分，共20分)
1．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?
2．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?
四、设计题(每小题10分，共20分)
1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?
2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?
五、案例分析题(每小题20分，共40分)
1．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说："小李，把这封信交给你们科长"，小李把信带走了。
小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。
小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。
小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确，正确的做法应该是怎样的?
2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：
(1)市教委关于2003年招生工作的通知；
(2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；
(3)东方学院2003年招生工作计划；
(4)东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；
(5)市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；
(6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定；
(7)东方学院关于调整系主任的通知；
(8)东方学院关于做好开学工作的通知；
(9)东方学院各系关于开学准备工作的报告；
(10)东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；
(11)东方学院各系关于提高教学质量的报告；
(12)东方学院2003年度工作总结；
试卷代号：2180
中央广播电视大学2004-2005学年度第一学期"开放专科"期末考试
现代文员专业 办公室管理
试题答案及评分标准
(供参考)
2005年1月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)
1．A 2．C 3．D 4．A 5．B
6，C 7．D 8，D 9．B 10．A
二、判断题(正确打"√"，错误打"X"。每小题1分，共10分)
1．√ 2．X 3．√ 4．X 5．X
6．X 7．√ 8．X 9．√ 10．√
三、简答题(每小题10分，共20分)
1．(题略)答案
(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 (1分)
(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。 (2分)
(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明"参阅某卷宗''或"可与前信印证"等。提供领导复信所需要的资料。 (2分)
(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 (1分)
(5)认真处理。处理信伺：应该按照"分级负责、归口办理"的原则，进行转办、交办或自办。
(2分)
(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 (2分)
2．(题略)答案
(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。 (2分)
(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告； (2分)
(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如："结果是这样，理由有三个，一是......。" (2分)
(4)一定要简短、扼要、流畅； ． (1分)
(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏； (2分)
(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作"报告备忘录"提出来。 (1分)
四、设计题(每小题10分，共20分)
1．(题略)答案
(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； (1分)
(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； (2分)
(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。 (1分)
(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。 (1分)
(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。 (1分)
(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 (1分)
(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 (1分)
(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。 (1分)
(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 (1分)
2．(题略)答案
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2分)
(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (2分)
(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。 (2分)
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (2分)
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
(2分)
五、案例分析题(每小题20分，共40分)
1．(题略)答案
(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间； (3分)
(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复； (3分)
(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动； (3分)
(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目； (3分)
(5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系； (3分)
(6)没有订购的东西不能签收； (2分)
(7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好； (3分)
2．(题略)答案
案卷一： (3分)
1．市教委关于2003年招生工作的通知；
4．东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；
L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；
标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复 (2分)
案卷二： (4分)
2．东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；
6．东方学院院务会议关于调整系主任的决定；
7．东方学1宪关于调整系主任的通知；
8．东方学院关于做好开学工作的通知；
标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 (2分)
案卷三： ·(2分)
3．东方学院2003年招生工作计划；
12．东方学院2003年度工作总结；
标题：东方学院招生工作计划、年度工作总结 (2分)
案卷四： (3分)
9．东方学院各系关于开学准备工作的报告；
10．东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；
11．东方学院各系关于提高教学质量的报告；
标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告 (2分)
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